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01 Prima di iniziare
Il modulo Noleggi è dedicato agli immobili che la tua organizzazione prende in locazione da proprietari (l'organizzazione è il «locatario») — per lo più appartamenti per alloggiare il personale e magazzini per conservare i materiali. Gestisce il contratto, il proprietario, la cauzione e i sopralluoghi, e alimenta la registrazione del canone mensile nella Finanza.
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Componente aggiuntivo attivato dall'amministratore della piattaforma per ciascuna organizzazione separatamente (link
/rentals, menu «Noleggi»). Contiene 8 schede: dashboard · contratti di locazione · attrezzature · sopralluoghi · ordini d'acquisto · report ed esportazioni · avvisi · dati anagrafici.!
Due avvertenze importanti: (1) il modulo gestisce immobili e attrezzature; la locazione di immobili qui è una presa in locazione (l'organizzazione è locataria), mentre le attrezzature vanno in due direzioni — noleggio a terzi e noleggio per i progetti (sezione 7). (2) Questa «locazione di immobili» è del tutto separata dalla «foresteria operai» nella logistica di cantiere; due schermate diverse e due conti contabili diversi — non confonderli.
02 Il contratto di locazione: il cuore
Tutto nel modulo ruota attorno al contratto di locazione (scheda «contratti di locazione» → nuovo contratto). Ogni contratto ha un numero automatico (RC-…) e i suoi campi sono raggruppati:
- Unità e ubicazione
- La zona, l'indirizzo dell'unità (obbligatorio), la descrizione, il numero di edificio/piano/unità e il tipo di unità: residenziale / magazzino / altro. Il contratto può essere collegato a un progetto (facoltativo — classificazione/filtro, vedi sezione 6).
- Proprietario, durata e importi
- Il proprietario (locatore), le date di inizio e fine (la fine dopo l'inizio), la descrizione della durata e il numero di mesi (suggerito dalle date), il costo mensile e il valore totale del contratto.
- La cauzione (deposito)
- L'importo della cauzione versata e il suo stato: versata per intero / rimborsata / rimborsata parzialmente / non definito / incamerata, e importo e data del rimborso (impostati in seguito alla liquidazione — sezione 5).
- Pagamento (come si paga il canone)
- Il giorno di pagamento (testo libero), la frequenza: mensile / quindicinale / ogni alcuni mesi, e il metodo: bonifico al proprietario / cassa / bonifico al delegato / contanti (con «cassa» è richiesto il nome del titolare della cassa).
- Occupazione e stato
- Il numero di stanze, letti e occupanti (il costo per persona è calcolato al volo senza essere memorizzato). E lo stato: attivo / in attesa di rinnovo / scaduto / annullato con delibera / libero — e «annullato con delibera» richiede il motivo dell'annullamento e chi lo ha deciso.
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Lo stato è del tutto manuale: un contratto scaduto per data non passa automaticamente a «scaduto» — resta come l'hai impostato e compare solo negli elenchi di avvisi/report (sezione 7). Non esiste un ciclo autonomo di rinnovo/risoluzione anticipata; il rinnovo = modifica delle date o dello stato. E l'«annullamento» è una cancellazione soft (nessuna cancellazione definitiva dalla schermata).
03 Dati anagrafici
La scheda dati anagrafici raccoglie gli elenchi su cui si costruisce il contratto, in quattro sezioni:
- Le zone
- Classificazione interna delle ubicazioni (nome + attiva), e le zone possono essere collegate ai progetti a fini di report.
- I proprietari
- Il locatore come entità completa: nome, codice fiscale, presenza di un delegato (con nome e codice fiscale) ed elenco di telefoni. (Vi corrisponde l'«estratto conto del proprietario» nei report.)
- I beneficiari
- Il soggetto che l'unità serve: una categoria professionale o una persona specifica — e il contratto è collegato a uno o più beneficiari.
- Modelli di sopralluogo
- Checklist predefinite (sezioni e voci) per le unità residenziali e i magazzini, usate durante il sopralluogo e modificate qui.
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Al contratto si allegano file classificati (copia del contratto · prova di proprietà/procura · licenza della protezione civile · polizza assicurativa · rapporto di sopralluogo · altro) con data di scadenza — e i due documenti critici sono monitorati negli avvisi.
04 I sopralluoghi: consegna e riconsegna
La scheda sopralluoghi documenta lo stato dell'unità con foto, contatori e valutazione, in tre tipi: consegna (check-in), riconsegna (check-out) e periodico (per i magazzini).
- I tipi
- Consegna all'ingresso nell'unità, riconsegna all'uscita e periodico per il monitoraggio dei magazzini. Ogni sopralluogo si basa su un modello di checklist con voci valutate (buono/funzionante/da controllare/danneggiato), foto e un importo di detrazione, con letture dei contatori (elettricità/acqua/gas) e calcolo dei consumi.
- Ciclo e blocco
- Il sopralluogo è una bozza finché non si acquisiscono le firme dell'azienda e del proprietario, dopodiché diventa firmato e viene bloccato definitivamente (non sono modificabili né esso né le sue voci). Il pulsante crea riconsegna duplica una consegna firmata (con le voci e i contatori) per il confronto «prima/dopo».
- Il periodico e il superamento del termine
- I magazzini hanno un sopralluogo periodico; e l'avviso evidenzia i magazzini il cui ultimo sopralluogo ha superato il termine stabilito (per impostazione predefinita 180 giorni, modificabile).
05 La cauzione e la sua liquidazione
All'uscita dall'unità, la cauzione viene liquidata a partire da una riconsegna firmata: si determinano l'importo rimborsato e quello detratto, si crea una registrazione contabile e si aggiorna lo stato della cauzione sul contratto.
- Quando e dove
- Dalla pagina del sopralluogo, solo su una riconsegna firmata, con il pulsante di applicazione della liquidazione — così si aggiornano i campi della cauzione sul contratto, si crea la registrazione e il suo numero viene sigillato sul sopralluogo.
- La registrazione
- Dare conto Cassa (il rimborsato) + Dare conto Spesa danni (le detrazioni al massimo la cauzione), Avere conto Cauzioni di locazione (totale del deposito).
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La liquidazione è unidirezionale e non si annulla dalla schermata, e il sopralluogo firmato è un documento legale bloccato. Inoltre la liquidazione richiede l'autorizzazione della Finanza — il solo redattore dei Noleggi non può effettuare la registrazione.
06 Fatturazione mensile: dove si registrano i canoni
Non esiste una «fattura» nel modulo Noleggi, né un pulsante di registrazione al suo interno. Il canone mensile viene registrato dalla Finanza (schermata dei periodi del libro mastro) — e i Noleggi lo alimentano solo con i contratti.
- Chi registra e quando
- Il contabile da Finanza → periodi del libro mastro: verifica il canone del mese e poi lo registra. La registrazione non si ripete per lo stesso mese e lo stesso contratto (protetta per progettazione).
- Quali contratti vengono registrati
- I contratti «attivo» o «in attesa di rinnovo» con costo mensile maggiore di zero e la cui durata si sovrappone al mese scelto — un mese intero per contratto senza rateizzazione proporzionale.
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Collegare il contratto a un progetto è un'etichetta solo per il filtro e i report all'interno dei Noleggi: la registrazione del canone mensile e la liquidazione della cauzione non portano il numero di progetto, perciò il costo del canone non entra nel report dei costi di progetto e non esiste alcun collegamento a una voce di computo.
07 Noleggio attrezzature
Oltre agli immobili, il modulo gestisce il noleggio di attrezzature edili — pesanti o leggere — in due direzioni, e ne collega la fatturazione direttamente al libro mastro. La trovi in Noleggi → scheda «attrezzature» (due sezioni: «attrezzature» e «contratti di noleggio»).
- Le due direzioni
- Noleggio a terzi (noleggi le tue attrezzature a un cliente → ricavo) oppure noleggio per i tuoi progetti (noleggi da un fornitore → costo). La direzione determina la registrazione contabile.
- Anagrafica delle attrezzature
- I dati di ogni attrezzatura: la categoria (pesante/leggera), la marca, il modello e la targa/numero di serie, il contaore e le tariffe predefinite (all'ora/al giorno/alla settimana/al mese) e lo stato (disponibile/noleggiata/manutenzione/ritirata).
- Base di fatturazione
- Ogni contratto ha una base: all'ora · a turno · al giorno · alla settimana · al mese, e un prezzo unitario. Con componenti aggiuntive: operatore (con compenso unitario), carburante (incluso nel prezzo / fatturato a consuntivo / escluso), trasporto e allestimento (Mobilization — una tantum), assicurazione e IVA.
- Registro d'uso (il contatore)
- Per i contratti all'ora/a turno/al giorno: si registrano le letture d'uso (quantità oppure contatore iniziale/finale che calcola la quantità automaticamente, e litri di carburante). La fatturazione può essere compilata dall'uso non ancora fatturato, che viene contrassegnato come «fatturato» così da non essere conteggiato due volte.
- Fatturazione e registrazione contabile
- Crei un «periodo di fatturazione» (bozza) che mostra il dettaglio in tempo reale (base + operatore + carburante + trasporto + IVA = totale), poi lo registri nel libro mastro con un solo pulsante. La registrazione è idempotente per periodo, e l'«annullamento» storna la registrazione e libera l'uso.
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I due nuovi conti vengono creati automaticamente alla prima registrazione: «Ricavi noleggio attrezzature» (4110) e «Costo noleggio attrezzature» (5120) — rinominabili nel piano dei conti come gli altri conti del sistema.
08 Avvisi, report e ordini d'acquisto
Tre schede operative ti tengono aggiornato: gli avvisi, i report ed esportazioni, e gli ordini d'acquisto.
- Gli avvisi
- Elenchi calcolati sulle date: contratti scaduti / prossimi alla scadenza, documenti critici prossimi alla scadenza (protezione civile/assicurazione), e magazzini che hanno superato il termine del sopralluogo periodico (la soglia è modificabile dai redattori).
- Report ed esportazioni
- Vari report: dettaglio per zona · riepilogo generale · contratti scaduti · per beneficiario · estratto conto del proprietario · le cauzioni · contratti senza/non conformi all'ordine d'acquisto · le unità libere · il pagamento mensile · costo per persona e occupazione · registro di audit.
- Gli ordini d'acquisto
- Numeri di riferimento testuali inseriti manualmente sul contratto (numero/numero di mesi/valore), senza collegamento al modulo Acquisti. La scheda è essenzialmente una schermata di riconciliazione che evidenzia i contratti senza ordine d'acquisto o non conformi (avvertenze non bloccanti).
09 Autorizzazioni — limiti — e sintesi
| Azione | Proprietario | Amministratore | Responsabile | Visualizzatore |
|---|---|---|---|---|
| Visualizzare tutte le schede (lettura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Contratti · sopralluoghi · dati anagrafici — creare/modificare | ✔ | ✔ | ▲ | ▲ |
| Gestire i «redattori autorizzati» · eliminare definitivamente i dati anagrafici | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Registrare il canone mensile · liquidare la cauzione | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
▲ = solo se la persona è aggiunta all'elenco dei «redattori autorizzati» (gestito dal proprietario/amministratore), indipendentemente dal suo ruolo. La modifica in generale spetta al proprietario/amministratore o ai redattori dei Noleggi; e il sopralluogo firmato è bloccato per tutti. La registrazione mensile e la liquidazione della cauzione richiedono invece l'autorizzazione della Finanza. Il modulo compare solo per le organizzazioni per cui è stato attivato il componente aggiuntivo «Noleggi».
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Sintesi del capitolo 9: i Noleggi gestiscono gli immobili presi in locazione (appartamenti e magazzini) attorno a un contratto centrale che raccoglie proprietario, unità e cauzione, custodito da sopralluoghi firmati e bloccati con contatori e valutazione, e alimenta il canone mensile e la liquidazione della cauzione nella Finanza. Ricorda i limiti: la locazione di immobili qui è una presa in locazione da parte dell'organizzazione (e il noleggio di attrezzature va in due direzioni — sezione 7), il modulo è separato dalla foresteria operai, lo stato è manuale, e il canone mensile degli immobili è un mese intero non imputato al progetto. Con questo si completano i moduli di supporto, e resta la Governance e autorizzazioni come ultimo capitolo.