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01 Prima di iniziare
Nei capitoli 4 e 5 abbiamo visto i numeri del costo e dei libri contabili. Qui vediamo da dove vengono: tre moduli operativi che spendono il denaro — gli acquisti, i magazzini e i contratti — e che confluiscono tutti in «Controllo dei costi» (cap. 4) e «Finanza» (cap. 5).
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Dove li trovi? Gli acquisti e i magazzini sono due schede all'interno del modulo «Commerciale» (Supply chain e Magazzini) — li attiva l'amministratore della piattaforma abilitando «Commercial». I contratti invece sono un modulo (estensione) indipendente nella barra laterale.
02 Acquisti: il ciclo d'acquisto
Il modulo si chiama «Supply chain». Il ciclo comincia con una richiesta d'acquisto, poi la richiesta di preventivo con confronto e aggiudicazione, quindi l'ordine d'acquisto e infine il ricevimento.
- Schede del modulo
- Nove schede: Analisi · Richieste d'acquisto · Fornitura (preventivi) · Ordini d'acquisto · Fornitori (AVL) · Controllo di budget · Monitoraggio forniture · Resi · Anticipi.
- Richiesta d'acquisto (PR)
- Richiedi articoli dal catalogo per un progetto e una data di fabbisogno; il sistema confronta il richiesto con il pianificato nel progetto e segnala ogni sforamento. Dopo l'approvazione può essere convertita in ordine d'acquisto. Stati: bozza · approvata · convertita in ordine d'acquisto · annullata.
- Richiesta d'acquisto con controllo scorte (fabbisogno netto)
- Quando crei la richiesta scegli il Magazzino di origine giacenza (insieme al progetto) e attiva Copertura dalle scorte al salvataggio; il sistema mostra per ogni voce tre numeri: la disponibilità in magazzino, la quantità prelevata dalle scorte e la quantità da acquistare. Al salvataggio la parte disponibile viene prelevata automaticamente dalle scorte (con registrazione contabile) e la richiesta d'acquisto viene creata solo per l'ammanco — e se le scorte coprono l'intera quantità non viene creata alcuna richiesta. Esempio: richiesti 600 e disponibili 400 ⟶ si prelevano 400 e si acquistano 200; richiesti 40 e disponibili 60 ⟶ si prelevano 40 senza acquisto.
- Preventivi (RFQ)
- Invita più fornitori (quelli approvati nell'elenco sono evidenziati), inserisci le loro offerte, confronta le offerte affiancate (il prezzo più basso per ogni voce è evidenziato), poi aggiudica — l'aggiudicazione crea un ordine d'acquisto per ciascun fornitore con i prezzi offerti. Stati: bozza · inviato · in quotazione · aggiudicato.
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Gate dei campioni (ufficio tecnico): non puoi aggiudicare un RFQ né salvare un ordine d'acquisto per materiali privi di un campione approvato (codice di revisione A/B) nell'ufficio tecnico — messaggio: «Approva prima il suo campione nell'ufficio tecnico». (I servizi sono esclusi.)
03 L'ordine d'acquisto e la riconciliazione a tre vie
L'ordine d'acquisto è il tuo impegno verso il fornitore. Dalla sua pagina segui la «riconciliazione a tre vie» che governa l'approvazione e la fatturazione.
- Creazione e approvazione
- Da zero o convertendo una richiesta approvata (o da una variante tecnica): fornitore, valuta, voci (articolo/quantità/prezzo). L'ordine viene creato con stato In attesa di approvazione; e l'approvazione registra un impegno nel «Controllo di budget» (l'annullamento lo libera). Stati: in attesa di approvazione · approvato · ricevuto parzialmente · ricevuto · annullato.
- Riconciliazione a tre vie
- Nella pagina dell'ordine, per ogni voce: ordinato (dall'ordine) · ricevuto (dal magazzino) · fatturato (dalla finanza). L'indicatore «✓ corrispondente / parziale / in attesa». E la fattura del fornitore non viene approvata per il pagamento (cap. 5) senza una corrispondenza completa.
- Controllo del prezzo e costo di arrivo
- Indicatore di prezzo «✓ entro ±5%» oppure avviso di scostamento quando la fattura differisce dall'ordine. E il costo di arrivo (dogana/trasporto/sdoganamento) viene aggiunto in seguito al costo unitario del ricevuto (secondo il criterio delle scorte) — così emerge il costo reale.
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È la stessa riconciliazione a tre vie che hai visto in «Debiti» nel capitolo cinque — ma qui dal punto di vista dell'ordine d'acquisto: gli acquisti producono l'«ordinato», i magazzini il «ricevuto» e la finanza il «fatturato».
04 I fornitori e il controllo di budget
Due schede governano la qualità della spesa: un elenco di fornitori approvati e un registro che collega gli ordini d'acquisto al budget del progetto.
- Fornitori (AVL)
- Qualifica i fornitori, mantieni un elenco di fornitori approvati e valuta le loro prestazioni (secondo la ISO 9001). Per ogni fornitore: livello di qualifica, dati commerciali (visura/partita IVA/certificati/conto bancario), la spesa impegnata su di lui e valutazioni di prestazione esportabili. Stati di approvazione: in revisione · approvato · approvato con riserva · sospeso · rifiutato.
- Controllo di budget (impegni)
- È il ponte verso il «Controllo dei costi»: per ogni progetto — budget · impegnato · ricevuto · fatturato · impegno aperto · non fatturato (GR-IR) · disponibile. La regola: impegnato = ordini d'acquisto approvati; impegno aperto = impegnato − ricevuto; non fatturato = ricevuto − fatturato; disponibile = budget − impegnato.
- Monitoraggio forniture · resi · anticipi
- Monitoraggio forniture: atteso rispetto al ricevuto per ogni ordine aperto (in ritardo/nei termini). Resi: reso al fornitore (nota di debito) che riduce le scorte. Anticipi: anticipo al fornitore che viene poi compensato con i suoi crediti — entrambi vengono registrati automaticamente in finanza.
05 Magazzini: ricevimento e prelievo
Il modulo «Magazzino» è un'unica pagina con quattro sezioni: i magazzini, gli ordini in attesa di ricevimento, la giacenza e il valore di magazzino, e il registro dei ricevimenti con la verifica del consulente.
- Ricevimento (bolla di ricevimento / GRN)
- Da «Ordini in attesa di ricevimento» premi «Ricevi»: scegli il magazzino di ricevimento e le quantità di ogni articolo (senza superare il residuo). Viene creata una bolla di ricevimento e le scorte entrano al costo unitario + costo di arrivo. Verifica del consulente: in attesa/approvato/rifiutato — il rifiutato viene escluso dalle scorte. Contabilmente: scorte a conto transitorio di ricevimento.
- Prelievo su progetto
- Dalla riga di giacenza scegli «Preleva su progetto» e una quantità — il costo effettivo (a media ponderata) viene addebitato al progetto. Contabilmente: costo materiali del progetto a scorte — ed è qui che il costo dei materiali entra effettivamente sul progetto.
- Trasferimento e valorizzazione
- Il trasferimento tra magazzini sposta la quantità senza effetto contabile. La valorizzazione avviene con il metodo della media ponderata (costo medio). I magazzini sono di due tipi: centrale e di cantiere (collegato a un progetto).
- Soglia di riordino e avvisi
- Per ogni articolo una soglia minima (punto di riordino) impostabile dalla colonna Soglia di riordino modificabile nella tabella delle giacenze. Quando la giacenza scende al livello soglia o sotto, l'articolo compare nella sezione Avvisi di riordino con l'entità dell'ammanco e un badge Basso. Il prelievo è sempre consentito (non viene bloccato), ma evidenzia l'articolo da reintegrare con una richiesta d'acquisto — e si integra con la «richiesta con controllo scorte» vista sopra.
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Le quantità cambiano tramite ricevimento, prelievo e trasferimento (e resi). Non esiste ancora una scheda Inventario a sé, ma ora ogni articolo ha una soglia di riordino con avvisi al calo della giacenza (vedi sopra).
06 Contratti: subappalti e generatore
Il modulo Contratti (estensione indipendente) ha due schede: Contratti di subappalto e Contratti committente-appaltatore principale (generatore di contratti).
- Contratto di subappalto
- Crea un contratto: l'appaltatore (un'anagrafica del tuo registro), il progetto, la valuta, l'ambito dei lavori, l'importo offerto e il budget, la percentuale di ritenuta e la penale di ritardo %/giorno con il suo massimale. Il ciclo: bozza · in attesa di approvazione · approvato · annullato.
- I SAL e il gate qualità
- Dalla pagina del contratto si emettono i SAL dell'appaltatore (il loro calcolo è nel capitolo quattro). Il loro ciclo: presentato · verificato · approvato · pagato · rifiutato. E l'approvazione o il pagamento è bloccato in presenza di una non conformità (NCR) aperta o di un RFI bloccante contro l'appaltatore. L'approvazione registra automaticamente il costo del subappalto e la ritenuta nei libri contabili (cap. 5).
- Generatore di contratti solo proprietario e admin
- «Contratti committente-appaltatore principale»: compila le variabili del contratto una sola volta (secondo il modello FIDIC 2017), scegli i documenti inclusi e le firme, e viene generato un file PDF sigillato bilingue con una pagina di verifica. Solo generazione di documenti — non collegato al costo né ai libri contabili.
07 Il ciclo spesa → costo → libri contabili
Ogni operazione di spesa operativa produce un numero in «Controllo dei costi» (cap. 4) e una registrazione in «Finanza» (cap. 5). Questa tabella collega l'intero ciclo.
| Operazione (capitolo 6) | Nel controllo dei costi (cap. 4) | Nei libri contabili (cap. 5) |
|---|---|---|
| Approvazione dell'ordine d'acquisto | Registra l'«impegnato» | Registro impegni (senza registrazione) |
| Ricevimento (GRN) | Compila il «ricevuto» · impegno aperto = impegnato − ricevuto | Scorte a conto transitorio di ricevimento |
| Prelievo su progetto | Costo effettivo dei materiali sul progetto | Costo materiali del progetto a scorte |
| Fattura del fornitore (con riconciliazione a tre vie) | Compila il «fatturato» · GR-IR = ricevuto − fatturato | Debiti + IVA a credito |
| SAL del subappalto (approvato) | Costo del subappalto sul progetto | Costo subappalto + ritenuta + debiti |
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In breve: gli acquisti producono l'impegno, i magazzini lo trasformano in scorte e poi in costo di progetto, e le fatture e i SAL del subappalto lo trasformano in debiti e costo — tutto collegato da una riconciliazione a tre vie (ordinato = ricevuto = fatturato) e da un controllo del prezzo ±5%. Questo capitolo è dunque la fonte dei numeri che leggi nei capitoli 4 e 5.
08 Autorizzazioni — e sintesi
| Azione | Proprietario | Amministratore | Responsabile | Visualizzatore |
|---|---|---|---|---|
| Visualizzare acquisti/magazzini/contratti (lettura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Richieste/ordini d'acquisto · aggiudicazione · fornitori | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Ricevimento, prelievo e trasferimento nei magazzini | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Contratti di subappalto · approvazione dei loro SAL | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Generatore di contratti (committente/appaltatore principale) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La regola: le operazioni (acquisto, ricevimento, prelievo, contratti) spettano agli editor (proprietario/amministratore/responsabile), mentre il visualizzatore ha solo lettura. Il generatore di contratti è riservato al proprietario e all'admin. E ricorda i due gate qualità: i campioni approvati sono condizione per l'ordine d'acquisto, e le non conformità/RFI bloccanti impediscono il pagamento del SAL del subappalto.
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Sintesi del capitolo sei: abbiamo visto ora la fonte della spesa: gli acquisti (richiesta → preventivo → ordine), i magazzini (ricevimento → giacenza → prelievo) e i contratti (contratto → SAL). E con i cinque capitoli precedenti il ciclo del progetto è completo — dalla registrazione, al preventivo, all'esecuzione, fino al denaro, ai libri contabili e alla spesa. Restano i moduli di supporto (HR e paghe, ufficio tecnico, noleggi, governance) per i capitoli successivi.