☰ Indice del capitolo
01 Prima di iniziare
Il modulo Finanza è il motore contabile di PZone ERP: il libro mastro, le registrazioni, i report e la chiusura. Lo trovi nel menu con il nome «Finanza» (icona del portafoglio) o all'indirizzo /finance — ed è un componente aggiuntivo attivato dall'amministratore della piattaforma.
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L'idea di fondo: il libro si alimenta automaticamente. Tutto ciò che hai fatto nei capitoli precedenti — SAL cliente, fattura fornitore, ricevimento ed erogazione da magazzino, SAL subappalto, paghe, locazione — viene registrato qui come registrazione in partita doppia senza alcun intervento. Il tuo ruolo è per lo più configurare, verificare e chiudere, non inserire le registrazioni manualmente.
- Quante schede?
- 24 schede in una barra orizzontale, quella predefinita è Debiti. Vanno dalla configurazione (piano dei conti, saldi di apertura) all'operatività (debiti/crediti, registrazioni) fino ai report e alla chiusura.
- Chi lo usa?
- Un modulo rivolto alla direzione: il Proprietario e l'Amministratore per tutto, il Responsabile per le operazioni (fatture, registrazioni, approvazioni operative). Le schede dei criteri e dei dati sensibili (saldi di apertura, riconciliazione bancaria, accantonamenti, audit…) sono riservate al Proprietario e all'Amministratore (sezione 08).
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Due regole contabili governano il modulo: (1) la registrazione contabilizzata non si modifica — si corregge con una registrazione di storno. (2) Ogni evento viene registrato una sola volta e viene stornato automaticamente alla riapertura del suo documento — così non ci sono duplicazioni né ripetizioni.
02 La configurazione contabile la prima volta
Prima che la registrazione automatica funzioni senza intoppi, il contabile predispone le basi una sola volta — e la maggior parte è già pronta oppure opzionale.
- Piano dei conti
- Viene creato automaticamente secondo lo schema egiziano alla prima apertura della scheda, ed è completamente modificabile (codice · nome · tipo · conto padre). I conti dotati di «chiave di sistema» sono quelli che ricevono le registrazioni automatiche — non eliminarli, disattivali all'occorrenza. E un conto su cui è presente un movimento non si elimina (si disattiva soltanto).
- Saldi di apertura Proprietario e Amministratore
- Inserisci il bilancio di verifica di apertura alla data di avvio: viene registrato come un'unica registrazione; ed eventuali differenze confluiscono in «Patrimonio dei saldi di apertura». Un nuovo inserimento storna quello precedente e registra quello nuovo.
- Centri di costo Proprietario e Amministratore
- Definiscili in anticipo (codice · nome) per contrassegnare con essi le voci delle registrazioni e delle paghe, così comparirà il report ricavi/costi/netto per ciascun centro.
- Periodi e altri criteri
- I periodi sono aperti per impostazione predefinita e li chiudi mese per mese (sezione 07). E configura i limiti di approvazione (registrazioni e pagamenti), i tassi di cambio, le imposte e la fattura elettronica secondo le tue esigenze.
03 La registrazione automatica: il cuore del modulo
Questo è il concetto più importante del capitolo. Gli eventi operativi negli altri moduli producono registrazioni in partita doppia nel libro mastro automaticamente — e dal libro si costruiscono tutti i report.
- SAL cliente
- All'approvazione: ricavi da contratti + crediti + ritenuta a debito + IVA dovuta. Al pagamento: incasso bancario a fronte dei crediti.
- Fattura fornitore
- All'approvazione del pagamento (dopo la riconciliazione a tre vie): debiti + IVA a credito. Al pagamento: banca a fronte dei debiti (con eventuali differenze di cambio).
- Il magazzino
- Il ricevimento (GRN): scorte a fronte di un conto transitorio di ricevimento. L'erogazione a un progetto: costo dei materiali del progetto a fronte delle scorte — ed è qui che il costo dei materiali entra nel conto economico, contrassegnato con il progetto.
- SAL subappalto · paghe · locazione
- SAL subappalto approvato: costo del subappalto + ritenuta del subappalto; e se pagato: banca. Le paghe: costo delle retribuzioni ripartito sui centri di costo e sui progetti a fronte delle passività (contributi/imposte/netto). Anche la locazione mensile e i movimenti dei beni vengono registrati allo stesso modo.
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Poiché ogni registrazione automatica reca la sua origine, dalle «Registrazioni di giornale» puoi ricondurre qualsiasi cifra dei report all'evento che l'ha generata.
04 Debiti e crediti
Due schede operative quotidiane: Debiti (ciò che devi ai fornitori) e Crediti (ciò che i clienti devono a te).
- Debiti
- Le fatture vengono create dagli ordini d'acquisto (Acquisti): scegli l'ordine e ne arrivano le voci. L'approvazione al pagamento richiede una riconciliazione a tre vie completa: allora la registrazione viene contabilizzata e la fattura diventa «Approvata per il pagamento». Le colonne: fattura · fornitore · ordine d'acquisto · data · totale · stato (ricevuta/approvata/pagata/annullata).
- Gate di approvazione del pagamento
- Quando la fattura supera un limite stabilito, l'azione «Approva il pagamento» compare solo per il Proprietario e l'Amministratore; gli altri vedono «In attesa di approvazione del pagamento» — una separazione dei compiti che protegge l'erogazione. La regola impedisce il pagamento prima dell'approvazione.
- Crediti
- Gli importi dovuti dai clienti derivano dai SAL approvati: «In essere» = approvato e non ancora incassato. La scheda mostra il fatturato, l'incassato, l'in essere e le ritenute presso i clienti, con lo scadenzario dei crediti, lo storico degli incassi e un estratto conto — ed è per lo più in sola lettura, tranne la registrazione delle azioni di incasso.
05 Registrazioni, conti e audit
Anche con la registrazione automatica, le registrazioni manuali restano disponibili per i casi eccezionali — governate da controlli che tutelano l'integrità dei libri.
- Registrazioni di giornale
- Una registrazione in partita doppia (dare = avere), e la regola impone il pareggio al momento della contabilizzazione. Ciò che è contabilizzato è non modificabile — si corregge con una registrazione di storno. Qui compaiono anche le registrazioni automatiche, ciascuna con il contrassegno della sua origine.
- Approvazione e separazione dei compiti
- Le registrazioni manuali oltre un limite stabilito diventano bozze in attesa dell'approvazione del Proprietario/Amministratore prima della contabilizzazione; gli altri vedono «In attesa dell'approvatore». (Analogamente al gate di approvazione del pagamento nei debiti.)
- Piano dei conti
- La sua modifica spetta agli editor: aggiunta/rinomina/attivazione. Non eliminare un conto «chiave di sistema» né un conto su cui è presente un movimento — disattivalo soltanto.
- Registro di audit Proprietario e Amministratore
- Una traccia non modificabile delle modifiche più importanti (registrazioni, piano dei conti, fatture fornitori): quando · chi · il record · l'azione · la modifica.
06 Report finanziari
Tutti i report si costruiscono solo dalle registrazioni contabilizzate. Dalla scheda Report finanziari stampi il conto economico e lo stato patrimoniale (con la verifica dell'equazione di bilancio); gli altri prospetti sono nelle rispettive schede.
| Prospetto / report | Dove trovarlo |
|---|---|
| Conto economico e stato patrimoniale | Scheda «Report finanziari» |
| Bilancio di verifica | Scheda «Bilancio di verifica» |
| Rendiconto finanziario · variazioni del patrimonio netto | Esportati dalla scheda dei report |
| Previsione del flusso di cassa (mensile 6 mesi · settimanale 13 settimane · azienda o singolo progetto · con grafico) | Scheda «Previsione del flusso di cassa» |
| Budget vs consuntivo | Scheda «Budget vs consuntivo» |
| Costo dei progetti (stima al completamento · margine) | Scheda «Costo dei progetti» |
| Redditività dei progetti dal libro | Esportata dalla scheda dei report |
| Dichiarazione IVA e registro fiscale | Schede Imposte / Fattura elettronica |
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La maggior parte di questi report viene esportata in Excel e PDF. E «Costo dei progetti» e «Budget vs consuntivo» collegano i libri ai tuoi progetti: costo effettivo di ciascun progetto rispetto al suo budget.
07 Periodi e chiusura
La scheda Periodi chiude i libri e avvia la registrazione della locazione mensile. E la chiusura è su due livelli — non confonderli.
- Chiusura dei mesi
- Una griglia di dodici mesi per ogni anno; la chiusura di un mese fa sì che la regola impedisca qualsiasi registrazione al suo interno (e la riapertura è disponibile per gli editor). E dalla stessa scheda avviene la registrazione della locazione mensile per ogni contratto attivo (e ciò che è già registrato viene saltato).
- Chiusura annuale
- Una registrazione datata 31 dicembre azzera i conti di ricavi e costi verso gli utili portati a nuovo, dopodiché tutti i mesi vengono chiusi. L'annullamento avviene stornando la registrazione di chiusura.
- Due livelli distinti di chiusura
- La chiusura del periodo contabile (qui) chiude i libri a livello aziendale. Invece la chiusura del periodo di fatturazione (a livello di progetto, dal modulo di fatturazione — cap. 4) congela l'istantanea dei «lavori in corso» per quel periodo. Non confonderli.
- Chiusura del progetto
- Non esiste un unico pulsante «Chiudi progetto»; si realizza in pratica con tre azioni: (1) lo svincolo delle ritenute del progetto, (2) le chiusure dei suoi periodi di fatturazione, (3) la chiusura annuale dei libri.
08 Autorizzazioni — e sintesi
| Azione | Proprietario | Amministratore | Responsabile | Visualizzatore |
|---|---|---|---|---|
| Visualizzare debiti/crediti, registrazioni e report (lettura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Fatture fornitori — creazione/approvazione/pagamento | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Registrazioni manuali — creazione/contabilizzazione | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Piano dei conti · periodi · beni | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Approvazione di pagamenti/registrazioni oltre il limite · svincolo delle ritenute | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Schede sensibili (saldi di apertura · banca · accantonamenti · audit · casse · ricorrenti · centri di costo) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La regola: le operazioni (fatture, registrazioni, conti, periodi) spettano agli editor (Proprietario/Amministratore/Responsabile); mentre le approvazioni sensibili (approvazione dei pagamenti, approvazione delle registrazioni, svincolo delle ritenute) e le schede dei criteri sono riservate al Proprietario e all'Amministratore — una separazione dei compiti a tutela del denaro e dei libri.
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Sintesi del libro fin qui: dalla registrazione e azienda (cap. 1), alla biblioteca e prezzi (cap. 2), all'esecuzione e monitoraggio (cap. 3), al denaro e ai SAL (cap. 4), ai libri e alla chiusura (cap. 5) — un ciclo di progetto completo dall'offerta alla chiusura. I moduli di spesa e supporto (acquisti, magazzini, contratti e risorse umane…) restano per i capitoli successivi.