☰ Sommaire du chapitre
01 Avant de commencer
Le module Locations est dédié aux biens que votre organisation prend en location auprès de propriétaires (l'organisation est le « locataire ») — le plus souvent des appartements pour loger le personnel et des magasins pour stocker les matériaux. Il gère le contrat, le propriétaire, le dépôt de garantie et les états des lieux, et alimente la comptabilisation du loyer mensuel dans la Finance.
i
Module complémentaire activé par l'administrateur de la plateforme pour chaque organisation séparément (lien
/rentals, menu « Locations »). Il comporte 8 onglets : Tableau de bord · Contrats de location · Engins · États des lieux · Bons de commande · Rapports et exports · Alertes · Données de référence.!
Deux avertissements importants : (1) le module gère les biens et les engins ; la location de biens ici est une prise en location (l'organisation est locataire), tandis que les engins vont dans les deux sens — location à des tiers et prise en location pour les projets (section 7). (2) Cette « location de biens » est totalement distincte du « logement de la main-d'œuvre » de la Logistique de chantier ; deux écrans différents et deux comptes comptables différents — ne les confondez pas.
02 Le contrat de location : le cœur
Tout dans le module tourne autour du contrat de location (onglet « Contrats de location » → Nouveau contrat). Chaque contrat a un numéro automatique (RC-…), et ses champs sont regroupés :
- Le logement et l'emplacement
- La zone, l'adresse du logement (obligatoire), la description, le numéro de bâtiment/étage/logement, et le type de logement : Résidentiel / Magasin / Autre. Le contrat peut être rattaché à un projet (facultatif — classement/filtrage, voir la section 6).
- Le propriétaire, la durée et le montant
- Le propriétaire (le bailleur), les dates de début et de fin (la fin après le début), la description de la durée et le nombre de mois (proposé d'après les dates), le coût mensuel et la valeur totale du contrat.
- Le dépôt de garantie (la caution)
- Le montant du dépôt versé et son statut : Payé intégralement / Restitué / Restitué partiellement / Non défini / Confisqué, ainsi que le montant et la date de restitution (réglés plus tard lors de la régularisation — section 5).
- Le paiement (comment le loyer est versé)
- Le jour de paiement (texte libre), la fréquence : mensuelle / bimensuelle / tous les quelques mois, et le mode : virement au propriétaire / régie / virement au représentant / espèces (avec « régie », le nom du détenteur de la régie est requis).
- L'occupation et le statut
- Le nombre de pièces, de lits et d'occupants (le coût par personne est calculé à la volée, sans stockage). Et le statut : Actif / En attente de renouvellement / Expiré / Résilié par décision / Vacant — « Résilié par décision » exige le motif de la résiliation et son décideur.
!
Le statut est entièrement manuel : un contrat arrivé à échéance ne passe pas automatiquement à « Expiré » — il reste tel que vous l'avez défini et n'apparaît que dans les listes d'alertes/rapports (section 7). Il n'existe pas de cycle de renouvellement/résiliation anticipée distinct ; renouveler = modifier les dates ou le statut. Et la « résiliation » est une suppression logique (pas de suppression définitive depuis l'écran).
03 Données de référence
L'onglet Données de référence rassemble les listes sur lesquelles s'appuie le contrat, en quatre sections :
- Les zones
- Un classement interne des emplacements (nom + activée), et les zones peuvent être rattachées aux projets à des fins de rapports.
- Les propriétaires
- Le bailleur en tant qu'entité complète : le nom, le numéro national, l'existence d'un représentant (avec son nom et son numéro national), et une liste de téléphones. (Il correspond au « relevé de compte du propriétaire » dans les rapports.)
- Les bénéficiaires
- La partie que sert le logement : une catégorie de fonction ou une personne précise — le contrat est rattaché à un ou plusieurs bénéficiaires.
- Les modèles d'état des lieux
- Des listes de contrôle prêtes à l'emploi (sections et postes) pour les logements résidentiels et les magasins, utilisées lors de l'état des lieux et modifiées ici.
i
Au contrat sont joints des fichiers classés (copie du contrat · preuve de propriété/procuration · licence de protection civile · police d'assurance · rapport d'inspection · autres) avec une date d'expiration — et les deux documents critiques sont suivis dans les alertes.
04 États des lieux : entrée et sortie
L'onglet États des lieux documente l'état du logement avec des photos, des compteurs et une évaluation, en trois types : entrée (check-in), sortie (check-out) et périodique (pour les magasins).
- Les types
- Entrée à l'arrivée dans le logement, sortie au départ, et périodique pour le suivi des magasins. Chaque état des lieux s'appuie sur un modèle de contrôle avec des postes évalués (bon/fonctionne/à surveiller/endommagé), des photos et un montant de retenue, avec les relevés de compteurs (électricité/eau/gaz) et le calcul de la consommation.
- Le cycle et le verrouillage
- L'état des lieux est Brouillon jusqu'à ce que les signatures de l'entreprise et du propriétaire soient recueillies, il devient alors Signé et est verrouillé définitivement (ni lui ni ses postes ne sont modifiables). Le bouton Créer une sortie duplique un état d'entrée signé (avec les postes et les compteurs) pour la comparaison « avant/après ».
- Le périodique et le dépassement du délai
- Les magasins ont un état des lieux périodique ; l'alerte met en évidence les magasins dont le dernier état des lieux a dépassé le délai fixé (par défaut 180 jours, modifiable).
05 Le dépôt et sa régularisation
Au départ du logement, la caution est régularisée à partir d'une sortie signée : on détermine le montant restitué et le montant retenu, une écriture comptable est créée, et le statut du dépôt sur le contrat est mis à jour.
- Quand et où
- Depuis la page de l'état des lieux, sur une sortie signée uniquement, via le bouton d'application de la régularisation — les champs du dépôt sur le contrat sont mis à jour, l'écriture est créée et son numéro est scellé sur l'état des lieux.
- L'écriture
- Au débit du compte Trésorerie (le montant restitué) + au débit du compte Charge de dégâts (les retenues plafonnées au dépôt), au crédit du compte Cautions de location (le total de la caution).
!
La régularisation est à sens unique et n'est pas contre-passée depuis l'écran, et l'état des lieux signé est un enregistrement juridique verrouillé. De plus, la régularisation exige l'autorisation Finance — l'éditeur des Locations seul ne peut pas comptabiliser.
06 Facturation mensuelle : où les loyers sont comptabilisés
Il n'y a pas de « facture » dans le module Locations, ni de bouton de comptabilisation à l'intérieur. Le loyer mensuel est comptabilisé depuis la Finance (écran des périodes du grand livre) — les Locations ne l'alimentent qu'avec les contrats.
- Qui comptabilise et quand
- Le comptable depuis Finance → Périodes du grand livre : il examine le loyer du mois puis le comptabilise. La comptabilisation ne se répète pas pour le même mois et le même contrat (protégé par conception).
- Quels contrats sont comptabilisés
- Les contrats « Actif » ou « En attente de renouvellement » avec un coût mensuel supérieur à zéro, et dont la durée chevauche le mois choisi — un mois entier par contrat sans proratisation.
!
Le rattachement du contrat à un projet n'est qu'une étiquette de filtrage et de rapports au sein des Locations : l'écriture du loyer mensuel et la régularisation du dépôt ne portent pas le numéro du projet, le coût du loyer n'entre donc pas dans le rapport de coût du projet, et il n'y a pas de lien avec un poste du bordereau.
07 Location d'engins
En plus des biens, le module gère la location d'engins de construction — lourds ou légers — dans deux sens, et relie leur facturation directement au grand livre. Vous les trouvez dans Locations → onglet « Engins » (deux sections : « Engins » et « Contrats de location »).
- Les deux sens
- Location à des tiers (vous louez vos engins à un client → produit) ou prise en location pour vos projets (vous louez auprès d'un fournisseur → coût). Le sens détermine l'écriture comptable.
- Le registre des engins
- Les données de chaque engin : la catégorie (lourd/léger), la marque, le modèle et la plaque/le numéro de série, le compteur horaire, les tarifs par défaut (à l'heure/au jour/à la semaine/au mois), et le statut (disponible/loué/en maintenance/retiré).
- La base de facturation
- Chaque contrat a une base : à l'heure · au poste · au jour · à la semaine · au mois, et un prix unitaire. Avec des composantes supplémentaires : opérateur (à un tarif unitaire), carburant (compris dans le prix / facturé au réel / exclu), transport et installation (Mobilization — une seule fois), assurance et TVA.
- Le journal d'utilisation (le compteur)
- Pour les contrats à l'heure/au poste/au jour : on enregistre les relevés d'utilisation (quantité, ou compteur initial/final qui calcule la quantité automatiquement, et les litres de carburant). La facturation peut être remplie à partir de l'utilisation non facturée, qui est ensuite marquée « facturée » pour ne pas être comptée deux fois.
- La facturation et la comptabilisation
- Vous créez une « période de facturation » (brouillon) qui affiche le détail en direct (base + opérateur + carburant + transport + TVA = total), puis vous la comptabilisez au grand livre d'un seul bouton. La comptabilisation est idempotente par période, et l'« annulation » contre-passe l'écriture et libère l'utilisation.
✓
Les deux nouveaux comptes sont créés automatiquement à la première comptabilisation : « Produit de location d'engins » (4110) et « Coût de location d'engins » (5120) — renommables dans le plan comptable comme les autres comptes du système.
08 Alertes, rapports et bons de commande
Trois onglets opérationnels vous tiennent informé : les Alertes, les Rapports et exports, et les Bons de commande.
- Les alertes
- Des listes calculées sur les dates : contrats expirés / bientôt expirés, documents critiques proches de l'expiration (protection civile/assurance), et magasins ayant dépassé le délai de l'état des lieux périodique (le seuil est modifiable par les éditeurs).
- Les rapports et exports
- Plusieurs rapports : détaillé par zone · résumé global · contrats expirés · par bénéficiaire · relevé de compte du propriétaire · dépôts de garantie · contrats sans bon de commande / non conformes · logements vacants · paiement mensuel · coût par personne et occupation · journal d'audit.
- Les bons de commande
- Des numéros de référence textuels saisis manuellement sur le contrat (numéro/nombre de mois/valeur), sans lien avec le module Achats. L'onglet est essentiellement un écran de rapprochement qui met en évidence les contrats sans bon de commande ou non conformes (avertissements non bloquants).
09 Les autorisations — les limites — et la synthèse
| L'action | Propriétaire | Admin | Gestionnaire | Observateur |
|---|---|---|---|---|
| Voir tous les onglets (lecture) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Contrats · états des lieux · données de référence — créer/modifier | ✔ | ✔ | ▲ | ▲ |
| Gérer les « éditeurs autorisés » · supprimer définitivement les données de référence | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Comptabiliser le loyer mensuel · régulariser le dépôt | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
▲ = uniquement si la personne est ajoutée à la liste des « éditeurs autorisés » (gérée par le propriétaire/l'admin), indépendamment de son rôle. La modification revient généralement au propriétaire/à l'admin ou aux éditeurs des Locations ; l'état des lieux signé est verrouillé pour tous. Quant à la comptabilisation mensuelle et à la régularisation du dépôt, elles exigent l'autorisation Finance. Le module n'apparaît que pour les organisations pour lesquelles le complément « Locations » a été activé.
✓
Synthèse du chapitre 9 : les Locations gèrent les biens pris en location (appartements et magasins) autour d'un contrat central qui réunit le propriétaire, le logement et le dépôt, protégé par des états des lieux signés et verrouillés avec compteurs et évaluation, et qui alimente le loyer mensuel et la régularisation du dépôt dans la Finance. Rappelez-vous les limites : la location de biens ici est une prise en location par l'organisation (et la location d'engins va dans les deux sens — section 7), le module est distinct du logement de la main-d'œuvre, le statut est manuel, et le loyer mensuel des biens est un mois entier non rattaché au projet. Ainsi s'achèvent les modules de support, et il reste la Gouvernance et les autorisations comme dernier chapitre.