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01 Avant de commencer
Le module Ressources humaines gère le cycle de vie de l'employé : l'ouverture de son dossier et de son contrat, puis ses congés et ses avances, jusqu'au cycle de paie mensuel qui transforme les salaires en écritures comptables au grand livre et en répartit le coût sur vos projets.
/hr-hub, le menu « Ressources humaines »). Le centre contient plusieurs onglets, et la paie, les congés et les analyses RH n'apparaissent que pour le Propriétaire et l'Admin ; quant à l'annuaire simplifié, tout le monde le voit.02 Les employés : deux modèles de données
Avant toute action, comprenez que l'« employé » est stocké à deux endroits différents pour deux buts différents — ce qui explique pourquoi la personne que vous avez saisie ici n'apparaît pas là.
L'annuaire simplifié profiles
Bâti sur les comptes de la plateforme (les membres de l'organisation). Ses champs : le nom · le mobile · l'intitulé · la photo · l'indicateur « employé ». Les structures de paie et les cycles se bâtissent dessus.
Accès : le menu « Ressources humaines » → l'onglet Employés.
Registre des employés hr_employees
Un dossier RH complet (identité · contrat · banque · assurance · département…). Les congés, les avances et la présence et la répartition du coût se bâtissent dessus.
Accès : la page Mon profil → l'onglet Employés (pour Propriétaire/Admin).
03 Dossiers des employés et contrats
L'onglet Registre des employés (page « Mon profil » → Employés) est le dossier complet de l'employé, avec des sous-onglets : le profil · l'embauche · la répartition · les contrats · les documents · l'évaluation.
- Registre des employés
- Le seul champ obligatoire est le nom complet. Il comprend : le matricule, le numéro national, la nationalité et son type (citoyen/expatrié), la naissance et la situation familiale, le contact et le contact d'urgence, la date d'embauche, le département/l'intitulé/la spécialité/le centre de coût/le supérieur direct, le type d'emploi (temps plein/partiel/temporaire/contractuel), le type de contrat (permanent/à durée déterminée/saisonnier), le statut (en poste / en congé / suspendu / fin de service), la juridiction (Égypte/Arabie saoudite/Émirats/Qatar/Oman), les données bancaires (nom/compte/IBAN), et l'assurance. Le bouton de liaison d'un membre remplit les champs à partir d'un compte de plateforme existant.
- Les contrats
- Référence, type, début/fin/période d'essai, le salaire de base, les indemnités et les jours de congé annuel, les heures de travail, le délai de préavis, le statut, la date de signature, et un fichier PDF.
- Les documents
- Numéro national/contrat/certificat/permis de travail/médical/autre, les dates d'émission et d'expiration, et le téléversement d'un fichier ou le collage d'un lien. Et l'onglet « Conformité et alertes » surveille l'approche de l'expiration des documents.
- Les départements
- Un arbre de départements (code/nom/département parent/centre de coût) dans l'onglet Départements — il organise les employés et relie leur coût à ses centres.
04 La paie : la structure et les cycles
L'onglet Paie (confidentiel — pour Propriétaire/Admin). Quatre sous-onglets : structure de paie · cycles mensuels · avances et prêts · paramètres.
- La structure de paie
- Pour chaque membre : un salaire de base mensuel + des indemnités + (facultatif) un salaire d'assurance. Se bâtit sur l'annuaire simplifié (les membres de la plateforme).
- Les cycles mensuels
- Un seul cycle par mois (format YYYY-MM, non répétable). Son cycle : Aperçu → Créer un brouillon → Comptabiliser au grand livre (comptabilisée) → Comptabiliser le net à payer (payée). Seul le brouillon est supprimable. Les lignes du cycle sont un instantané au moment de la création — modifier la structure ensuite ne met pas à jour un brouillon existant.
- Le moteur de calcul
- Le brut = le base + les indemnités. Égypte (par défaut) : assurances sociales (avec un minimum/maximum) pour les parts de l'employé et de l'employeur, et un impôt sur le revenu progressif après l'abattement personnel. Golfe : assurances sociales (GOSI) selon le type de nationalité et sans impôt sur le revenu.
- Les bulletins et les paramètres
- Un état de paie PDF pour tout le cycle, et un bulletin de paie PDF pour chaque employé. Et l'onglet Paramètres définit la juridiction (« charger un préréglage »), les taux des cotisations et leurs plafonds, l'abattement personnel, et les tranches d'impôt.
05 Les avances et les prêts
L'onglet Avances et prêts : accorder une avance à l'employé et la récupérer par échéances mensuelles automatiquement sur le cycle — à condition d'une liaison.
- Accorder l'avance
- Le montant de l'avance et le nombre d'échéances. L'écriture : du cpte Avances au personnel, au cpte Banque. Le statut : En cours / Remboursée / Annulée.
- Le prélèvement mensuel
- L'échéance de l'avance est ajoutée automatiquement dans « autres retenues » du cycle de l'employé, et à la comptabilisation une écriture de récupération est enregistrée : du cpte Autres créances, au cpte Avances au personnel.
- La condition de liaison
- Le prélèvement automatique ne fonctionne que si le registre de l'employé a un compte lié. Sinon, l'avance est récupérée manuellement et le système le signale (section 2).
06 Le temps et les congés
L'onglet Temps et congés (confidentiel — pour Propriétaire/Admin). Quatre onglets : demandes de congé · soldes · types de congés · provision pour congés.
- Les types de congés
- Un code, un nom, une quote-part annuelle, payé/non payé, « affecte la provision » et une couleur. Prêts : annuel (21) · maladie · exceptionnel (7) · sans solde · maternité.
- Les demandes
- L'employé, le type, la durée et le calcul automatique des jours (modifiable), le motif et le statut (en attente / approuvée / rejetée / annulée), avec une approbation/un rejet qui enregistre qui a approuvé et quand.
- Les soldes
- La quote-part moins les jours approuvés pour chaque employé/type/année. Et dans le Golfe, le congé annuel augmente par paliers avec la durée de service.
- La provision pour congés
- Calcule la provision due au titre des congés non utilisés (façon IAS-19) sur un salaire journalier (le base ÷ 30) et la comptabilise au grand livre : du cpte Charge de congés, au cpte Provision pour congés.
07 La présence et la répartition du coût de main-d'œuvre
Deux choses complètent le tableau : la présence — qui se situe hors du module Paie — et la répartition du coût de main-d'œuvre sur vos projets.
- La présence
- Elle se situe sous Logistique de chantier (le lien
/site-logistics→ l'onglet présence), et non sous la Paie. Une ligne quotidienne pour chaque employé (date · projet · zone · entrée/sortie · statut · heures · notes), avec une génération groupée pour les employés du chantier. Sans effet financier et n'alimente pas le cycle — un simple journal opérationnel. - La répartition du coût de main-d'œuvre
- Dans le dossier de l'employé, l'onglet Répartition : vous fixez les taux de répartition de son salaire sur les projets, de sorte que la charge de paie est ventilée à la comptabilisation sur les centres de coût et les projets (le reste en charge générale). C'est ce qui fait apparaître le coût de main-d'œuvre dans les rapports du projet (ch. 4).
08 La comptabilisation — les autorisations — et le récapitulatif
Comment l'employé aboutit-il à une écriture comptable ? À la comptabilisation du cycle, l'écriture de charge à payer est créée, et au versement du paiement, l'écriture de paiement est créée — les deux sont automatiques et non répétables.
| L'action | Propriétaire | Admin | Gestionnaire | Observateur |
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| L'annuaire simplifié (Employés) — voir | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| L'annuaire simplifié — modifier/supprimer | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Registre des employés · contrats · documents | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| La paie (structure · cycles · avances · paramètres) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Le temps et les congés | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La paie, le registre des employés et les congés sont confidentiels — pour le Propriétaire et l'Admin seuls ; le Gestionnaire et l'Observateur ne les voient pas. L'annuaire simplifié est visible par tous et édité par le Propriétaire/l'Admin. Et tout le module exige l'activation du module « Ressources humaines ». Il n'y a pas de rôle indépendant nommé « employé RH » — l'autorisation passe par les rôles généraux de Propriétaire/Admin.