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01 Avant de commencer
Le module Bureau technique est responsable de deux choses : la gestion des documents d'ingénierie (selon la norme ISO 19650) et la qualité d'exécution. C'est le moteur derrière les « barrières » que vous avez rencontrées auparavant — l'échantillon approuvé est une condition de l'achat (ch. 6), et la non-conformité bloque le décompte (ch. 4).
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Un module (add-on) activé par l'administrateur de la plateforme (le lien
/technical-office, le menu « Bureau technique »). Il contient 11 registres (onglets), « Vue d'ensemble » par défaut. L'édition revient aux éditeurs (Propriétaire/Admin/Gestionnaire), et l'Observateur ne fait que lire.i
Chaque registre est rattaché à un projet (facultatif) et peut être relié à un document ou à un matériau du catalogue ou à un sous-traitant — et ce sont précisément ces liens qui font fonctionner les barrières (section 6).
02 Registre des documents et transmissions
La base du module : une bibliothèque de documents maîtrisée par ses versions, et un registre de distribution numéroté qui les relie à leurs destinataires.
- Registre des documents
- Les plans et documents sous contrôle avec leurs versions. Pour chaque document : numéro · titre · discipline · type (plan/spécifications/notes de calcul/rapport/modèle BIM…) · code d'aptitude (ISO 19650 : de S0 « en cours de travail » à A1 « approuvé-publié ») · statut CDE (en cours de travail / partagé / publié / archivé) · statut de revue. Le bouton Nouvelle version crée une nouvelle version courante, la séquence au-dessus de la précédente, et archive l'ancienne automatiquement. Et le commutateur Versions courantes uniquement masque les remplacées.
- Les transmissions (Transmittals)
- Des enregistrements d'émission/distribution numérotés (TR-…) qui relient entre elles des versions de documents : l'objet, le destinataire, le but (pour approbation/pour revue/pour information/pour exécution/pour archivage), la méthode, et le statut (brouillon/émise/réception confirmée) — avec une page de garde PDF prête à l'envoi.
03 Les soumissions techniques (Submittals)
L'onglet Soumissions techniques : les soumissions de matériaux et de plans d'exécution avec le cycle de revue du consultant et les codes de retour — c'est le cœur sur lequel repose la barrière des achats.
- Les types et les champs
- Types : soumission de matériaux / plan d'exécution / échantillon / méthodologie / prototype. Chaque soumission a un numéro automatique (SUB-…), une clause de spécifications, un document lié, un matériau du catalogue lié, l'entrepreneur et le consultant, les dates de soumission/exigée/retour, et le code de retour.
- Les codes de retour
- A approuvé · B approuvé avec réserves · C à corriger et resoumettre · D rejeté · (en cours de revue). Seuls A et B comptent comme « approuvé » et ouvrent l'achat de ce matériau (section 6). Le bouton Resoumettre ouvre une nouvelle version et clôt la précédente.
- Le lien décisif
- Relier la soumission au matériau du catalogue est la clé qui permet aux achats de reconnaître « ce matériau a-t-il un échantillon approuvé ? ». Sans ce lien, la barrière ne s'ouvre pas.
04 Demandes d'information et inspection
Deux registres quotidiens : les requêtes techniques adressées à la conception/au consultant, et les demandes d'inspection des travaux et des matériaux.
- Demandes d'information (RFI)
- Une requête technique avec numéro automatique (RFI-…), priorité et impact coût/délai. Le cycle : Ouverte → Répondue → Clôturée (et annulée). L'option « arrête les travaux / bloque le paiement » fait apparaître les champs sous-traitant et montant bloqué — la valeur des travaux concernés est alors bloquée dans le décompte du client et le paiement du décompte de sous-traitance est empêché, et le blocage est levé dès la réponse/clôture (section 6).
- Demandes d'inspection (IR/WIR)
- Une demande d'inspection de travaux ou de matériaux avec numéro automatique (IR-…) : le type, l'emplacement, la référence des travaux / ligne du bordereau (texte), l'inspecteur/le consultant, et le résultat (approuvé / approuvé avec réserves / rejeté / en attente), et le statut (demandée/planifiée/inspectée/clôturée). On peut relier un rapport de non-conformité à une inspection.
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La référence de la ligne du bordereau dans la demande d'inspection est un texte libre (sans lien structurel avec la ligne) — pour la référence et la documentation.
05 Non-conformité (NCR)
L'onglet Non-conformité : des rapports NCR façon ISO 9001 pour relever les écarts, déterminer la disposition et les clôturer — c'est la barrière qualité au plus fort impact sur l'argent.
- Les champs et le cycle
- Un numéro automatique (NCR-…), une gravité (mineure/majeure/critique), une source (inspection/audit/client/interne), une description, la disposition (reprise/réparation/accepter tel quel/rejet/dérogation), une cause racine et une action corrective/préventive, un responsable et une échéance. Le cycle : Ouvert → En traitement → Clôturé.
- La valeur bloquée
- Les champs sous-traitant et valeur bloquée : tant que le NCR est ouvert ou en traitement, cette valeur est exclue du décompte du client et le paiement du décompte de sous-traitance est empêché (section 6).
- Le pont du retour de matériaux
- La section « retour de matériaux » : vous précisez le bon de commande source, le matériau et la quantité rejetée, et le bouton Créer un retour crée un retour fournisseur (brouillon) que vous comptabilisez depuis Achats › Retours (ch. 6).
06 Les barrières : comment le bureau technique protège l'argent
Voici la grande valeur du module : ses registres ne sont pas de simples documents, mais des contrôles contraignants sur les achats et les décomptes.
- La barrière des achats
- Lors de l'attribution d'un appel d'offres ou de l'enregistrement d'un bon de commande, les lignes de matériaux qui n'ont pas d'échantillon approuvé (code A ou B) lié au matériau du catalogue ne sont pas acceptées — et des indications apparaissent sur la ligne : ✓ Échantillon approuvé (code …) ou ⚠ Aucun échantillon approuvé. Les services et les lignes sans catalogue sont exclus.
- Le blocage qualité dans les décomptes
- La valeur de tout NCR ouvert ou RFI bloquante (avec un montant bloqué) est exclue du montant approuvé dans le décompte du client — avec un bandeau « blocage qualité » — et l'approbation/le paiement du décompte de sous-traitance contre cet entrepreneur est empêché. Et le blocage est levé automatiquement dès la clôture du NCR ou la réponse à/clôture de la RFI.
07 Les changements techniques, la correspondance et la livraison
Trois registres complètent le cycle du projet : le changement d'ingénierie qui alimente le commercial, le suivi de la correspondance, et le dossier de livraison final.
- Les changements techniques
- Un changement d'ingénierie (de conception/instructions de chantier/ingénierie de la valeur…) avec un impact coût, vente et délai. Le bouton Créer un ordre de changement commercial génère un ordre de changement (VO) dans le module commercial et l'y relie — après son approbation, la valeur du contrat révisée et le revenu entrent (ch. 4). (Nécessite de sélectionner un projet.)
- La correspondance
- Entrante/sortante avec numéro automatique (LTR-…), avec un suivi de « à qui la balle » (nous/eux/clôturé) et des délais de réponse — pour maîtriser vos réclamations et vos notifications avec les parties.
- Les méthodologies et la livraison
- Les méthodologies : les procédures d'exécution avec un niveau de risque et une approbation. Et la livraison : la liste de clôture du projet (plans As-built, manuels d'exploitation et de maintenance, garanties, certificats) avec un statut, un taux d'avancement et un fichier PDF.
08 Les autorisations — et le récapitulatif
| L'action | Propriétaire | Admin | Gestionnaire | Observateur |
|---|---|---|---|---|
| Voir les onze registres (lecture) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Documents et transmissions — créer/nouvelle version | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Soumissions/RFI/inspection/NCR — créer, réviser et clôturer | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Les ponts — ordre de changement · retour de matériaux | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
Tous les registres reviennent aux éditeurs (Propriétaire/Admin/Gestionnaire) pour la création, la revue et la clôture, et l'Observateur ne fait que lire. Remarque : le « consultant/inspecteur » dans les formulaires est un champ texte et non un rôle contraignant dans le système — le code de retour, le résultat de l'inspection et la clôture du NCR sont réglés par n'importe quel éditeur.
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Récapitulatif du chapitre 7 : le bureau technique relie la qualité à l'argent : l'échantillon approuvé ouvre l'achat, la non-conformité/demande bloquante bloque le décompte jusqu'à la clôture, et le changement technique génère l'ordre commercial — au-dessus d'une maîtrise complète des documents (ISO 19650) et d'un dossier de livraison qui clôt le projet. Restent les modules de support (RH et paie, locations, gouvernance) pour des chapitres ultérieurs.