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01 Avant de commencer
Dans les chapitres 4 et 5, nous avons vu les chiffres du coût et des comptes. Ici, nous voyons d'où ils viennent : trois modules opérationnels qui dépensent l'argent — les achats, les magasins et les contrats — et qui alimentent tous « Contrôle des coûts » (ch. 4) et « Finance » (ch. 5).
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Où les trouver ? Les achats et les magasins sont deux onglets au sein du module « Commercial » (Chaîne d'approvisionnement et Magasins) — activés par l'administrateur de la plateforme en activant « Commercial ». Quant aux contrats, c'est un module (add-on) indépendant dans la barre latérale.
02 Achats : le cycle d'achat
Le module s'intitule « Chaîne d'approvisionnement ». Le cycle commence par une demande d'achat, puis un appel d'offres avec comparaison et attribution, puis un bon de commande, puis la réception.
- Onglets du module
- Neuf onglets : Analyses · Demandes d'achat · Approvisionnement (appels d'offres) · Bons de commande · Fournisseurs (AVL) · Contrôle budgétaire · Suivi des livraisons · Retours · Avances.
- Demande d'achat (PR)
- Demandez des articles du catalogue pour un projet et une date de besoin ; le système compare la quantité demandée au budget prévu du projet et signale tout dépassement. Après son approbation, elle peut être convertie en bon de commande. Statuts : brouillon · approuvée · convertie en bon de commande · annulée.
- Demande d'achat consciente du stock (le besoin net)
- Lors de la saisie de la demande, choisissez le Magasin source du solde (avec le projet) et activez Couverture depuis le stock à l'enregistrement ; le système affiche alors pour chaque ligne trois chiffres : le disponible en magasin, la quantité sortie du stock, et la quantité à acheter. À l'enregistrement, la part disponible est sortie du stock automatiquement (par une écriture) et la demande d'achat n'est créée que pour le déficit — et si le stock couvre entièrement la quantité, aucune demande d'achat n'est créée. Exemple : 600 demandés et 400 disponibles → 400 sortis et 200 achetés ; 40 demandés et 60 disponibles → 40 sortis sans achat.
- Appels d'offres (RFQ)
- Invitez plusieurs fournisseurs (ceux agréés dans la liste sont mis en évidence), saisissez leurs offres, comparez les offres côte à côte (le prix le plus bas de chaque ligne est mis en évidence), puis attribuez — l'attribution crée un bon de commande par fournisseur aux prix proposés. Statuts : brouillon · envoyé · en cours de chiffrage · attribué.
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Barrière des échantillons (bureau technique) : vous ne pouvez pas attribuer un RFQ ni enregistrer un bon de commande pour des matériaux qui n'ont pas d'échantillon approuvé (code de revue A/B) dans le bureau technique — message : « Approuvez d'abord son échantillon dans le bureau technique ». (Les services sont exclus.)
03 Bon de commande et rapprochement à trois voies
Le bon de commande est votre engagement envers le fournisseur. Depuis sa page, vous suivez le « rapprochement à trois voies » qui régit l'approbation et la facturation.
- Création et approbation
- À partir de zéro ou par conversion d'une demande approuvée (ou d'un changement technique) : le fournisseur, la devise, les lignes (article/quantité/prix). Le bon est créé au statut En attente d'approbation ; et l'approbation enregistre un engagement dans « Contrôle budgétaire » (et l'annulation le libère). Statuts : en attente d'approbation · approuvé · réceptionné partiellement · réceptionné · annulé.
- Rapprochement à trois voies
- Sur la page du bon, pour chaque ligne : commandé (du bon) · réceptionné (du magasin) · facturé (de la finance). Le badge « ✓ rapproché / partiel / en attente ». Et la facture du fournisseur n'est approuvée pour paiement (ch. 5) qu'avec un rapprochement complet.
- Contrôle du prix et coût d'approche
- Un indicateur de prix « ✓ dans ±5 % » ou une alerte d'écart lorsque la facture diffère du bon. Et le coût d'approche (douanes/transport/dédouanement) s'ajoute au coût unitaire du réceptionné ultérieurement (selon la méthode de valorisation du stock) — le coût réel apparaît ainsi.
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C'est le même rapprochement à trois voies que vous avez vu dans « Dettes fournisseurs » au chapitre 5 — mais ici sous l'angle du bon de commande : les achats produisent le « commandé », les magasins produisent le « réceptionné », et la finance produit le « facturé ».
04 Fournisseurs et contrôle budgétaire
Deux onglets régissent la qualité de la dépense : une liste de fournisseurs agréés, et un registre qui relie les bons de commande au budget du projet.
- Fournisseurs (AVL)
- Qualifiez les fournisseurs, tenez une liste de fournisseurs agréés et évaluez leur performance (façon ISO 9001). Pour chaque fournisseur : un niveau de qualification, des données commerciales (registre/carte fiscale/certificats/compte bancaire), la dépense engagée sur lui, et des évaluations de performance exportables. Statuts d'agrément : en cours de revue · agréé · agréé sous condition · suspendu · rejeté.
- Contrôle budgétaire (les engagements)
- C'est le pont vers « Contrôle des coûts » : pour chaque projet — budget · engagé · réceptionné · facturé · engagement ouvert · non facturé (GR-IR) · disponible. La règle : engagé = bons de commande approuvés ; engagement ouvert = engagé − réceptionné ; non facturé = réceptionné − facturé ; disponible = budget − engagé.
- Suivi des livraisons · Retours · Avances
- Suivi des livraisons : l'attendu face au réceptionné pour chaque bon ouvert (en retard/à temps). Retours : un retour au fournisseur (note de débit) qui diminue le stock. Avances : un acompte versé au fournisseur, régularisé plus tard sur ses créances — les deux sont comptabilisés automatiquement en finance.
05 Magasins : réception et sortie
Le module « Magasin » est une page unique à quatre sections : les magasins, les bons en attente de réception, le solde et la valeur du stock, et le journal des réceptions et l'inspection du consultant.
- Réception (bon de réception / GRN)
- Depuis « Bons en attente de réception », cliquez sur « Réceptionner » : choisissez le magasin de réception et les quantités de chaque article (sans dépasser le reliquat). Un bon de réception est créé, et l'article entre en stock au coût unitaire + coût d'approche. Inspection du consultant : en attente/approuvé/rejeté — et le rejeté est exclu du stock. Sur le plan comptable : stock contre un compte transitoire de réception.
- Sortie sur un projet
- Depuis la ligne du solde, choisissez « Sortie sur un projet » et une quantité — le coût réel (au coût moyen pondéré) est imputé au projet. Sur le plan comptable : coût matériaux du projet contre stock — et c'est ici que le coût des matériaux entre réellement sur le projet.
- Transfert et valorisation
- Le transfert entre magasins déplace la quantité sans effet comptable. Et la valorisation se fait par la méthode du coût moyen pondéré (coût moyen). Les magasins sont de deux types : central et magasin de chantier (lié à un projet).
- Seuil de réapprovisionnement et alertes
- Chaque article a un seuil minimum (point de réapprovisionnement) réglé depuis la colonne Seuil de réappro modifiable dans le tableau du solde. Lorsque le solde tombe au seuil ou en dessous, l'article apparaît dans la section Alertes de réappro avec le montant du déficit et un badge Bas. La sortie est toujours autorisée (jamais bloquée), mais elle met l'article en évidence pour un réapprovisionnement par demande d'achat — et s'intègre à la « demande consciente du stock » ci-dessus.
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Les quantités changent par la réception, la sortie et le transfert (et les retours). Il n'y a pas encore d'onglet inventaire indépendant, mais chaque article dispose désormais d'un seuil de réapprovisionnement avec des alertes lorsque le solde baisse (ci-dessus).
06 Contrats : sous-traitance et générateur
Le module Contrats (module indépendant) comporte deux onglets : Conventions de sous-traitance et Contrats maître d'ouvrage et entrepreneur principal (générateur de contrats).
- Convention de sous-traitant
- Créez une convention : le sous-traitant (un tiers de votre grand livre), le projet, la devise, l'étendue des travaux, le montant proposé et le budget, le taux de retenue de garantie, et la pénalité de retard %/jour et son plafond. Le cycle : brouillon · en attente d'approbation · approuvée · annulée.
- Les décomptes et la barrière qualité
- Depuis la page de la convention, vous émettez les décomptes de l'entrepreneur (leur calcul au chapitre 4). Leur cycle : soumis · vérifié · approuvé · payé · rejeté. Et l'approbation ou le paiement est bloqué par une non-conformité (NCR) ouverte ou une demande d'information (RFI) bloquante contre l'entrepreneur. L'approbation comptabilise automatiquement le coût de sous-traitance et la retenue dans les comptes (ch. 5).
- Générateur de contrats Propriétaire et Admin uniquement
- « Contrats maître d'ouvrage et entrepreneur principal » : renseignez les variables du contrat une seule fois (façon FIDIC 2017), choisissez les documents inclus et les signatures, et un fichier PDF scellé et bilingue est émis avec une page de vérification. Génération de documents uniquement — non relié au coût ni aux comptes.
07 La boucle dépense → coût → comptes
Chaque opération de dépense opérationnelle produit un chiffre dans « Contrôle des coûts » (ch. 4) et une écriture dans « Finance » (ch. 5). Ce tableau relie toute la boucle.
| L'opération (chapitre 6) | Dans Contrôle des coûts (ch. 4) | Dans les comptes (ch. 5) |
|---|---|---|
| Approbation du bon de commande | Enregistrement de l'« engagé » | Registre d'engagements (sans écriture) |
| Réception (GRN) | Remplit le « réceptionné » · engagement ouvert = engagé − réceptionné | Stock contre transitoire de réception |
| Sortie sur un projet | Coût réel des matériaux sur le projet | Coût matériaux du projet contre stock |
| Facture du fournisseur (avec rapprochement à trois voies) | Remplit le « facturé » · GR-IR = réceptionné − facturé | Dettes fournisseurs + TVA déductible |
| Décompte de sous-traitance (approuvé) | Coût de sous-traitance sur le projet | Coût de sous-traitance + retenue + dettes fournisseurs |
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En résumé : les achats produisent l'engagement, les magasins le transforment en stock puis en coût de projet, et les factures et décomptes de sous-traitance le transforment en dettes fournisseurs et en coût — le tout relié par un rapprochement à trois voies (commandé = réceptionné = facturé) et un contrôle de prix à ±5 %. Ce chapitre est donc la source des chiffres que vous lisez aux chapitres 4 et 5.
08 Les autorisations — et le récapitulatif
| L'action | Propriétaire | Admin | Gestionnaire | Observateur |
|---|---|---|---|---|
| Voir Achats/Magasins/Contrats (lecture) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Demandes/bons d'achat · attribution · fournisseurs | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Réception, sortie et transfert au magasin | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Conventions de sous-traitance · approbation de leurs décomptes | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Générateur de contrats (maître d'ouvrage/entrepreneur principal) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La règle : les opérations (achat, réception, sortie, conventions) reviennent aux éditeurs (Propriétaire/Admin/Gestionnaire), et l'Observateur ne fait que lire. Et le générateur de contrats revient au Propriétaire et à l'Admin seuls. Et rappelez-vous les deux barrières qualité : les échantillons approuvés sont une condition du bon de commande, et les non-conformités/demandes bloquantes empêchent le paiement du décompte de sous-traitance.
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Récapitulatif du chapitre 6 : nous avons vu la source de la dépense : les achats (demande → devis → commande), les magasins (réception → solde → sortie) et les contrats (convention → décompte). Avec les cinq chapitres précédents, le cycle du projet est complet — de l'enregistrement, du chiffrage et de l'exécution jusqu'à l'argent, aux comptes et à la dépense. Restent les modules de support (RH et paie, bureau technique, locations, gouvernance) pour des chapitres ultérieurs.