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01 Avant de commencer
Le module Finance est le moteur comptable de PZone ERP : le grand livre, les écritures, les rapports et la clôture. Vous le trouvez dans le menu sous « Finance » (icône du portefeuille) ou à l'adresse /finance — c'est un module additionnel activé par l'administrateur de la plateforme.
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L'idée maîtresse : le livre est alimenté automatiquement. Tout ce que vous avez fait dans les chapitres précédents — décompte client, facture fournisseur, réception et sortie de stock, décompte de sous-traitant, paies, loyer — est comptabilisé ici en écriture en partie double sans intervention. Votre rôle se limite le plus souvent à la configuration, la révision et la clôture, non à la saisie manuelle des écritures.
- Combien d'onglets ?
- 24 onglets dans une barre horizontale, avec par défaut Dettes fournisseurs. Ils vont de la configuration (plan comptable, soldes d'ouverture) à l'exploitation (dettes/créances, écritures) jusqu'aux rapports et à la clôture.
- Qui l'utilise ?
- Un module destiné à la direction : le Propriétaire et l'Admin pour tout, le Gestionnaire pour les opérations (factures, écritures, approbations opérationnelles). Les onglets de politiques et de données sensibles (soldes d'ouverture, rapprochement bancaire, provisions, audit…) sont réservés au Propriétaire et à l'Admin (section 08).
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Deux règles comptables régissent le module : (1) une écriture comptabilisée ne se modifie pas — on la corrige par une écriture de contre-passation. (2) Chaque événement est comptabilisé une seule fois et automatiquement contre-passé à la réouverture de son document — donc aucun doublon ni redondance.
02 La configuration comptable initiale
Avant que la comptabilisation automatique fonctionne sans accroc, le comptable met en place la base une seule fois — et l'essentiel est prêt ou facultatif.
- Plan comptable
- Créé automatiquement selon le modèle égyptien à la première ouverture de l'onglet, et entièrement modifiable (code · nom · type · compte parent). Les comptes dotés d'une « clé système » sont ceux qui reçoivent les comptabilisations automatiques — ne les supprimez pas, désactivez-les au besoin. Et un compte sur lequel il y a un mouvement ne se supprime pas (il se désactive seulement).
- Soldes d'ouverture Propriétaire et Admin
- Saisissez la balance d'ouverture à la date de démarrage : elle est comptabilisée en une seule écriture ; tout écart va au « capital des soldes d'ouverture ». Une nouvelle saisie contre-passe l'ancienne et comptabilise la nouvelle.
- Centres de coût Propriétaire et Admin
- Définissez-les tôt (code · nom) pour étiqueter les lignes d'écritures et de paie, afin d'obtenir le rapport produit/coût/net par centre.
- Les périodes et les autres politiques
- Les périodes sont ouvertes par défaut et vous les clôturez mois par mois (section 07). Réglez les seuils d'approbation (écritures et paiements), les taux de change, les taxes et la facture électronique selon vos besoins.
03 La comptabilisation automatique : le cœur du module
C'est le concept le plus important du chapitre. Les événements opérationnels des autres modules produisent des écritures en partie double dans le grand livre automatiquement — et c'est à partir du livre que sont construits tous les rapports.
- Le décompte du client
- À l'approbation : produit des contrats + créances clients + retenue de garantie à l'actif + TVA exigible. Au paiement : encaissement bancaire en contrepartie des créances.
- La facture du fournisseur
- À l'approbation du paiement (après le rapprochement à trois voies) : dettes fournisseurs + TVA déductible. Au paiement : banque en contrepartie des dettes (avec les écarts de change s'il y en a).
- Le magasin
- La réception (GRN) : stock en contrepartie d'un compte intermédiaire de réception. La sortie vers un projet : coût des matériaux du projet en contrepartie du stock — et c'est là que le coût des matériaux entre au compte de résultat, étiqueté au projet.
- Décompte de sous-traitant · paies · loyer
- Décompte de sous-traitant approuvé : coût de sous-traitance + retenue de sous-traitance ; et payé : banque. Les paies : charge de salaires répartie sur les centres de coût et les projets en contrepartie des dettes (contributions sociales/taxes/net). Le loyer mensuel et les mouvements d'actifs sont comptabilisés de même.
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Comme chaque écriture automatique porte sa source, depuis les « écritures du journal » vous pouvez retracer n'importe quel chiffre des rapports jusqu'à l'événement qui l'a créé.
04 Dettes fournisseurs et créances clients
Deux onglets opérationnels quotidiens : Dettes fournisseurs (ce que vous devez aux fournisseurs) et Créances clients (ce que les clients vous doivent).
- Les dettes fournisseurs
- Les factures sont créées à partir des bons de commande (Achats) : choisissez le bon, et ses lignes viennent. L'approbation du paiement exige un rapprochement à trois voies complet ; l'écriture est alors comptabilisée et la facture devient « approuvée au paiement ». Les colonnes : la facture · le fournisseur · le bon de commande · la date · le total · l'état (reçue/approuvée/payée/annulée).
- Le verrou d'approbation du paiement
- Lorsque la facture dépasse un seuil déterminé, l'action « approbation du paiement » n'apparaît que pour le Propriétaire et l'Admin ; les autres voient « en attente d'approbation du paiement » — une séparation des tâches qui protège le décaissement. La règle interdit le paiement avant l'approbation.
- Les créances clients
- Les créances des clients issues des décomptes approuvés : l'« en cours » = approuvé et non encaissé. L'onglet affiche le facturé, l'encaissé, l'en cours et la retenue de garantie chez les clients, avec la balance âgée, l'historique de recouvrement et un relevé de compte — l'essentiel en lecture seule, hormis l'enregistrement des actions de recouvrement.
05 Écritures, comptes et audit
Même avec la comptabilisation automatique, les écritures manuelles restent disponibles pour les cas exceptionnels — encadrées par des contrôles qui protègent l'intégrité des livres.
- Les écritures du journal
- Une écriture en partie double (débit = crédit), et la règle impose l'équilibre à la comptabilisation. Ce qui est comptabilisé est non modifiable — corrigé par une écriture de contre-passation. Les écritures automatiques apparaissent ici aussi, chacune avec l'insigne de sa source.
- L'approbation et la séparation des tâches
- Les écritures manuelles au-dessus d'un seuil donné deviennent des brouillons en attente d'approbation du Propriétaire/de l'Admin avant la comptabilisation ; les autres voient « en attente de l'approbateur ». (De même que le verrou d'approbation du paiement dans les dettes fournisseurs.)
- Le plan comptable
- Sa modification revient aux éditeurs : ajout/renommage/activation. Ne supprimez pas un compte « clé système » ni un compte sur lequel il y a un mouvement — désactivez-le seulement.
- Le journal d'audit Propriétaire et Admin
- Une trace non modifiable des changements les plus importants (les écritures, le plan comptable, les factures fournisseurs) : quand · qui · l'enregistrement · l'action · le changement.
06 Les rapports financiers
Tous les rapports sont construits à partir des seules écritures comptabilisées. Depuis l'onglet Rapports financiers vous imprimez le compte de résultat et le bilan (avec vérification de l'équation du bilan) ; les autres états sont dans leurs onglets.
| L'état / le rapport | Où le trouver |
|---|---|
| Le compte de résultat et le bilan | Onglet « Rapports financiers » |
| La balance générale | Onglet « Balance générale » |
| Le tableau des flux de trésorerie · les variations des capitaux propres | Exportés depuis l'onglet Rapports |
| La prévision de trésorerie (mensuel 6 mois · hebdomadaire 13 semaines · entreprise ou projet · avec graphique) | Onglet « Prévision de trésorerie » |
| Budget vs réalisé | Onglet « Budget vs réalisé » |
| Le coût des projets (estimation à l'achèvement · la marge) | Onglet « Coût des projets » |
| La rentabilité des projets d'après le livre | Exportée depuis l'onglet Rapports |
| La déclaration de TVA et le registre fiscal | Les onglets Taxes / Facture électronique |
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La plupart de ces rapports s'exportent vers Excel et PDF. Et le « Coût des projets » et le « Budget vs réalisé » relient les livres à vos projets : le coût réel de chaque projet face à son budget.
07 Périodes et clôture
L'onglet Périodes clôture les livres et déclenche la comptabilisation du loyer mensuel. La clôture se fait à deux niveaux — ne les confondez pas.
- La clôture des mois
- Une grille de douze mois par an ; la clôture du mois fait interdire par la règle toute comptabilisation dans ce mois (la réouverture reste possible pour les éditeurs). Depuis le même onglet, la comptabilisation du loyer mensuel pour chaque contrat actif (ce qui est déjà comptabilisé est ignoré).
- La clôture annuelle
- Une écriture datée du 31 décembre met à zéro les comptes de produits et de charges vers les résultats non distribués, puis tous les mois sont clôturés. On revient en arrière en contre-passant l'écriture de clôture.
- Deux niveaux de clôture différents
- La clôture de la période comptable (ici) clôture les livres au niveau de l'entreprise. Quant à la clôture de la période de facturation (au niveau du projet, depuis le module de facturation — ch. 4), elle fige l'instantané des « travaux en cours » de cette période. Ne les confondez pas.
- La clôture du projet
- Il n'existe pas de bouton unique « clôturer un projet » ; elle se réalise en pratique par trois choses : (1) la libération des retenues de garantie du projet, (2) les clôtures de ses périodes de facturation, (3) la clôture annuelle des livres.
08 Les autorisations — et la synthèse
| L'action | Propriétaire | Admin | Gestionnaire | Observateur |
|---|---|---|---|---|
| Consulter les dettes/créances, écritures et rapports (lecture) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Factures fournisseurs — créer/approuver/payer | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Écritures manuelles — créer/comptabiliser | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Plan comptable · périodes · actifs | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Approbation des paiements/écritures au-dessus du seuil · libération des retenues de garantie | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Les onglets sensibles (ouverture · bancaire · provisions · audit · régies · périodique · centres de coût) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La règle : les opérations (factures, écritures, comptes, périodes) reviennent aux éditeurs (Propriétaire/Admin/Gestionnaire) ; et les approbations sensibles (approbation du paiement, approbation des écritures, libération des retenues de garantie) et les onglets de politiques reviennent au Propriétaire et à l'Admin seuls — une séparation des tâches pour protéger les fonds et les livres.
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La synthèse du livre jusqu'ici : de l'inscription et l'entreprise (ch. 1), à la bibliothèque et le chiffrage (ch. 2), à l'exécution et le suivi (ch. 3), à l'argent et les décomptes (ch. 4), aux livres et la clôture (ch. 5) — un cycle de projet complet, de l'offre à la clôture. Les modules de dépenses et de support (les achats, les magasins, les contrats et les ressources humaines…) restent pour des chapitres ultérieurs.