Chapitre 4 — Le suivi financier

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Avant de commencer
Tableau de bord financier du projet
Contrôle des coûts
Travaux supplémentaires
Décomptes et travaux en cours
Retenue de garantie et garanties
Décomptes des sous-traitants
Autorisations et récapitulatif

01 Avant de commencer

Au chapitre 3, vous avez exécuté vos tâches et enregistré leur avancement quotidien et leurs quantités de métré. Nous bouclons maintenant la boucle : nous transformons le travail réalisé en argent — nous surveillons la rentabilité, nous réclamons des décomptes au client et nous retenons les garanties — et nous voyons tout cela dans un tableau de bord financier unique pour le projet.

Tous les écrans de ce chapitre sont des onglets du module « Commercial » (au lien /boqs, l'extension « Commercial » est activée par l'administrateur de la plateforme) — le même module dans lequel vous avez chiffré votre projet au chapitre 2. Les quatre nouveaux onglets financiers : Tableau de bord · Contrôle des coûts · Travaux supplémentaires · Facturation et travaux en cours.

Trois moteurs lisent les chapitres 2 et 3 : le chiffrage de base (ch. 2) donne le budget et la vente ; le métré exécuté (ch. 3) donne le pourcentage d'avancement ; et les coûts réels (achats, magasins et factures, ou saisie manuelle) donnent le coût réel. À partir de ces trois éléments se construisent la valeur acquise, le décompte et le tableau de bord financier.

Figure 1 — La base chiffrée et l'exécution alimentent trois moteurs (contrôle des coûts, travaux supplémentaires, décomptes), qui convergent tous vers le tableau de bord financier du projet

02 Tableau de bord financier du projet

Le premier onglet de « Commercial » est Tableau de bord, dont le titre dans l'application est « Tableau de bord financier du projet » — une vue exécutive en lecture seule sur un seul projet : de grands indicateurs, une courbe en S et des alertes. Choisissez le projet en haut du module et le tableau de bord se met à jour.

Figure 2 — Tableau de bord financier du projet : les cartes d'indicateurs et la courbe en S qui compare la valeur acquise, le coût réel et le facturé de manière cumulée

Les quatre indicateurs: Valeur du contrat (révisée) = vente de base + travaux supplémentaires approuvés · Avancement par la méthode coût/coût · CPI (au-dessus de 1 = bénéfice, en dessous de 1 = dépassement) · Marge à ce jour (produit reconnu − coût).
Courbe en S: Trois lignes cumulées mensuelles : la valeur acquise (à partir du métré exécuté), le coût réel (factures + sorties de magasin + saisie manuelle), le facturé (cumul des décomptes). Un écart du facturé en dessous de l'acquis = sous-facturation.
Les alertes: CPI faible et dépassement prévu · sous-facturation · prix de catalogue manquants · quantités manquantes · postes ayant dépassé leur budget. Traitez-en les causes dans les autres onglets.

Ce tableau de bord est agrégé et en lecture seule ; la saisie effective se fait dans les onglets suivants.

03 Contrôle des coûts : la valeur acquise

L'onglet Contrôle des coûts (son titre : « Suivi des coûts » — « le coût prévu vs réel pour chaque produit, enregistré au fur et à mesure de l'exécution des travaux »). C'est ici le cœur du suivi financier : les cartes de valeur acquise (EVM), un tableau de coût par produit et un écran de saisie du réel.

Figure 3 — Les six cartes de valeur acquise : le budget, l'acquis (et son pourcentage), le réel, le CPI, la prévision et l'écart à l'achèvement

Comment se calculent-elles ?: BAC = somme des budgets des postes (du chiffrage ch. 2). Pourcentage du poste = quantité exécutée ÷ quantité planifiée (du métré ch. 3). EV = Σ (pourcentage du poste × son budget). AC = source unique par poste (saisie manuelle → sortie de magasin → facture fournisseur) sans double comptage. CPI = EV ÷ AC. EAC = BAC ÷ CPI. VAC = BAC − EAC (positif = économie prévue, négatif = dépassement).
Un tableau par poste: Il s'ouvre depuis la carte de valeur acquise : poste du bordereau des quantités · budget · % d'avancement · acquis · réel · écart (EV − AC).
Le tableau des produits: Une ligne par produit sous sa tâche, chaque valeur prévue (P) au-dessus de la réelle (R) : la colonne Avancement (depuis la tâche d'exécution), la quantité, le prix unitaire, le fournisseur et le coût, puis l'écart. Un contour rouge = dépassement du budget, vert = dans le budget. Déplier la ligne révèle : engagé (bons de commande) · facturé · sorti du magasin · les écarts de quantité, de prix et de durée.
Saisie du réel pour les éditeurs: L'icône crayon sur le produit ouvre une fenêtre : la quantité réelle, le prix unitaire et sa devise (un avertissement s'affiche si la devise diffère de celle du projet), le fournisseur, le pays d'origine, les dates de début et de fin réelles et des remarques. Filtrage du tableau : tout / saisi / dépassement du budget / non saisi, et export vers Excel et PDF.

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Comme le pourcentage d'avancement provient du métré exécuté (ch. 3), l'enregistrement de vos visites dans le métré met à jour la valeur acquise ici automatiquement — il vous reste à enregistrer le coût réel de chaque produit.

04 Travaux supplémentaires (ordres de modification)

L'onglet Travaux supplémentaires (son titre : « Ordres de modification »). Tout changement dans le périmètre du contrat — ajout ou retrait — s'enregistre ici comme ordre de modification, et seul celui qui est approuvé modifie la valeur du contrat sur laquelle sont calculés les décomptes et le pourcentage d'avancement.

Les cartes supérieures: Vente de base (de la version de base figée au ch. 2) · Vente calculée actuelle · Ordres de modification approuvés · Valeur du contrat révisée = vente de base + somme de la vente des ordres approuvés.
Les champs de l'ordre de modification: Un numéro séquentiel automatique par projet · le titre · la description · Δ Coût · Δ Vente (une valeur négative signifie un retrait/une réduction et s'affiche en rouge) · l'état · des remarques · qui a décidé et quand.
Le cycle: Proposé → Approuvé ou Rejeté (et il peut être rouvert vers « Proposé »). Seul l'approuvé entre dans la valeur du contrat révisée.
Les autorisations: L'ajout, la modification, l'approbation et le rejet reviennent aux éditeurs (propriétaire/administrateur/gestionnaire) ; la suppression au propriétaire et à l'administrateur. Il n'y a pas de « rôle d'approbateur » distinct — celui qui peut modifier approuve.

Important : la valeur du contrat révisée est la base du pourcentage d'avancement et du produit reconnu dans les décomptes (section suivante). Approuver un ordre de modification relève donc le plafond de ce qui peut être facturé — n'approuvez qu'après avoir vérifié la valeur.

05 Décomptes et travaux en cours

L'onglet Facturation et travaux en cours (son titre : « Décomptes et travaux en cours »). Ici, vous réclamez au client la valeur de ce qui a été réalisé — selon le pourcentage d'avancement (la norme égyptienne 48 / IFRS 15) — et vous suivez les travaux en cours et les retenues.

Figure 4 — Le calcul du décompte : le cumul moins l'approuvé précédemment = l'actuel, puis l'ajout de la TVA et la déduction de la retenue, des taxes et de l'avance = le net à payer

Créer un décompte: Jusqu'à une période · le cumul (prérempli avec le produit reconnu) · le taux de retenue de garantie (5% par défaut) · la déduction de l'avance · TVA 14% · RS (retenue à la source) 1% · autres déductions · remarques.
Le verrou qualité: La valeur des non-conformités (NCR) ouvertes et des demandes d'informations bloquantes (du bureau technique, ch. 3) est exclue du montant approuvable, et une bannière d'alerte s'affiche sur le brouillon — ne facturez pas un travail suspendu pour un défaut de qualité.
Les travaux en cours (WIP): Selon la norme 48 : le produit reconnu = valeur du contrat révisée × (coût à ce jour ÷ coût total estimé). D'où : surfacturation/sous-facturation (facturé − reconnu), la marge (reconnu − coût) et les retenues chez le client.
Le cycle et la clôture: Brouillon → Soumis → Approuvé → Payé, avec une comptabilisation automatique à l'approbation (produit) et au paiement (produit + encaissement). La clôture de période mensuelle fige les chiffres, et l'approuvé/payé s'exporte vers la facture électronique (ETA).

06 La retenue de garantie et les garanties

Chaque décompte retient un pourcentage (5% par défaut) comme garantie de bonne exécution. Le système suit ces retenues dans le registre des retenues (un onglet du module « Finance »).

Deux volets: Retenu chez le client (une créance/un actif pour vous) sur vos décomptes, et retenu chez les sous-traitants (une dette pour vous) sur leurs décomptes — les deux issus des écritures comptables comptabilisées automatiquement.
Les âges et la libération: Le registre est présenté par âges (jusqu'à 90 / 180 / 365 / plus) pour faire ressortir les retards. À l'échéance de la libération, une opération de libération est enregistrée avec un montant, une date et une note, et une écriture d'extourne est comptabilisée. Le solde = retenu − libéré.
Où le voir ?: Sur chaque décompte (la ligne de retenue et le net), dans le récapitulatif des travaux en cours (« retenues chez le client ») et dans le registre des retenues de la Finance.

07 Les décomptes des sous-traitants

Le revers des décomptes : de même que vous réclamez au client, les sous-traitants vous réclament leurs décomptes. Vous les trouvez dans le module Contrats (l'extension Subcontracts est activée par l'administrateur de la plateforme) → ouvrir le contrat de sous-traitance → la section des décomptes du sous-traitant.

Les champs: Un numéro automatique · la date · le montant réclamé · le retenu · le pourcentage d'avancement réclamé. Le net = réclamé − retenu. Le contrat porte le taux de retenue, la pénalité de retard et son plafond, ainsi que la valeur contractuelle.
Le cycle: Soumis → Vérifié → Approuvé → Payé / Rejeté, avec une comptabilisation du coût à l'approbation et un paiement au règlement.
Le verrou qualité: L'approbation ou le paiement est bloqué en présence d'une non-conformité ouverte ou d'une demande d'informations bloquante à l'encontre de ce sous-traitant — le même lien avec le bureau technique.

Le miroir comptable : le décompte du client est un produit, le décompte du sous-traitant est un coût — les deux sont comptabilisés automatiquement dans les livres de la « Finance ».

08 Les autorisations dans les écrans financiers — et le récapitulatif

Action	Propriétaire	Administrateur	Gestionnaire	Observateur
Afficher les onglets financiers (tableau de bord/contrôle/supplémentaires/facturation)	✔	✔	✔	✔
Contrôle des coûts — saisie du réel	✔	✔	✔	✖
Travaux supplémentaires — ajouter/modifier/approuver/rejeter	✔	✔	✔	✖
Travaux supplémentaires — supprimer	✔	✔	✖	✖
Décomptes — créer/approuver/payer/envoyer ETA	✔	✔	✔	✖
Décomptes — supprimer un brouillon	✔	✔	✖	✖

La règle générale : la modification revient aux éditeurs (propriétaire/administrateur/gestionnaire) et la suppression au propriétaire et à l'administrateur. Le registre des retenues et les décomptes de sous-traitance vivent dans les modules « Finance » et « Contrats » ; et l'approbation/le paiement d'un décompte de sous-traitance est bloqué par la qualité (non-conformité ou demande bloquante).

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Récapitulatif du chapitre 4 : le travail réalisé (ch. 3) fait monter la valeur acquise dans le contrôle des coûts, les ordres de modification ajustent la valeur du contrat, d'où sont émis les décomptes au client avec la retenue de garantie — et le tableau de bord financier réunit tout cela en indicateurs et en une seule courbe. Étape suivante : la clôture des périodes et du projet, et la comptabilité complète dans le module « Finance » — dans un chapitre ultérieur.