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01 Antes de empezar
El módulo Alquileres está destinado a las propiedades que tu organización arrienda a propietarios (la organización es el «arrendatario») —a menudo apartamentos para alojar al personal y almacenes para guardar materiales. Gestiona el contrato, el propietario, el depósito y las inspecciones, y alimenta la contabilización del alquiler mensual en Finanzas.
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Un complemento que activa el administrador de la plataforma para cada organización por separado (el enlace
/rentals, el menú «Alquileres»). Tiene 8 pestañas: panel de control · contratos de alquiler · equipos · inspecciones · órdenes de compra · informes y salidas · alertas · datos maestros.!
Dos avisos importantes: (1) El módulo gestiona propiedades y equipos; el alquiler de propiedades aquí es un arrendamiento (la organización es arrendataria), mientras que los equipos van en dos sentidos —alquiler a terceros y arrendamiento para los proyectos (sección 7). (2) Este «alquiler de propiedades» está totalmente separado del «alojamiento de la mano de obra» en Logística de obra; son dos pantallas distintas y dos cuentas contables distintas —no los confundas.
02 El contrato de alquiler: el núcleo
Todo en el módulo gira en torno al contrato de alquiler (la pestaña «Contratos de alquiler» → Nuevo contrato). Cada contrato tiene un número automático (RC-…), y sus campos se agrupan así:
- La unidad y la ubicación
- La zona, la dirección de la unidad (obligatoria), la descripción, el número de edificio/planta/unidad, y el tipo de unidad: Residencial / Almacén / Otra. El contrato puede vincularse a un proyecto (opcional —clasificación/filtrado, véase la sección 6).
- El propietario, la duración y el importe
- El propietario (arrendador), las fechas de inicio y fin (el fin posterior al inicio), la descripción de la duración y el número de meses (se sugiere a partir de las fechas), el costo mensual y el valor total del contrato.
- El depósito (fianza)
- El importe del depósito pagado y su estado: pagado en su totalidad / devuelto / devuelto parcialmente / sin definir / confiscado, y el importe y la fecha de devolución (se ajustan más adelante en la liquidación —sección 5).
- El pago (cómo se abona el alquiler)
- El día de pago (texto libre), la frecuencia: mensual / quincenal / cada varios meses, y el método: transferencia al propietario / fondo de custodia / transferencia al representante / en efectivo (con «fondo de custodia» se requiere el nombre del responsable del fondo).
- La ocupación y el estado
- El número de habitaciones, camas y ocupantes (y se calcula el costo por persona al instante, sin almacenarlo). Y el estado: activo / pendiente de renovación / finalizado / cancelado por decisión / vacante —y «cancelado por decisión» exige el motivo de cancelación y quién la decidió.
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El estado es totalmente manual: un contrato vencido en su fecha no pasa automáticamente a «finalizado» —permanece como lo dejaste y solo aparece en las listas de alertas/informes (sección 7). No hay un ciclo independiente de renovación/rescisión anticipada; renovar = modificar las fechas o el estado. Y «cancelar» es un borrado lógico (no un borrado definitivo desde la pantalla).
03 Datos maestros
La pestaña Datos maestros reúne las listas sobre las que se construye el contrato, en cuatro apartados:
- Las zonas
- Clasificación interna de las ubicaciones (nombre + activada), y las zonas pueden vincularse a los proyectos con fines de informes.
- Los propietarios
- El arrendador como entidad completa: el nombre, el número nacional, la existencia de un representante (con su nombre y su número nacional), y una lista de teléfonos. (Le corresponde el «estado de cuenta del propietario» en los informes.)
- Los beneficiarios
- La parte a la que sirve la unidad: una categoría laboral o una persona concreta —y el contrato se vincula a uno o más beneficiarios.
- Plantillas de inspección
- Listas de verificación predefinidas (apartados y puntos) para las unidades residenciales y los almacenes, que se usan en la inspección y se editan aquí.
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Al contrato se adjuntan archivos clasificados (copia del contrato · prueba de propiedad/poder notarial · licencia de protección civil · póliza de seguro · informe de inspección · otros) con fecha de caducidad —y los dos documentos críticos se controlan en las alertas.
04 Inspecciones: entrada y salida
La pestaña Inspecciones documenta el estado de la unidad con fotos, contadores y evaluación, en tres tipos: entrada (check-in), salida (check-out) y periódica (para los almacenes).
- Los tipos
- Entrada al ocupar la unidad, salida al dejarla, y periódica para el seguimiento de los almacenes. Cada inspección se basa en una plantilla de verificación con puntos evaluados (bueno/funciona/requiere atención/dañado), fotos y un importe de descuento, con lecturas de contadores (electricidad/agua/gas) y cálculo del consumo.
- El ciclo y el bloqueo
- La inspección es un borrador hasta que se capturan las firmas de la empresa y el propietario, tras lo cual pasa a firmada y se bloquea definitivamente (no se editan ni ella ni sus puntos). El botón Crear salida clona una entrada firmada (con sus puntos y contadores) para comparar «antes/después».
- La periódica y la superación del plazo
- Los almacenes tienen una inspección periódica; y la alerta destaca los almacenes cuya última inspección ha superado el plazo establecido (por defecto 180 días, editable).
05 El depósito y su liquidación
Al dejar la unidad, la fianza del depósito se liquida a partir de una salida firmada: se determina lo devuelto y lo descontado, se genera un asiento contable y se actualiza el estado del depósito en el contrato.
- Cuándo y dónde
- Desde la página de la inspección, solo sobre una salida firmada, con el botón de aplicar la liquidación —así se actualizan los campos del depósito en el contrato, se genera el asiento y su número se sella en la inspección.
- El asiento
- Cargo a la cuenta Caja (lo devuelto) + cargo a la cuenta Gasto por daños (los descuentos con tope en el depósito), con abono a la cuenta Depósitos de alquiler (total de la fianza).
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La liquidación es unidireccional y no se revierte desde la pantalla, y la inspección firmada es un registro legal bloqueado. Además, la liquidación requiere permiso de Finanzas —el editor de Alquileres por sí solo no puede contabilizar.
06 Facturación mensual: dónde se contabilizan los alquileres
No hay «factura» en el módulo de Alquileres, ni un botón de contabilización dentro de él. El alquiler mensual se contabiliza desde Finanzas (la pantalla de períodos del libro mayor) —y Alquileres solo lo alimenta con los contratos.
- Quién contabiliza y cuándo
- El contable desde Finanzas → Períodos del libro mayor: previsualiza el alquiler del mes y luego lo contabiliza. La contabilización no se repite para el mismo mes y el mismo contrato (protegido por diseño).
- Qué contratos se contabilizan
- Los contratos «activo» o «pendiente de renovación» con un costo mensual mayor que cero y cuya duración solape con el mes elegido —un mes completo por contrato sin prorrateo.
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Vincular el contrato a un proyecto es solo una etiqueta para filtrar e informar dentro de Alquileres: el asiento del alquiler mensual y la liquidación del depósito no llevan el número del proyecto, por lo que el costo del alquiler no entra en el informe de costo del proyecto, y no hay vínculo con una partida de medición.
07 Alquiler de equipos
Además de las propiedades, el módulo gestiona el alquiler de equipos de construcción —pesados o ligeros— en dos sentidos, y vincula su facturación directamente al libro mayor. Lo encuentras en Alquileres → pestaña «Equipos» (dos apartados: «Equipos» y «Contratos de alquiler»).
- Los dos sentidos
- Alquiler a terceros (alquilas tus equipos a un cliente → ingreso) o arrendamiento para tus proyectos (arriendas de un proveedor → costo). El sentido determina el asiento contable.
- El registro de equipos
- Los datos de cada equipo: la categoría (pesado/ligero), la marca, el modelo y la matrícula/número de serie, el contador de horas, las tarifas predeterminadas (por hora/día/semana/mes) y el estado (disponible/alquilado/mantenimiento/retirado).
- La base de facturación
- Cada contrato tiene una base: por hora · por turno · por día · por semana · por mes, y un precio por unidad. Con componentes adicionales: operador (con tarifa por unidad), combustible (incluido en el precio / facturado por el real / excluido), transporte y montaje (Mobilization —una sola vez), seguro e IVA.
- El registro de uso (el contador)
- Para los contratos por hora/turno/día: se registran las lecturas de uso (cantidad, o contador inicial/final que calcula la cantidad automáticamente, y litros de combustible). Y la facturación puede rellenarse a partir del uso no facturado, que se marca como «facturado» para que no se compute dos veces.
- La facturación y la contabilización
- Creas un «período de facturación» (borrador) que muestra el detalle en vivo (base + operador + combustible + transporte + IVA = el total), y luego lo contabilizas en el libro con un solo botón. La contabilización es idempotente por período, y «cancelar» revierte el asiento y libera el uso.
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Las dos cuentas nuevas se crean automáticamente en la primera contabilización: «Ingreso por alquiler de equipos» (4110) y «Costo de alquiler de equipos» (5120) —renombrables en el plan de cuentas como el resto de las cuentas del sistema.
08 Alertas, informes y órdenes de compra
Tres pestañas operativas te mantienen al tanto: las alertas, los informes y salidas, y las órdenes de compra.
- Las alertas
- Listas calculadas sobre las fechas: contratos vencidos / a punto de vencer, documentos críticos próximos a caducar (protección civil/seguro), y almacenes que han superado el plazo de la inspección periódica (el umbral es editable por los editores).
- Los informes y salidas
- Múltiples informes: detallado por zona · resumen total · contratos finalizados · por beneficiario · estado de cuenta del propietario · depósitos · contratos sin orden de compra o no conformes con ella · unidades vacantes · pago mensual · costo por persona y ocupación · registro de auditoría.
- Las órdenes de compra
- Números de referencia de texto que se introducen manualmente en el contrato (número/número de meses/valor), sin vínculo con el módulo de Compras. La pestaña es, en esencia, una pantalla de conciliación que destaca los contratos sin orden de compra o no conformes (avisos no bloqueantes).
09 Los permisos — los límites — y el resumen
| Acción | Propietario | Administrador | Gestor | Observador |
|---|---|---|---|---|
| Ver todas las pestañas (lectura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Contratos · inspecciones · datos maestros — crear/editar | ✔ | ✔ | ▲ | ▲ |
| Gestionar los «editores autorizados» · eliminar definitivamente los datos maestros | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Contabilizar el alquiler mensual · liquidar el depósito | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
▲ = solo si la persona se añade a la lista de «editores autorizados» (la gestiona el propietario/administrador), con independencia de su rol. La edición corresponde en general al propietario/administrador o a los editores de Alquileres; y la inspección firmada está bloqueada para todos. En cuanto a la contabilización mensual y la liquidación del depósito, requieren permiso de Finanzas. Y el módulo solo aparece para las organizaciones a las que se les ha activado el complemento «Alquileres».
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Resumen del capítulo 9: Alquileres gestiona las propiedades arrendadas (apartamentos y almacenes) en torno a un contrato central que reúne al propietario, la unidad y el depósito, custodiado por inspecciones firmadas y bloqueadas con contadores y evaluación, y alimenta el alquiler mensual y la liquidación del depósito en Finanzas. Recuerda los límites: el alquiler de propiedades aquí es un arrendamiento para la organización (y el alquiler de equipos va en dos sentidos —sección 7), el módulo está separado del alojamiento de la mano de obra, el estado es manual, y el alquiler mensual de propiedades es un mes completo que no se atribuye al proyecto. Con esto se completan los módulos de apoyo, y queda la Gobernanza y los permisos como último capítulo.