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01 Antes de empezar
El módulo de Recursos humanos gestiona el ciclo de vida del empleado: la apertura de su expediente y su contrato, luego sus vacaciones y sus anticipos, hasta el proceso de nómina mensual que convierte los salarios en asientos contables en el libro mayor y distribuye su costo entre tus proyectos.
/hr-hub, el menú «Recursos humanos»). El centro tiene varias pestañas, y la nómina, las vacaciones y las analíticas de recursos humanos aparecen solo para el Propietario y el Administrador; en cambio, el directorio simplificado lo ve todo el mundo.02 Los empleados: dos modelos de datos
Antes de cualquier acción, comprende que el «empleado» se almacena en dos lugares distintos para dos fines distintos — y esto explica por qué quien introduces aquí no aparece allí.
El directorio simplificado profiles
Se basa en las cuentas de la plataforma (los miembros de la organización). Sus campos: nombre · móvil · puesto · foto · indicador «empleado». Sobre él se construyen las estructuras de nómina y los procesos.
El acceso: menú «Recursos humanos» → pestaña Empleados.
El registro de empleados hr_employees
Un expediente de recursos humanos completo (identidad · contrato · banco · seguro · departamento…). Sobre él se construyen las vacaciones, los anticipos y la asistencia y la distribución del costo.
El acceso: página Mi perfil → pestaña Empleados (para el Propietario/Administrador).
03 Los expedientes de empleados y los contratos
La pestaña Registro de empleados (página «Mi perfil» → Empleados) es el expediente completo del empleado, con subpestañas: el expediente · la contratación · la distribución · los contratos · los documentos · la evaluación.
- Registro de empleados
- El único campo obligatorio es el nombre completo. E incluye: número de empleado, número nacional, la nacionalidad y su tipo (nacional/expatriado), el nacimiento y el estado civil, el contacto y la persona de emergencia, la fecha de incorporación, el departamento/puesto/especialidad/centro de costo/jefe directo, el tipo de empleo (tiempo completo/parcial/temporal/por contrato), el tipo de contrato (permanente/de duración determinada/estacional), el estado (en activo / de vacaciones / suspendido / con servicio finalizado), la jurisdicción (Egipto/Arabia Saudí/Emiratos/Catar/Omán), los datos bancarios (nombre/cuenta/IBAN) y el seguro. Un botón para enlazar a un miembro rellena los campos desde una cuenta de plataforma existente.
- Los contratos
- Referencia, tipo, inicio/fin/período de prueba, el salario base, los complementos y los días de vacaciones anuales, las horas de trabajo, el plazo de preaviso, el estado, la fecha de firma y un archivo PDF.
- Los documentos
- Número nacional/contrato/certificado/permiso de trabajo/médico/otros, las fechas de emisión y de caducidad, y la subida de un archivo o el pegado de un enlace. Y la pestaña «Cumplimiento y alertas» hace seguimiento de la proximidad de la caducidad de los documentos.
- Los departamentos
- Un árbol de departamentos (código/nombre/departamento padre/centro de costo) en la pestaña Departamentos — organiza a los empleados y vincula su costo a sus centros.
04 La nómina: la estructura y los procesos
La pestaña Nómina (confidencial — para el Propietario/Administrador). Cuatro subpestañas: estructura de nómina · procesos mensuales · anticipos y préstamos · ajustes.
- Estructura de nómina
- Por cada miembro: salario base mensual + complementos + (opcional) salario asegurable. Se construye sobre el directorio simplificado (los miembros de la plataforma).
- Los procesos mensuales
- Un solo proceso por mes (formato YYYY-MM, no se repite). Su ciclo: Vista previa → Crear borrador → Contabilizar en el libro mayor (contabilizada) → Contabilizar el neto a pagar (pagada). Solo el borrador se elimina. Las líneas del proceso son una instantánea del momento de su creación — cambiar la estructura después no actualiza un borrador existente.
- El motor de cálculo
- El total = base + complementos. Egipto (por defecto): seguridad social (con mínimo/máximo) para las cuotas del empleado y del empleador, y un impuesto sobre la renta progresivo tras la exención personal. El Golfo: seguridad social (GOSI) según el tipo de nacionalidad y sin impuesto sobre la renta.
- Los recibos y los ajustes
- Una hoja de nómina en PDF para todo el proceso, y un recibo de salario en PDF por cada empleado. Y la pestaña Ajustes define la jurisdicción («cargar una configuración lista»), los porcentajes de la seguridad social y sus límites, la exención personal y los tramos del impuesto.
05 Los anticipos y los préstamos
La pestaña Anticipos y préstamos: conceder un anticipo al empleado y recuperarlo en cuotas mensuales automáticamente desde el proceso de nómina — con la condición del enlace.
- Concesión del anticipo
- El importe del anticipo y el número de cuotas. El asiento: de cta/ anticipos a empleados, a cta/ banco. El estado: Pendiente / Saldada / Anulada.
- La deducción mensual
- La cuota del anticipo se incluye automáticamente dentro de «otras deducciones» en el proceso del empleado, y al contabilizar se registra un asiento de recuperación: de cta/ otros devengos, a cta/ anticipos a empleados.
- La condición del enlace
- La deducción automática funciona solo si el registro del empleado tiene una cuenta enlazada. De lo contrario, el anticipo se recupera manualmente y el sistema lo advierte (sección 2).
06 El tiempo y las vacaciones
La pestaña Tiempo y vacaciones (confidencial — para el Propietario/Administrador). Cuatro pestañas: solicitudes de vacaciones · saldos · tipos de vacaciones · provisión de vacaciones.
- Tipos de vacaciones
- Código y nombre y una cuota anual y pagada/no pagada y «afecta a la provisión» y un color. Predefinidos: anuales (21) · por enfermedad · imprevistas (7) · sin sueldo · de maternidad.
- Las solicitudes
- El empleado, el tipo, la duración y el cálculo automático de los días (editable), el motivo y el estado (en espera / aprobada / rechazada / anulada), con una aprobación/rechazo que registra quién aprobó y cuándo.
- Los saldos
- La cuota menos los días aprobados por cada empleado/tipo/año. Y en el Golfo las vacaciones anuales aumentan gradualmente con el tiempo de servicio.
- Provisión de vacaciones
- Calcula la provisión devengada por las vacaciones no utilizadas (al estilo IAS-19) con un salario diario (base ÷ 30) y la contabiliza en el mayor: de cta/ gasto de vacaciones, a cta/ provisión de vacaciones.
07 La asistencia y la distribución del costo de la mano de obra
Dos cosas completan el cuadro: la asistencia — que queda fuera del módulo de nómina — y la distribución del costo de la mano de obra entre tus proyectos.
- La asistencia
- Queda bajo Logística de obra (la ruta
/site-logistics→ pestaña de asistencia), no bajo la nómina. Una fila diaria por cada empleado (fecha · proyecto · zona · entrada/salida · estado · horas · notas), con una generación colectiva para los empleados de la obra. No tiene efecto financiero ni alimenta el proceso de nómina — es solo un registro operativo. - Distribución del costo de la mano de obra
- En el expediente del empleado hay una pestaña Distribución: defines los porcentajes de distribución de su salario entre los proyectos, y el gasto de nómina se reparte al contabilizar entre los centros de costo y los proyectos (y el resto es un gasto general). Esto es lo que muestra el costo de la mano de obra en los informes del proyecto (cap. 4).
08 La contabilización — los permisos — y el resumen
¿Cómo llega el empleado a un asiento contable? Al contabilizar el proceso se crea el asiento de devengo, y al desembolsar el pago se crea el asiento de pago — ambos automáticos y no se repiten.
| La acción | Propietario | Administrador | Gestor | Observador |
|---|---|---|---|---|
| El directorio simplificado (Empleados) — ver | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| El directorio simplificado — editar/eliminar | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| El registro de empleados · los contratos · los documentos | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| La nómina (estructura · procesos · anticipos · ajustes) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| El tiempo y las vacaciones | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La nómina, el registro de empleados y las vacaciones son confidenciales — solo para el Propietario y el Administrador; el Gestor y el Observador no los ven. El directorio simplificado lo ve todo el mundo y lo edita el Propietario/Administrador. Y todo el módulo requiere la activación del complemento «Recursos humanos». No existe un rol independiente llamado «empleado de recursos humanos» — el permiso pasa por los roles generales de Propietario/Administrador.