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01 Antes de empezar
El módulo Oficina técnica es responsable de dos cosas: el control de los documentos de ingeniería (según la norma ISO 19650) y la calidad de la ejecución. Y es el motor detrás de las «compuertas» que encontraste antes — la muestra aprobada es condición de la compra (cap. 6), y la no conformidad retiene la certificación (cap. 4).
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Un complemento que activa el administrador de la plataforma (el enlace
/technical-office, el menú «Oficina técnica»). Tiene 11 registros (pestañas), el predeterminado es «Vista general». La edición es para los editores (propietario/administrador/gestor), y el observador solo lee.i
Cada registro se atribuye a un proyecto (opcionalmente) y puede vincularse a un documento, a un material del catálogo o a un subcontratista — y son precisamente estos vínculos los que accionan las compuertas (sección 6).
02 El registro de documentos y las transmisiones
La base del módulo: una biblioteca de documentos controlados con sus versiones, y un registro de distribución numerado que los enlaza con quien los recibió.
- El registro de documentos
- Los planos y documentos sujetos a control con sus versiones. Por cada documento: número · título · disciplina · tipo (plano/especificaciones/cálculos/informe/modelo BIM…) · código de idoneidad (ISO 19650: de S0 «en curso» a A1 «aprobado-publicado») · estado del CDE (en curso / compartido / publicado / archivado) · estado de revisión. El botón Nueva versión crea una nueva copia vigente, la encadena sobre la anterior y archiva la antigua automáticamente. Y el interruptor Solo versiones vigentes oculta las sustituidas.
- Las transmisiones (Transmittals)
- Registros de emisión/distribución numerados (TR-…) que enlazan versiones de documentos entre sí: el asunto, el destinatario, el propósito (para aprobación/para revisión/para información/para ejecución/para archivo), el método y el estado (borrador/emitida/recepción confirmada) — con una carátula PDF lista para enviar.
03 Las aprobaciones técnicas (Submittals)
La pestaña Aprobaciones técnicas: las aprobaciones de materiales y de planos de taller con el ciclo de revisión del consultor y los códigos de devolución — es el corazón sobre el que se apoya la compuerta de compras.
- Los tipos y los campos
- Tipos: aprobación de materiales / plano de taller / muestra / declaración de método / prototipo. Cada aprobación tiene un número automático (SUB-…), una partida de especificaciones, un documento vinculado, un material del catálogo vinculado, el contratista y el consultor, las fechas de presentación/requerida/devolución, y el código de devolución.
- Los códigos de devolución
- A aprobado · B aprobado con observaciones · C se corrige y se reenvía · D rechazado · (en revisión). Solo A y B se consideran «aprobados» y abren la compra de ese material (sección 6). El botón Reenviar abre una nueva versión y cierra la anterior.
- El vínculo decisivo
- Vincular la aprobación al material del catálogo es la clave con la que las compras reconocen «¿tiene este material una muestra aprobada?». Sin vínculo, la compuerta no se abre.
04 Solicitudes de información e inspección
Dos registros del día a día: consultas técnicas dirigidas al diseño/consultor, y solicitudes de inspección para trabajos y materiales.
- Solicitudes de información (RFI)
- Una consulta técnica con número automático (RFI-…), prioridad e impacto en costo/tiempo. El ciclo: Abierto → Respondido → Cerrado (y anulado). La opción «detiene el trabajo / retiene el pago» muestra los campos subcontratista e importe retenido — así se retiene el valor de los trabajos afectados en la certificación del cliente y se impide el pago de la certificación del subcontrato, y la retención se levanta en cuanto hay respuesta/cierre (sección 6).
- Solicitudes de inspección (IR/WIR)
- Una solicitud de inspección de trabajos o materiales con número automático (IR-…): el tipo, la ubicación, la referencia del trabajo / partida de mediciones (texto), el inspector/consultor y el resultado (aprobado / aprobado con observaciones / rechazado / pendiente), y el estado (solicitada/programada/inspeccionada/cerrada). Se puede vincular un informe de no conformidad a una inspección.
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La referencia a la partida de mediciones en la solicitud de inspección es texto libre (sin vínculo estructural con la partida) — para atribución y documentación.
05 No conformidad (NCR)
La pestaña No conformidad: informes NCR al estilo ISO 9001 para detectar las desviaciones, definir la disposición y cerrarlas — es la más potente de las compuertas de calidad por su impacto en el dinero.
- Los campos y el ciclo
- Número automático (NCR-…), gravedad (menor/mayor/crítica), origen (inspección/auditoría/cliente/interno), descripción, disposición (rehacer/reparar/aceptar como está/rechazar/concesión), causa raíz y acción correctiva/preventiva, y un responsable y una fecha. El ciclo: Abierto → En tratamiento → Cerrado.
- El valor retenido
- Los campos subcontratista y valor retenido: mientras el NCR esté abierto o en tratamiento, este valor queda excluido de la certificación del cliente y se impide el pago de la certificación del subcontrato (sección 6).
- El puente de devolución de materiales
- La sección «Devolución de materiales»: indicas la orden de compra origen, el material y la cantidad rechazada, y el botón Crear devolución crea una devolución al proveedor (borrador) que contabilizas desde Compras › Devoluciones (cap. 6).
06 Las compuertas: cómo la oficina técnica protege el dinero
Aquí está el gran valor del módulo: sus registros no son solo documentación, sino controles vinculantes sobre las compras y las certificaciones.
- Compuerta de compras
- Al adjudicar una cotización o guardar una orden de compra, no se aceptan las partidas de materiales que no tengan una muestra aprobada (código A o B) vinculada al material del catálogo — y en la partida aparecen indicaciones: ✓ Muestra aprobada (código …) o ⚠ No hay muestra aprobada. Los servicios y las partidas sin catálogo quedan exentos.
- Retención de calidad en las certificaciones
- El valor de cualquier NCR abierto o RFI bloqueante (con importe retenido) queda excluido del importe aprobado en la certificación del cliente — con una etiqueta «retención de calidad» — y se impide la aprobación/el pago de la certificación del subcontrato contra ese contratista. Y la retención se levanta automáticamente en cuanto se cierra el NCR o se responde a/se cierra el RFI.
07 Los cambios técnicos, la correspondencia y la entrega
Tres registros que completan el ciclo del proyecto: el cambio de ingeniería que alimenta a comercial, el seguimiento de la correspondencia y el expediente de entrega final.
- Los cambios técnicos
- Un cambio de ingeniería (de diseño/instrucciones de obra/ingeniería de valor…) con impacto en costo, venta y tiempo. El botón Crear orden de cambio comercial genera una orden de cambio (VO) en el módulo comercial y la vincula — así, tras su aprobación entra el valor del contrato modificado y el ingreso (cap. 4). (Requiere especificar un proyecto.)
- La correspondencia
- Entrante/saliente con número automático (LTR-…), con seguimiento de «a quién le toca» (nosotros/ellos/cerrado) y fechas de respuesta — para gestionar tus reclamaciones y notificaciones con las partes.
- Las declaraciones de método y la entrega
- Declaraciones de método: los procedimientos de trabajo con nivel de riesgo y aprobación. Y la entrega: la lista de cierre del proyecto (planos As-built, manuales de operación y mantenimiento, garantías, certificados) con estado, porcentaje de avance y archivo PDF.
08 Permisos — y resumen
| La acción | Propietario | Administrador | Gestor | Observador |
|---|---|---|---|---|
| Ver los once registros (lectura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Documentos y transmisiones — crear/nueva versión | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Aprobaciones/RFI/inspección/NCR — crear, revisar y cerrar | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Los puentes — orden de cambio · devolución de materiales | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
Todos los registros son para los editores (propietario/administrador/gestor) en la creación, la revisión y el cierre, y el observador solo lee. Nota: «el consultor/el inspector» en los formularios es un campo de texto, no un rol vinculante dentro del sistema — así que el código de devolución, el resultado de la inspección y el cierre del NCR los controla cualquier editor.
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Resumen del capítulo 7: la oficina técnica enlaza la calidad con el dinero: la muestra aprobada abre la compra, la no conformidad/solicitud bloqueante retiene la certificación hasta el cierre, y el cambio técnico genera la orden comercial — sobre un control completo de los documentos (ISO 19650) y un expediente de entrega que cierra el proyecto. Quedan los módulos de apoyo (recursos humanos y nómina, alquileres, gobernanza) para capítulos posteriores.