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01 Antes de empezar
En los capítulos 4 y 5 vimos las cifras de costo y de los libros. Aquí vemos de dónde vienen: tres módulos operativos que gastan el dinero — compras, almacenes y contratos — y todos desembocan en «Control de costos» (cap. 4) y «Finanzas» (cap. 5).
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¿Dónde encontrarlos? Compras y almacenes son dos pestañas dentro del módulo «Comercial» (Cadena de suministro y Almacenes) — los activa el administrador de la plataforma al habilitar «Commercial». En cambio, Contratos es un módulo (complemento) independiente en la barra lateral.
02 Compras: el ciclo de compra
El título del módulo es «Cadena de suministro». El ciclo empieza con una solicitud de compra, luego una cotización con comparación y adjudicación, después una orden de compra y por último la recepción.
- Pestañas del módulo
- Nueve pestañas: Analíticas · Solicitudes de compra · Suministro (cotizaciones) · Órdenes de compra · Proveedores (AVL) · Control presupuestario · Seguimiento de suministro · Devoluciones · Anticipos.
- Solicitud de compra (PR)
- Solicita artículos del catálogo para un proyecto y una fecha de necesidad; el sistema compara lo solicitado con lo planificado en el proyecto y avisa de cualquier exceso. Tras su aprobación puede convertirse en orden de compra. Estados: borrador · aprobado · convertido en orden de compra · anulado.
- Solicitud de compra consciente del inventario (neto requerido)
- Al elevar la solicitud, elige el Almacén origen del saldo (junto con el proyecto) y activa Cobertura desde inventario al guardar; el sistema muestra por cada partida tres cifras: lo disponible en el almacén, lo que se despacha del inventario y lo que hay que comprar. Al guardar, la parte disponible se despacha del inventario automáticamente (con asiento contable) y la solicitud de compra se crea solo por el déficit — y si el inventario cubre la cantidad completa, no se crea ninguna solicitud de compra. Ejemplo: se requieren 600 y hay 400 disponibles ⟶ se despachan 400 y se compran 200; se requieren 40 y hay 60 disponibles ⟶ se despachan 40 sin comprar.
- Cotizaciones (RFQ)
- Invita a varios proveedores (los aprobados en la lista aparecen destacados), introduce sus ofertas y compara las ofertas una al lado de la otra (el precio más bajo de cada partida queda destacado), luego adjudica — la adjudicación crea una orden de compra por cada proveedor con los precios ofertados. Estados: borrador · enviado · en cotización · adjudicado.
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Compuerta de muestras (oficina técnica): no adjudicas un RFQ ni guardas una orden de compra para materiales que no tengan una muestra aprobada (código de revisión A/B) en la oficina técnica — mensaje: «Aprueba primero su muestra en la oficina técnica». (Los servicios quedan exentos.)
03 La orden de compra y la conciliación a tres bandas
La orden de compra es tu compromiso ante el proveedor. Desde su página sigues la «conciliación a tres bandas» que gobierna la aprobación y la facturación.
- Creación y aprobación
- Desde cero o convirtiendo una solicitud aprobada (o desde un cambio técnico): el proveedor, la moneda, las partidas (artículo/cantidad/precio). La orden se crea con estado Pendiente de aprobación; y la aprobación registra un compromiso en «Control presupuestario» (y la anulación lo libera). Estados: pendiente de aprobación · aprobada · recibida parcialmente · recibida · anulada.
- La conciliación a tres bandas
- En la página de la orden, por cada partida: lo pedido (de la orden) · lo recibido (del almacén) · lo facturado (de finanzas). La insignia «✓ conciliado / parcial / pendiente». Y la factura del proveedor no se aprueba para pago (cap. 5) sino con una conciliación completa.
- Verificación de precio y costo de llegada
- Un indicador de precio «✓ dentro de ±5 %» o una alerta de desviación cuando la factura difiere de la orden. Y el costo de llegada (aduanas/flete/despacho) se añade después al costo unitario de lo recibido (según el método de inventario) — así aparece el costo real.
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La misma conciliación a tres bandas que viste en «Cuentas por pagar» en el capítulo 5 — pero aquí desde el ángulo de la orden de compra: compras produce «lo pedido», almacenes produce «lo recibido» y finanzas produce «lo facturado».
04 Los proveedores y el control presupuestario
Dos pestañas que gobiernan la calidad del gasto: una lista de proveedores aprobados y un registro que enlaza las órdenes de compra con el presupuesto del proyecto.
- Proveedores (AVL)
- Cualifica a los proveedores, mantén una lista de proveedores aprobados y evalúa su desempeño (al estilo ISO 9001). Por cada proveedor: grado de cualificación, datos comerciales (registro/tarjeta fiscal/certificados/cuenta bancaria), el gasto comprometido con él y evaluaciones de desempeño exportables. Estados de aprobación: en revisión · aprobado · aprobado condicional · suspendido · rechazado.
- Control presupuestario (los compromisos)
- Este es el puente hacia «Control de costos»: por cada proyecto — presupuesto · comprometido · recibido · facturado · compromiso abierto · no facturado (GR-IR) · disponible. La regla: comprometido = órdenes de compra aprobadas; compromiso abierto = comprometido − recibido; no facturado = recibido − facturado; disponible = presupuesto − comprometido.
- Seguimiento de suministro · devoluciones · anticipos
- Seguimiento de suministro: lo esperado frente a lo recibido por cada orden abierta (atrasada/a tiempo). Devoluciones: una devolución al proveedor (nota de débito) que reduce el inventario. Anticipos: un adelanto al proveedor que se liquida después con sus créditos — y ambos se contabilizan en finanzas automáticamente.
05 Almacenes: recepción y despacho
El módulo «Almacén» es una sola página con cuatro secciones: los almacenes, las órdenes pendientes de recepción, el saldo y el valor del inventario, y el historial de recepciones e inspección del consultor.
- La recepción (nota de recepción / GRN)
- Desde «Órdenes pendientes de recepción» pulsa «Recibir»: elige el almacén de recepción y las cantidades de cada artículo (sin superar lo restante). Se crea una nota de recepción y entra al inventario con el costo unitario + el costo de llegada. Inspección del consultor: pendiente/aprobado/rechazado — y lo rechazado se excluye del inventario. Contablemente: inventario contra una cuenta intermediaria de recepción.
- El despacho a un proyecto
- Desde la fila del saldo elige «Despachar a un proyecto» y una cantidad — así se carga el costo real (a promedio ponderado) al proyecto. Contablemente: costo de materiales del proyecto contra inventario — y aquí entra el costo de materiales realmente al proyecto.
- Traslado y valoración
- El traslado entre almacenes mueve la cantidad sin efecto contable. Y la valoración se hace por el método del promedio ponderado (costo medio). Hay dos tipos de almacén: central y almacén de obra (vinculado a un proyecto).
- Punto de pedido y alertas
- Cada artículo tiene un mínimo (punto de pedido) que se ajusta desde la columna editable Punto de pedido en la tabla de saldo. Cuando el saldo baja hasta el límite o por debajo, el artículo aparece en la sección Alertas de pedido con la magnitud del déficit y una insignia Bajo. El despacho está siempre permitido (no se bloquea), pero destaca el artículo para reponerlo con una solicitud de compra — y se integra con la «solicitud consciente del inventario» de arriba.
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Las cantidades cambian mediante la recepción, el despacho, el traslado (y las devoluciones). Todavía no hay una pestaña de inventario físico independiente, pero ahora cada artículo tiene un punto de pedido con alertas cuando baja el saldo (arriba).
06 Contratos: subcontratos y generador
El módulo Contratos (complemento independiente) tiene dos pestañas: Acuerdos de subcontratistas y Contratos del propietario y el contratista principal (generador de contratos).
- El acuerdo del subcontratista
- Crea un acuerdo: el contratista (una parte de tu registro), el proyecto, la moneda, el alcance del trabajo, el importe ofertado y el presupuesto, el porcentaje de retención y la penalización por retraso %/día y su tope. El ciclo: borrador · pendiente de aprobación · aprobada · anulada.
- Las certificaciones y la compuerta de calidad
- Desde la página del acuerdo emites las certificaciones del contratista (su cálculo está en el capítulo 4). Su ciclo: presentada · auditada · aprobada · pagada · rechazada. Y la aprobación o el pago quedan bloqueados ante la existencia de una no conformidad (NCR) abierta o un RFI bloqueante contra el contratista. Y la aprobación contabiliza el costo del subcontrato y la retención en los libros automáticamente (cap. 5).
- Generador de contratos solo para el propietario y el administrador
- «Contratos del propietario y el contratista principal»: rellena las variables del contrato una sola vez (al estilo FIDIC 2017), elige los documentos incluidos y las firmas, y se emite un archivo PDF sellado y bilingüe con una página de verificación. Solo generación de documentos — no está enlazado al costo ni a los libros.
07 El ciclo gasto → costo → libros
Cada operación de gasto operativo produce una cifra en «Control de costos» (cap. 4) y un asiento en «Finanzas» (cap. 5). Esta tabla enlaza el ciclo completo.
| La operación (capítulo 6) | En control de costos (cap. 4) | En los libros (cap. 5) |
|---|---|---|
| Aprobación de la orden de compra | Registro del «comprometido» | Registro de compromisos (sin asiento) |
| Recepción (GRN) | Rellena «lo recibido» · compromiso abierto = comprometido − recibido | Inventario contra intermediaria de recepción |
| Despacho a un proyecto | Costo real de materiales al proyecto | Costo de materiales del proyecto contra inventario |
| Factura del proveedor (con conciliación a tres bandas) | Rellena «lo facturado» · GR-IR = recibido − facturado | Cuentas por pagar + IVA soportado |
| Certificación del subcontrato (aprobada) | Costo del subcontrato al proyecto | Costo de subcontrato + retención + cuentas por pagar |
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En resumen: compras produce el compromiso, almacenes lo transforma en inventario y luego en costo de proyecto, y las facturas y las certificaciones de subcontrato lo transforman en cuentas por pagar y costo — todo enlazado por una conciliación a tres bandas (lo pedido = lo recibido = lo facturado) y una verificación de precio de ±5 %. Así que este capítulo es la fuente de las cifras que lees en los capítulos 4 y 5.
08 Permisos — y resumen
| La acción | Propietario | Administrador | Gestor | Observador |
|---|---|---|---|---|
| Ver compras/almacenes/contratos (lectura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Solicitudes/órdenes de compra · adjudicación · proveedores | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Recepción, despacho y traslado en almacenes | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Acuerdos de subcontrato · aprobación de sus certificaciones | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Generador de contratos (propietario/contratista principal) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La regla: las operaciones (comprar, recibir, despachar, acuerdos) son para los editores (propietario/administrador/gestor), y el observador solo lee. Y el generador de contratos es solo para el propietario y el administrador. Y recuerda las dos compuertas de calidad: las muestras aprobadas son condición para la orden de compra, y las no conformidades/solicitudes bloqueantes impiden el pago de la certificación del subcontrato.
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Resumen del capítulo 6: ahora hemos visto la fuente del gasto: compras (solicitud → oferta → orden), almacenes (recepción → saldo → despacho) y contratos (acuerdo → certificación). Y con los cinco capítulos anteriores se completó el ciclo del proyecto — desde el registro, la fijación de precios y la ejecución hasta el dinero, los libros y el gasto. Quedan los módulos de apoyo (recursos humanos y nómina, oficina técnica, alquileres, gobernanza) para capítulos posteriores.