☰ Índice del capítulo
01 Antes de empezar
El módulo Finanzas es el motor de contabilidad de PZone ERP: el libro mayor, los asientos, los informes y el cierre. Lo encuentras en el menú como «Finanzas» (icono de cartera) o en la ruta /finance — y es un complemento que activa el administrador de la plataforma.
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La gran idea: el libro se alimenta automáticamente. Todo lo que hiciste en los capítulos anteriores — certificación de pago de cliente, factura de proveedor, recepción y salida de almacén, certificación de subcontratista, nóminas, alquiler — se contabiliza aquí como un asiento por partida doble sin intervención. Tu papel es, en su mayoría, la configuración, la revisión y el cierre, no introducir los asientos manualmente.
- ¿Cuántas pestañas?
- 24 pestañas en una barra horizontal; la predeterminada es Cuentas por pagar. Van desde la configuración (plan de cuentas, saldos iniciales) hasta la operación (cuentas, asientos) hasta los informes y el cierre.
- ¿Quién lo usa?
- Un módulo orientado a la dirección: el Propietario y el Administrador para todo, y el Gestor para las operaciones (facturas, asientos, aprobaciones operativas). Las pestañas de políticas y datos sensibles (los saldos iniciales, la conciliación bancaria, las provisiones, la auditoría…) son solo para el Propietario y el Administrador (sección 08).
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Dos reglas contables rigen el módulo: (1) el asiento contabilizado no se modifica — se corrige con un asiento de reversión. (2) Cada evento se contabiliza una sola vez y se revierte automáticamente al reabrir su documento — así no hay duplicación ni repetición.
02 La configuración contable inicial
Antes de que la contabilización automática funcione sin fricciones, el contable prepara la base una sola vez — y la mayor parte ya está lista o es opcional.
- Plan de cuentas
- Se crea automáticamente siguiendo el modelo egipcio al abrir la pestaña por primera vez, y es totalmente editable (código · nombre · tipo · cuenta padre). Las cuentas con «clave de sistema» son las que reciben las contabilizaciones automáticas — no las elimines, desactívalas cuando haga falta. Y una cuenta que tenga movimientos no se elimina (solo se desactiva).
- Saldos iniciales para el Propietario y el Administrador
- Introduce el balance de comprobación inicial con la fecha de arranque, y se contabiliza como un único asiento; cualquier diferencia va a «patrimonio de saldos iniciales». Reintroducirlo revierte lo antiguo y contabiliza lo nuevo.
- Centros de costo para el Propietario y el Administrador
- Defínelos temprano (código · nombre) para etiquetar con ellos las líneas de los asientos y las nóminas, de modo que aparezca el informe de ingreso/costo/neto por cada centro.
- Los períodos y el resto de las políticas
- Los períodos están abiertos por defecto y los cierras mes a mes (sección 07). Y configura los límites de aprobación (asientos y pagos), los tipos de cambio, los impuestos y la factura electrónica según tu necesidad.
03 La contabilización automática: el corazón del módulo
Este es el concepto más importante del capítulo. Los eventos operativos de los demás módulos producen asientos por partida doble en el libro mayor automáticamente — y a partir del libro se construyen todos los informes.
- Certificación del cliente
- Al aprobar: ingreso de contratos + cuentas por cobrar + retención deudora + IVA por pagar. Al pagar: cobro bancario contra las cuentas por cobrar.
- Factura del proveedor
- Al aprobar el pago (tras la conciliación a tres bandas): cuentas por pagar + IVA soportado. Al pagar: banco contra las cuentas por pagar (con diferencias de cambio si las hubiera).
- El almacén
- La recepción (GRN): inventario contra una cuenta transitoria de recepción. La salida a un proyecto: costo de materiales del proyecto contra el inventario — y aquí el costo de materiales entra en la cuenta de resultados, etiquetado con el proyecto.
- Certificación de subcontratista · nóminas · alquiler
- La certificación del subcontratista aprobada: costo de subcontrata + retención de subcontrata; y al pagarse: banco. Las nóminas: gasto de nómina distribuido sobre los centros de costo y los proyectos, contra pasivos (seguridad social/impuestos/neto). El alquiler mensual y los movimientos de activos también se contabilizan.
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Como cada asiento automático lleva su origen, desde los «asientos del diario» puedes rastrear cualquier cifra de los informes de vuelta hasta el evento que la creó.
04 Cuentas por pagar y por cobrar
Dos pestañas operativas del día a día: Cuentas por pagar (lo que debes a los proveedores) y Cuentas por cobrar (lo que te deben los clientes).
- Cuentas por pagar
- Las facturas se crean a partir de las órdenes de compra (Compras): eliges la orden y vienen sus líneas. La aprobación para pago exige la conciliación a tres bandas completa; entonces se contabiliza el asiento y pasa a «aprobada para pago». Las columnas: factura · proveedor · orden de compra · fecha · total · estado (recibida/aprobada/pagada/anulada).
- Compuerta de aprobación de pago
- Cuando la factura supera un límite determinado, aparece la acción «aprobar el pago» solo para el Propietario y el Administrador; los demás ven «a la espera de la aprobación de pago» — una segregación de funciones que protege el desembolso. La regla impide el pago antes de la aprobación.
- Cuentas por cobrar
- Los cobros a los clientes provienen de las certificaciones aprobadas: «lo pendiente» = aprobado y no cobrado. La pestaña muestra lo facturado, lo cobrado, lo pendiente y la retención en poder de los clientes, con la antigüedad de la deuda, el historial de cobro y un estado de cuenta — y en su mayoría es de solo lectura, salvo el registro de las acciones de cobro.
05 Asientos, cuentas y auditoría
Incluso con la contabilización automática, los asientos manuales siguen disponibles para los casos excepcionales — regidos por controles que protegen la integridad de los libros.
- Asientos del diario
- Un asiento por partida doble (debe = haber), y la regla impone el equilibrio al contabilizar. Lo contabilizado no es modificable — se corrige con un asiento de reversión. Aquí también aparecen los asientos automáticos, cada uno con la insignia de su origen.
- Aprobación y segregación de funciones
- Los asientos manuales que superan un límite determinado se convierten en borradores a la espera de la aprobación del Propietario/Administrador antes de contabilizarse; los demás ven «a la espera del aprobador». (Igual que la compuerta de aprobación de pago en las cuentas por pagar.)
- Plan de cuentas
- Su edición corresponde a los editores: añadir/renombrar/activar. No elimines una cuenta «clave de sistema» ni una cuenta con movimientos — solo desactívala.
- Registro de auditoría para el Propietario y el Administrador
- Un rastro no modificable de los cambios más importantes (los asientos, el plan de cuentas, las facturas de proveedores): cuándo · quién · el registro · la acción · el cambio.
06 Los informes financieros
Todos los informes se construyen solo a partir de los asientos contabilizados. Desde la pestaña Informes financieros imprimes la cuenta de resultados y el balance de situación (con la comprobación de la ecuación del balance); el resto de los estados están en sus pestañas.
| El estado / informe | Dónde lo encuentras |
|---|---|
| Cuenta de resultados y balance de situación | Pestaña «Informes financieros» |
| Balance de comprobación | Pestaña «Balance de comprobación» |
| Estado de flujos de caja · cambios en el patrimonio neto | Exportados desde la pestaña de informes |
| Previsión de flujo de caja (mensual 6 meses · semanal 13 semanas · empresa o proyecto · con gráfico) | Pestaña «Previsión de flujo de caja» |
| Presupuesto vs real | Pestaña «Presupuesto vs real» |
| Costo de los proyectos (estimación al término · margen) | Pestaña «Costo de los proyectos» |
| Rentabilidad de los proyectos desde el libro | Exportada desde la pestaña de informes |
| Declaración de IVA y el registro fiscal | Pestañas de Impuestos / Factura electrónica |
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La mayoría de estos informes se exportan a Excel y PDF. Y «Costo de los proyectos» y «Presupuesto vs real» conectan los libros con tus proyectos: costo real por cada proyecto frente a su presupuesto.
07 Períodos y cierre
La pestaña Períodos cierra los libros y ejecuta la contabilización del alquiler mensual. Y el cierre es de dos niveles — no los confundas.
- Cierre de los meses
- Una cuadrícula de doce meses por cada año; al cerrar el mes la regla impide cualquier contabilización en él (y la reapertura está disponible para los editores). Y desde la misma pestaña se hace la contabilización del alquiler mensual de cada contrato activo (y lo ya contabilizado se omite).
- Cierre anual
- Un asiento con fecha 31 de diciembre pone a cero las cuentas de ingreso y gasto hacia las ganancias retenidas, y luego se cierran todos los meses. La marcha atrás se hace revirtiendo el asiento de cierre.
- Dos niveles distintos de cierre
- El cierre del período contable (aquí) cierra los libros a nivel de la empresa. En cambio, el cierre del período de facturación (a nivel del proyecto, desde el módulo de facturación — cap. 4) congela la instantánea del «trabajo en curso» de ese período. No los confundas.
- Cierre del proyecto
- No existe un único botón «cerrar proyecto»; se logra en la práctica con tres cosas: (1) la liberación de las retenciones del proyecto, (2) los cierres de los períodos de su facturación, (3) el cierre anual de los libros.
08 Los permisos — y el resumen
| La acción | Propietario | Administrador | Gestor | Observador |
|---|---|---|---|---|
| Ver cuentas, asientos e informes (lectura) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Facturas de proveedores — crear/aprobar/pagar | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Asientos manuales — crear/contabilizar | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Plan de cuentas · períodos · activos | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Aprobar pagos/asientos sobre el límite · liberar las retenciones | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| Las pestañas sensibles (iniciales · bancarias · provisiones · auditoría · fondos de custodia · recurrentes · centros de costo) | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
La regla: las operaciones (facturas, asientos, cuentas, períodos) para los editores (Propietario/Administrador/Gestor); y las aprobaciones sensibles (aprobación de pago, aprobación de asientos, liberación de retenciones) y las pestañas de políticas solo para el Propietario y el Administrador — una segregación de funciones para proteger el dinero y los libros.
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Resumen del libro hasta ahora: desde el registro y la empresa (cap. 1), a la biblioteca y los precios (cap. 2), a la ejecución y el seguimiento (cap. 3), al dinero y las certificaciones (cap. 4), a los libros y el cierre (cap. 5) — un ciclo de proyecto completo, de la oferta al cierre. Quedan los módulos de gasto y soporte (las compras, los almacenes, los contratos y los recursos humanos…) para capítulos posteriores.