Capítulo 3 - Ejecución de tu proyecto en PZone ERP

01 Antes de empezar

En el capítulo 2 construiste tu biblioteca, creaste tu proyecto, trajiste las partidas de su presupuesto de cantidades desde la biblioteca y vinculaste cada partida con sus tareas, hiciste la medición y fijaste precios, y congelaste una versión base. Ahora pasamos a la ejecución: seguir las tareas, programarlas y registrar el avance — hasta que el estado del proyecto en su ficha pase de «Sin iniciar» a «Completado».

Y recuerda que la «fase» en la ficha del proyecto (licitación / ejecución / cerrado) es una etiqueta identificativa que cambias tú desde el botón de editar el proyecto — o que el sistema fija automáticamente en «ejecución» al «confirmar el arranque del proyecto» — y no bloquea ni abre ninguna pantalla.

02 Seguimiento: centro de ejecución

Su título en la aplicación: «Sigue el avance de los proyectos mediante el panel de control, Kanban y Gantt — con un único filtro compartido». Tres pestañas y una sola barra de filtrado encima, y la aplicación recuerda tu pestaña y tu filtro mientras navegas.

Barra de filtrado

Alcance: Todos los proyectos, Proyecto concreto o Función en un proyecto (las funciones que agrupaste en el capítulo 2), luego un árbol opcional componente → nivel → área extraído de las etiquetas de la medición — así ves las tareas de áreas concretas. El botón Restablecer filtro lo devuelve todo. El filtro se aplica al panel de control y al diagrama de Gantt.

Panel de control

«Una vista en vivo de tus proyectos y tareas»: cuatro tarjetas — Proyectos (activos + vacíos), Tareas (y cuántas están completadas), Avance total (promedio de los porcentajes de todas las tareas), Tareas atrasadas — luego el círculo «Tareas por estado», y las columnas «Avance de proyectos», «Tareas recientes» y «Resumen». Se actualiza al instante con cualquier cambio en las tareas.

Tablero Kanban · Diagrama de Gantt

Las dos secciones siguientes.

03 Tablero Kanban: tus tareas en tres columnas

Su título «Tablero de tareas — organiza tus tareas y hazles seguimiento». Tres columnas fijas: En espera · En curso · Completadas, con un contador en cada columna y una tarjeta por tarea.

¿Qué hay en la tarjeta?

El título (el nombre de la tarea de tu biblioteca), 🎯 la actividad, 📏 la cantidad y su unidad, 💰 el costo previsto y 🧾 el real, 📅 las fechas de inicio y vencimiento, la prioridad con su color, y la barra del porcentaje de avance. Un cero rojo y grueso significa «aún no se ha introducido». La etiqueta ⚠ Atrasada y un borde rojo para la tarea que superó su vencimiento sin completarse — aparece en el instante en que se pasa la fecha sin necesidad de guardar nada.

Selección del proyecto

Un campo de búsqueda en la parte superior del tablero, o Todos los proyectos y entonces aparece sobre las columnas una tarjeta resumen por proyecto (estado · número de tareas · porcentaje).

Filtrado

🔍 búsqueda en los títulos, lista de prioridad (alta/media/baja), y el botón ⚠ Solo atrasadas — y ✕ Limpiar.

El estado se deriva, no se arrastra

No hay arrastrar y soltar entre columnas. La regla fija: porcentaje 0 → En espera · entre 0 y 100 → En curso · 100 → Completadas. Cambia el porcentaje y la tarjeta se mueve sola.

Editar tarea

Pulsa el icono del lápiz en la tarjeta y se abre la ventana Editar tarea, y debajo el recordatorio: «El estado se determina automáticamente según el porcentaje de avance %».

Los campos

Proyecto · Tarea (de la biblioteca) — elegir otra tarea reemplaza el título, la prioridad, la unidad y la actividad · Actividad (de solo lectura, viene de la tarea) · Prioridad · Unidad · Fecha de inicio · Fecha de vencimiento · Porcentaje de avance % — para las tareas vinculadas a la medición se muestra de solo lectura (calculado automáticamente a partir de las cantidades ejecutadas de la medición), y sigue siendo editable para las tareas independientes. Aquí no hay campo de responsable — se asigna desde el diagrama de Gantt.

La eliminación

El icono de la papelera (para el propietario y el administrador) elimina la tarea de ejecución tras un mensaje de confirmación, y el vínculo de la tarea con la partida del presupuesto de cantidades permanece sin tarea de ejecución. Lo más seguro es quitarla desde la pantalla «Tareas y productos» de la partida (capítulo 2, sección 09) y así se elimina de ambos lados.

¿Nueva tarea?

Dos formas: (1) el botón ＋ Nueva tarea en la parte superior del tablero (para el propietario, el administrador y el gestor) abre la ventana vacía para crear una tarea independiente cuyo porcentaje se escribe manualmente. (2) Desde el presupuesto de cantidades: abre la partida → «Tareas y productos» → añade una tarea desde la plantilla — y esta está vinculada a la medición, así que su porcentaje se calcula automáticamente (ver la sección 06), y aparece con prioridad «media» y sin fechas.

04 Diagrama de Gantt: las fechas y los responsables

Su título «El cronograma — una vista Gantt con fechas y responsables editables». Dos paneles que se mueven juntos: una tabla en la que escribes, y un diagrama que dibuja lo que escribiste — un día por columna.

Empieza por «Tareas sin fechas»

Las tareas generadas desde el presupuesto de cantidades sin fechas las encuentras al final de la página, en la sección Tareas sin fechas, con las columnas: tarea · actividad · inicio · vencimiento · días · responsable. La propia sugerencia de la página: «Introduce primero el inicio y luego el vencimiento (o los días). En cuanto ambas fechas sean válidas, la tarea aparece en el diagrama de Gantt de arriba».

La tabla

Columnas tarea · inicio · vencimiento · días · porcentaje % · inicio real · fin real · responsable. Las filas están agrupadas: 📁 proyecto → 🎯 actividad → tareas. Cambiar el inicio conserva la duración y desplaza el vencimiento; cambiar los días recalcula el vencimiento; el porcentaje se edita pulsando la celda; el responsable se elige de la lista de empleados de tu empresa. Las columnas inicio real y fin real se rellenan automáticamente desde el porcentaje; escribir en ellas es una sobrescritura manual (ver sección 05).

El diagrama

Una barra por cada tarea, desde el inicio hasta el vencimiento, rellena según su porcentaje de avance: ámbar en curso, verde completada (100%), rojo atrasada. Una barra negra y fina por cada actividad resume sus tareas (desde el primer inicio hasta el último vencimiento, con un porcentaje ponderado por las duraciones). Una línea roja vertical marca «hoy».

Lo que no incluye

No hay arrastre de las barras, ni vínculos de dependencia entre tareas, ni zoom semanal/mensual, y la comparación base/real está en el informe «Cumplimiento del cronograma» (sección 05). Toda la programación se hace escribiendo en la tabla.

La exportación

Exportar a Excel: proyecto · actividad · tarea · inicio · vencimiento · días · porcentaje · responsable — con filas «(resumen de la actividad)».

05 Cumplimiento del cronograma: planificado frente a real

Un informe en «Informes» titulado «Cumplimiento del cronograma» responde a dos preguntas: ¿cada tarea —y cada responsable— sigue el programa congelado al inicio del proyecto? ¿Y cuándo terminará realmente el proyecto frente a la fecha de terminación contractual? Elige el proyecto, fija la fecha de evaluación (Al) y todo se recalcula al instante.

De dónde salen las cifras

Línea base del cronograma

Cada versión de la línea base congela las fechas planificadas de cada tarea de ejecución. Confirmar inicio del proyecto fija la versión «actual»; después solo cambia cuando una orden de cambio aprobada trae días de prórroga: el sistema crea entonces una nueva línea base del cronograma automáticamente. Antes del inicio, el informe compara con las fechas planificadas actuales y lo avisa en una franja.

Fechas reales

Se rellenan automáticamente desde el porcentaje de avance: el inicio con el primer avance, el fin al 100 % y se borran si el porcentaje retrocede. Para sobrescribirlas a mano, el Gantt tiene dos columnas, Inicio real y Fin real: una celda resaltada indica fecha manual, y borrar ambas devuelve la tarea al modo automático. Las fechas rellenadas de tareas antiguas (anteriores a esta función) son estimaciones.

Terminación contractual

De la fecha de terminación contractual o del plazo de ejecución en días introducidos en el formulario de inicio (guardados en el registro de condiciones del contrato), más los días de prórroga de las órdenes de cambio aprobadas.

Costo

El costo previsto de cada tarea desde «Control de costos» (su partida de presupuesto vinculada), para el impacto de la desviación en el flujo de caja.

Qué muestra

Tarjetas

Fin de línea base · Fin previsto (± días frente a la base) · Terminación contractual (original + prórrogas) · Previsto frente a contrato (rojo si lo supera) · Índice de desempeño del cronograma SPI (real ponderado por duración ÷ planificado ponderado) · Tareas atrasadas; después, insignias con el número de tareas por estado.

Gantt comparativo

Dos barras por tarea: una gris fina = línea base y una de color = real o previsto según el estado (verde terminada a tiempo, naranja terminada con retraso, azul en curso, ámbar atrasada, rojo inicio atrasado, gris no iniciada). Tres líneas verticales: al (azul), fin de línea base (gris discontinua), contrato (roja discontinua). Un conmutador solo atrasadas / todas; los proyectos grandes abren con solo atrasadas.

Por responsable

Por persona: tareas, hechas, atrasadas, SPI, días de atraso (suma de días en que sus tareas superan el fin planificado) y su participación en la desviación = sus días de atraso ÷ todos los días de atraso del proyecto.

Por tarea

Responsable · subcontratista · planificado (inicio → fin) · real · plan. % · real % · fin previsto · Δ inicio · Δ fin · atribuido (bandera) · estado. La marca ✎ junto a las fechas reales indica fecha manual.

Impacto en el flujo de caja

El costo de cada tarea se reparte uniformemente sobre los días de su ventana de línea base y luego sobre su ventana real/prevista; la tabla muestra por mes la salida planificada y prevista, la diferencia (positiva = gasto empujado a ese mes) y la diferencia acumulada.

Atribución de la desviación (eventos de retraso)

El cálculo anterior dice cuánto nos retrasamos; esta parte dice por qué y quién. Cada tarea de la tabla tiene una bandera que abre la ventana Eventos de retraso: eliges el subcontratista ejecutor de la tarea y registras por evento la fecha, los días de retraso, la causa de una lista fija de códigos con su responsabilidad contractual (contratante: instrucción del propietario, planos tardíos, acceso al sitio, pago tardío · neutral: autoridades, clima, fuerza mayor · contratista: desempeño del subcontratista, entrega de materiales, mano de obra, equipos, retrabajo, planificación), la parte a la que se atribuye (subcontratista / proveedor / propietario / consultor / equipo propio) con su nombre del registro de partes, el responsable, descripción y evidencia (IR, NCR, carta…), la acción de recuperación y su plazo, el estado (abierto / mitigado / cerrado) y el vínculo a una orden de cambio cuando se reclama prórroga. El informe muestra luego tarjetas de retraso registrado divididas en riesgo del contratista (exposición a penalizaciones), riesgo del contratante (respalda una prórroga) y neutral, más dos tablas: por parte con la participación de cada una en los días y por causa con su responsabilidad, junto a la participación del responsable calculada a partir de las fechas.

Condiciones del contrato (plazo y penalizaciones)

Un panel plegable bajo las tarjetas: la fecha de terminación contractual o el plazo de ejecución, la base de la penalización (% del valor del contrato por día o importe fijo por día), el tope (% o importe) y un valor del contrato alternativo cuando difiere de (línea base valorada + OC aprobadas). Importar del contrato FIDIC lee el plazo de ejecución [1.1.85] y las penalizaciones [8.8] del contrato generado del proyecto.

Desviación temporal e impacto financiero

Según FIDIC 8.8: exceso previsto = fin previsto − terminación contractual revisada; penalización por día; exposición bruta (con tope); alivio reclamable = días de riesgo del contratante y neutrales registrados en los eventos y aún no cubiertos por una prórroga aprobada; exposición neta; y luego la repercusión a los subcontratistas: los días atribuidos a cada uno × la tasa de su acuerdo, con tope, de modo que a la empresa solo le queda el residual.

Qué debe hacer cada causante

Una tabla por tarea atrasada: el causante (subcontratista o responsable y la causa principal), días de atraso, % restante, días hasta el fin planificado, el ritmo necesario frente al actual y la acción: acelerar ×N hasta el fin planificado, empezar ya y comprimir N días o no recuperable en esta tarea (su fin ya pasó): la misma parte recupera los días en sus tareas siguientes o con un programa de recuperación formal.

Dependencias y ruta crítica

El icono de enlace junto al nombre de cada tarea abre la ventana Planificación de la tarea: sus predecesoras (fin→inicio FS, inicio→inicio SS, fin→fin FF, inicio→fin SF, con retardo en días), sus sucesoras y su propia sobrescritura de aceleración (la duración mínima posible y el costo adicional para alcanzarla, por ejemplo la oferta de aceleración de un subcontratista). Con dependencias, el informe calcula la ruta crítica sobre las duraciones restantes (una tarea en curso conserva su inicio real) y marca las tareas críticas con la insignia RC y un borde rojo en el Gantt; sin ellas, las tareas que terminan más tarde se consideran críticas.

Compresión del cronograma

Cuando el propietario pide una entrega anticipada: introduce la terminación objetivo y el sistema propone aceleración en la ruta crítica por compensación tiempo–costo —un día cada vez desde la tarea crítica más barata, recalculando la ruta tras cada paso— hasta alcanzar el objetivo o agotar lo comprimible. Por tarea: la parte, el tipo de recurso dominante (mano de obra / equipos / subcontrato / material), el método (horas extra, equipos adicionales, aceleración del subcontratista, entrega acelerada), los días recortados, el costo adicional y la nueva ventana. Costo por día ahorrado = costo diario previsto de la tarea × el sobrecosto del tipo de recurso, y el recorte máximo es su porcentaje, desde los Ajustes de aceleración de tu empresa (editables) salvo que la tarea los sobrescriba con su propia oferta. La opción Solapamiento convierte los enlaces FS críticos en SS con la mitad de la duración de la predecesora como retardo, sin costo (con riesgo de retrabajo). Tarjetas: fin actual, objetivo, alcanzable, días ahorrados, costo adicional y penalizaciones evitadas con el beneficio neto; después, el flujo de caja resultante por mes (trabajo restante + costo de aceleración) frente a la previsión actual.

Exportación

Excel exporta la tabla de tareas. PDF exporta el informe completo: las tarjetas de datos, luego el diagrama de Gantt en color tal como se ve en pantalla y después la tabla de tareas repartida en páginas, con la cabecera de la empresa y la fecha de evaluación.

06 El ciclo de avance: ¿cómo se mueve la ficha del proyecto?

Esta es la sección más importante del capítulo. Antes los canales de avance estaban separados; ahora se encuentran en un único eje: la partida de medición del proyecto. Las cantidades ejecutadas de la medición mueven el porcentaje de avance de la tarea automáticamente, y los informes de obra se vinculan a la tarea/partida — de modo que no hay contradicción entre tres cifras de avance.

(a) Porcentaje de avance de la tarea

Para las tareas generadas desde la medición se calcula automáticamente = cantidad ejecutada ÷ planificada de la partida (por eso el campo de porcentaje en Kanban es de solo lectura, con la nota «calculado desde la medición»). Las tareas creadas manualmente con el botón ＋ Nueva tarea mantienen su porcentaje manual. De él se derivan el estado de la tarea y la etiqueta «atrasada» (vencimiento pasado y porcentaje inferior a 100 — aparece al instante en cuanto se supera la fecha), luego el avance del proyecto = promedio de los porcentajes de sus tareas, y el estado del proyecto: sin tareas → «sin tareas», todas al 100 → «completado», cualquier porcentaje por encima de cero → «en curso», y si no «sin iniciar».

(b) El valor ganado

Las mismas cantidades ejecutadas de la medición alimentan el valor ganado y los indicadores CPI/EAC en «Control de costos» y la curva S en el panel financiero. Una única fuente de la cantidad ejecutada (la medición) mueve el avance y el dinero a la vez — sin doble conteo.

(c) Los informes diarios de obra

Ahora están vinculados a la tarea/partida de medición (eliges la tarea de una lista) en lugar de texto libre — un registro diario atribuido a la tarea (sección 07). Sirve para la documentación y no alimenta la cantidad de la medición, para evitar la duplicación.

07 Informes diarios de obra

Desde el módulo Informes (un complemento que activa el administrador de la plataforma) → pestaña Informes de obra. Su título: «Registra el avance diario de cada actividad: la cantidad planificada frente a la ejecutada y el valor del trabajo realizado».

1. Pulsa + Nuevo informe — disponible para todos los miembros de la empresa (el ingeniero de obra, por ejemplo), mientras que la edición y la eliminación son para los editores.
2. Rellena: Proyecto (opcional), luego la tarea — la eliges de la lista de tareas del proyecto vinculadas a la medición (y si el proyecto aún no tiene tareas de medición, aparece en su lugar un campo de actividad de texto), la fecha (hoy por defecto), la cantidad planificada, la cantidad ejecutada, el precio unitario y las notas — luego Guardar el informe.
3. Aparece en la tabla: la actividad (y el proyecto debajo) · la fecha · lo planificado · lo ejecutado · el valor (= ejecutado × precio unitario, automáticamente). La edición posterior es solo de la cantidad ejecutada, y la eliminación con confirmación.

08 Logística de obra, inspección y no conformidad

Dos módulos que dan servicio a la ejecución desde fuera de las pantallas de tareas.

Logística de obra solo para el propietario y el administrador

Cinco pestañas: Alojamiento (unidades propias o alquiladas, su capacidad, su alquiler, su centro de costo y sus ocupantes), Movimientos (cambio de alojamiento o de obra, traslado interno — planificado/ejecutado/cancelado), Asistencia diaria en obra (generación por día, presente/ausente/permiso/descanso/en desplazamiento), Zonas (código, nombre y ubicación), y la contabilización financiera mensual (devengo y luego pago sobre los centros de costo).

Solicitudes de inspección y no conformidad

En el módulo Oficina técnica (un complemento): la pestaña Solicitudes de inspección «solicitudes de inspección de obras y materiales (IR/WIR) con el resultado y el estado» — la solicitud puede asignarse a una partida de cantidades — y la pestaña No conformidad (NCR). No afectan a los porcentajes de avance, pero una NCR abierta retiene el valor de las obras afectadas en las certificaciones de pago hasta que se cierre.

09 Los permisos en las pantallas de ejecución — y el resumen

El observador ve en Kanban un cartel 👁 Solo lectura — no tienes permisos de edición, y en Gantt una línea debajo de la guía «solo lectura — la edición requiere el permiso de gestor o supervisor», y los campos de la tabla están desactivados. Y estos permisos ahora se aplican también a nivel de la base de datos, no solo de la interfaz.