Capítulo 2 - Crear tu proyecto en PZone ERP

01 Antes de empezar

En el capítulo 1 estableciste tu presencia en la plataforma: abriste tu cuenta, creaste tu empresa, asignaste al equipo de trabajo, evaluaste a los empleados uno a uno y completaste el perfil de cualificación de tu empresa y lo pusiste a disposición de tus clientes para que te evaluaran. Ahora pasamos —con el mismo estilo paso a paso del capítulo 1— a construir la base sobre la que se apoyan tus proyectos.

Y en lugar de empezar de cero, te mostraremos cómo trasladar lo que ya tienes en tus hojas de Excel a PZone ERP en minutos: una digitalización autónoma que haces tú mismo.

02 La Biblioteca: tus bancos de datos de referencia

La Biblioteca es un módulo básico que siempre encuentras en la barra lateral con el nombre Biblioteca (el icono del libro), o directamente en el enlace /library. Su título en la aplicación: «Biblioteca — gestión de los datos de referencia usados en todo el sistema».

¿Quién la ve y quién la edita?

Todo usuario autorizado puede consultarla. Agregar, editar y eliminar corresponde al gestor/administrador de tu empresa en todas las pestañas, pues cada pestaña es una copia propiedad de tu empresa. La única excepción: Países es una lista de referencia pública de solo lectura (clave compartida para el mercado y las zonas de servicio), y las regiones públicas las gestiona el administrador de la plataforma, mientras que las regiones propias de tu empresa se pueden editar libremente.

¿Cómo se organiza?

Una barra horizontal con 19 pestañas; cada pestaña es una sola tabla de datos de referencia: buscas, ordenas y agregas filas. No hay una «pantalla de datos maestros» aparte: abres la Biblioteca y empiezas directamente en la primera pestaña (que encuentras ya rellena, no vacía).

03 De las hojas de cálculo a PZone ERP

En cada pestaña de la Biblioteca hay tres botones que te llevan del mundo de las hojas de cálculo al mundo de PZone ERP, y aprovechas tus bancos de información actuales (si los tienes) en lugar de reintroducirlos a mano.

XLSX vacío — la plantilla

Descarga un archivo Excel vacío con los encabezados de columna correctos de la pestaña actual. Rellénalo con tus datos (o pega desde tu hoja antigua) manteniendo los nombres de las columnas tal cual.

Subir CSV — la importación

Sube tu archivo (en formato CSV). El sistema empareja las columnas por su nombre y muestra una vista previa antes de importar. Las columnas de referencia (como «Unidad» o «Actividad») aceptan los nombres como texto, y cualquier nombre desconocido se crea automáticamente. Las filas duplicadas se omiten de forma segura («ya existe»): no se duplican ni dañan tus datos. Se te muestra un resumen: n importados · n ya existen · n con error (con el número de fila de cada error).

Descargar CSV — la exportación

Descarga todo el contenido de la pestaña actual en formato CSV —por nombres, no por números— con codificación UTF-8 (el árabe se ve correctamente en Excel). El archivo está listo para volver a subirse, así obtienes un cómodo ciclo de edición.

El ciclo completo de la digitalización autónoma

1. Descarga el XLSX vacío de la pestaña que quieras.
2. Rellénalo con tus datos o pégalos desde tu hoja antigua, y guárdalo/expórtalo en formato CSV.
3. Pulsa Subir CSV, revisa la vista previa y luego Importar.
4. Más adelante: Descargar CSV del contenido completo, edita lo que quieras y vuelve a subirlo — un ciclo continuo sin reintroducir nada.

04 Las pestañas de la Biblioteca una a una

Estas son las 19 pestañas de la Biblioteca en el orden en que aparecen en la aplicación; cada una es un banco de datos de referencia que alimenta el resto del sistema. La pestaña marcada con Compartida en la plataforma (Países) es una referencia pública de solo lectura que gestiona el administrador de la plataforma; todo lo demás es tu copia propia.

1. Abreviaturas

Diccionario de las abreviaturas usadas en el sistema y sus significados: una copia propia de tu empresa que se copia de la lista de la plataforma al crearla, y editable libremente.
Columnas: abreviatura · significado

2. Actividades (títulos de partidas)

Ya no es una pestaña aparte: una actividad es el título de la partida mismo, y las tareas y productos de la partida la siguen automáticamente en precios, ejecución e informes. Se elige en la columna Actividad de la pestaña Partidas (de la lista, o escribiendo un nombre nuevo) y se gestiona con el botón Actividades de esa pestaña: renombrar (sus partidas la siguen) y fusionar dos grafías en una sola actividad.
Se gestiona desde: pestaña Partidas · botón Actividades

3. Estructura de los presupuestos

La estructura en árbol de las partidas de los presupuestos (BOQ): partida → tarea → productos; una pestaña especial (la actividad de las tareas es el título de la partida). Cada producto lleva un factor de cantidad (× cantidad del BOQ) o una cantidad fija usada tal cual; esta plantilla es la única fuente de las cantidades de precios (los proyectos se siembran desde ella; el Catálogo solo guarda precios).
Columnas: estructura en árbol · factor de cantidad / cantidad fija por producto

4. Partidas de presupuestos

Banco de partidas de presupuestos listas para reutilizar en tus proyectos.
Columnas: sección MasterFormat · unidad organizativa · título de la partida · partida de cantidad · unidad

5. Marcas comerciales

Lista de marcas y marcas comerciales.
Columnas: marca comercial

6. Tipos de actividad comercial

Clasificaciones de la actividad de las empresas (se usan al definir empresas y su directorio): una copia propia de tu empresa copiada de la lista de la plataforma al crearla, y editable libremente.
Columnas: tipo de actividad · traducción

7. Catálogo

Maestro de artículos (SKU) de su empresa: una pestaña especial. Alimenta el motor de precios (proveedor más barato por artículo), compras, almacén, aprobaciones y facturación electrónica. Las cantidades no se gestionan aquí, sino en «Estructura del BOQ»; una fila rosa es un artículo que una tarea necesita y aún no tiene precio.
Columnas: Tarea · País de origen · Tipo de artículo · Artículo · Proveedor · Marca · Unidad · Moneda · Precio unitario · Tipo de recurso · Origen

8. Componentes

Componentes y edificios del proyecto.
Columnas: componente

9. Países Compartida en la plataforma

Lista de países.
Columnas: país · traducción

10. Tipos de documento

Clasificaciones de los documentos usados en el sistema.
Columnas: tipo de documento

11. Niveles

Denominaciones de las plantas y los niveles verticales del proyecto.
Columnas: nivel

12. CSI MasterFormat

Sistema de codificación MasterFormat para clasificar de forma estándar los trabajos de construcción y edificación.
Columnas: sección · división

13. Unidades organizativas

Las especialidades/unidades organizativas (Org Units).
Columnas: unidad organizativa

14. Puestos

Las denominaciones de puestos.
Columnas: puesto

15. Regiones Públicas + tus regiones propias

Las regiones dentro de los países: las regiones públicas las gestiona el administrador de la plataforma (solo lectura), y agregas y editas las regiones propias de tu empresa con libertad.
Columnas: región · país · traducción

16. Espacios

Denominaciones de espacios y estancias.
Columnas: espacio

17. Provincias

Las provincias/los estados.
Columnas: provincia

18. Tareas

Banco de denominaciones de las tareas de obra sobre las que se construye el cronograma y que se vinculan a las actividades de obra.
Columnas: tarea · actividad · unidad

19. Unidades

Unidades de medida.
Columnas: unidad

05 Los proyectos: de la Biblioteca al terreno

Tras preparar tu biblioteca, llegan los Proyectos, el corazón del trabajo. Los encuentras en la barra lateral con el nombre Proyectos o directamente en el enlace /projects. La página muestra tus proyectos en forma de tarjetas, y toda la creación y edición se hacen mediante una sola ventana sencilla, sin pasos múltiples ni pantallas secundarias.

¿Quién crea y edita?

El botón Nuevo proyecto y los botones de edición e importación aparecen solo para el gestor/administrador. La eliminación es exclusiva del administrador. En cambio, el usuario con permiso de solo lectura ve un cartel 👁 Solo lectura — no tienes permiso de edición y navega sin botones de edición.

¿Qué hay en cada tarjeta?

El nombre del proyecto y su código, y dos insignias: la de Etapa (la defines tú: licitación / ejecución / cerrado) y la de Estado (se calcula automáticamente a partir de las tareas del proyecto: sin tareas / no iniciado / en ejecución / completado), junto con el valor total de venta y los botones Editar y Eliminar.

06 Crear un nuevo proyecto

En la página de Proyectos pulsa el botón ＋ Nuevo proyecto (arriba a la derecha de la página) y se abre la ventana Nuevo proyecto. Rellena los siguientes campos en orden: solo el nombre del proyecto es obligatorio, y todo lo demás es opcional y lo agregas cuando quieras.

1. Nombre del proyecto Obligatorio

El nombre que aparece en la tarjeta y en todas partes. El proyecto no se guarda sin él.

2. Descripción

Una breve reseña libre del proyecto (opcional).

3. Etapa

Una lista de tres opciones: Licitación / precios · Ejecución · Cerrado — el valor predeterminado es «Licitación / precios». Es la insignia de etapa de la tarjeta.

4. Moneda base

La moneda principal del proyecto (predeterminada: EGP). Se usa en los precios y los costos.

5. País

La eliges de la lista de países de referencia.

6. Código de proyecto (antiguo)

Un código de referencia de tu sistema anterior (como PRJ-001): para la migración y el enlace, no se genera automáticamente.

7. Dirección postal

La dirección de la obra como texto.

8. Coordenadas GPS

Pégalas desde Google Maps en el formato lat, lng (ejemplo: 30.0444, 31.2357): la latitud y la longitud se guardan automáticamente.

9. Comitente

El cliente/propietario: lo eliges buscándolo en la libreta de partes de tu empresa, o escribes un nombre nuevo y se crea al instante como una parte de tipo «propietario».

10. Contratista

El contratista ejecutor: igual que el comitente (búsqueda o alta inmediata como parte «contratista»).

Los pasos en resumen

1. Pulsa ＋ Nuevo proyecto.
2. Escribe el nombre del proyecto (obligatorio) y luego rellena los demás campos que necesites.
3. Pulsa Guardar.
4. La tarjeta del proyecto aparece de inmediato en la cuadrícula (permaneces en la misma página, sin cambiar de pantalla). Su estado empieza en Sin tareas aún hasta que agregues tareas.

Importar varios proyectos de una sola vez

Igual que en la Biblioteca, la cabecera de la página de Proyectos (para el gestor/administrador) ofrece los botones Plantilla XLSX vacía, Subir CSV y Descargar CSV para crear proyectos en bloque desde una hoja de cálculo. Las columnas admitidas: nombre del proyecto (obligatorio) · moneda · código de proyecto · dirección · coordenadas GPS.

07 Editar un proyecto existente

Para editar un proyecto, pulsa el icono ✎ Editar en su tarjeta y se abre la misma ventana con el título Editar proyecto, ya con sus campos rellenos con los datos del proyecto. Editas cualquiera de los diez campos anteriores igual que al crearlo; la única diferencia es que ahora aparece la sección de tipos de cambio.

¿Qué se puede editar?

Los diez campos (nombre, descripción, etapa, moneda, país, código antiguo, dirección, coordenadas, comitente, contratista), además de los tipos de cambio.

¿Qué no se edita a mano?

El estado, el porcentaje de avance y el valor total de venta: todos se calculan automáticamente a partir de las tareas del proyecto, así que cambian por sí solos y no se editan desde esta ventana.

Tipos de cambio — con una tarifa orientativa de internet

En el modo de edición aparece la sección Tipos de cambio (1 unidad = ¿? de tu moneda base). Agrega una moneda de la lista y el sistema te trae una tarifa de mercado sugerida de internet; puedes aceptarla pulsando Usar, o escribir tu propia tarifa en su lugar, y luego agregarla con el botón ＋.

Eliminar un proyecto

La eliminación está disponible solo para el administrador mediante el icono 🗑 Eliminar de la tarjeta. Aparece una confirmación antes de eliminar, y si el proyecto tiene tareas te avisa de su número y las elimina con él. La eliminación es definitiva, sin vuelta atrás.

08 El módulo «Comercial»: hoja de ruta

Tu proyecto ya existe y está en la etapa de «Licitación / precios». Aquí empieza el trabajo de verdad: el módulo Comercial de la barra lateral, cuyo título en la aplicación es «Formación del costo, control de costos, cadena de suministro y licitaciones a lo largo del proyecto». Esta sección es un mapa rápido antes de entrar en sus pestañas una a una.

Sus quince pestañas en orden

Algunas pestañas llevan dentro un título algo distinto de su nombre en la barra; mencionamos ambos cuando difieren.

1. Panel

«Panel financiero del proyecto»: valor del contrato, porcentaje de avance, índice de rendimiento de costos, margen de beneficio, curva S y alertas de costo, todo de un vistazo para un solo proyecto.

2. Medición de cantidades

Medir las cantidades de cada partida a partir de las dimensiones (N.º × X × Y × Z), con registro del avance de obra y aprobación y bloqueo de las cantidades. Solo muestra las partidas del presupuesto, así que lógicamente viene después de él.

3. Funciones

Agrupar los espacios del proyecto en «funciones operativas» (departamento de finanzas, recepción…) arrastrando y soltando, con fines de preparación operativa.

4. Presupuesto del proyecto

El punto de partida: traes las partidas de tu biblioteca, ajustas los porcentajes de gastos generales y de beneficio, y vinculas cada partida con sus tareas; y desde aquí exportas el «formulario de licitación».

5. Obras preliminares

«Gastos generales de obra»: la relación de gastos generales de la obra que no corresponden a una partida concreta, y los ajustes de precios (su método de distribución y el porcentaje de riesgo).

6. Obras adicionales

«Órdenes de cambio»: registro de las órdenes de cambio aprobadas que modifican el valor del contrato respecto a la línea base bloqueada.

7. Facturación y obra en curso

«Certificaciones de pago»: las certificaciones de pago de los clientes y el reconocimiento de ingresos según el porcentaje de avance, y la facturación electrónica.

8–10. Presupuestos por componente / nivel / espacio

Tres informes de solo lectura que desglosan el precio de venta por componente, nivel o estancia, y se construyen automáticamente a partir de las etiquetas que pones en las mediciones.

11. Control de costos

«Seguimiento de costos»: lo previsto frente a lo real para cada producto, y los indicadores de valor ganado (CPI, EAC).

12. Costos de recursos

Informe del costo directo distribuido: materiales · mano de obra · equipos · subcontratista.

13. Cadena de suministro

Solicitudes de compra → ofertas de precio → órdenes de compra, los proveedores aprobados y el control presupuestario.

14. Almacenes

«El almacén»: recepción en varios almacenes con inspección del consultor, las transferencias y las salidas hacia los proyectos.

15. Licitaciones

«Registro de licitaciones»: las oportunidades de licitación y sus resultados, con un botón «Convertir en proyecto» para la ganadora.

¿Cómo se forma el precio? (léelo una vez y entenderás todo el módulo)

En PZone ERP no escribes el «precio unitario» a mano. El precio se deriva de tu biblioteca y tu catálogo mediante una cadena fija (conforme a las prácticas CIOB/RICS), y cada pestaña del módulo toca un eslabón de ella:

Costo directo

La suma de las cantidades de los productos (materiales/mano de obra/equipos/subcontratista) vinculados a las tareas de la partida × sus precios en el catálogo; el sistema elige automáticamente al proveedor más barato salvo que fijes uno concreto. Las monedas extranjeras se convierten con los tipos de cambio del proyecto.

+ parte de los gastos generales de obra

El total de las «Obras preliminares» se distribuye entre las partidas según su costo directo, o aparece como una partida independiente, según el ajuste del proyecto.

× (1 + gastos generales) × (1 + riesgo) × (1 + beneficio)

Los porcentajes de gastos generales y de beneficio son por partida (se rellenan inicialmente desde los ajustes de tu empresa), y el porcentaje de riesgo es para todo el proyecto.

= precio de venta

El precio unitario se redondea a dos decimales y luego se multiplica por la cantidad. Y la suma de las partidas es la cifra verde de la tarjeta del proyecto.

09 Presupuesto del proyecto

Su título en la aplicación: «Agrega las partidas del presupuesto a un proyecto con las cantidades, los gastos generales y el beneficio». Esta es la pestaña que convierte tu biblioteca en un proyecto valorado, para lo que nos preparamos en las secciones 02 a 04.

Agregar las partidas desde tu biblioteca

1. Elige el proyecto en el campo de búsqueda de la parte superior de la pestaña (escribe una parte de su nombre).
2. Pulsa Agregar partida. En el campo Partida del presupuesto escribe para buscar —por número o por palabra, como «20» u «hormigón»— y aparecen las partidas de tu biblioteca (partidas de presupuestos) con la sección MasterFormat de cada una. Las partidas ya agregadas desaparecen automáticamente de los resultados.
3. La cantidad es opcional: déjala vacía si vas a medirla a partir de las dimensiones en la pestaña siguiente, y se calculará automáticamente.
4. Los gastos generales % y el beneficio % vienen rellenos desde los ajustes de tu empresa —modifícalos para esta partida si quieres— y luego Agregar.

Las columnas de la tabla

Partida (sección / título / partida) · cantidad · unidad · precio de venta unitario · gastos generales · beneficio · costo directo · importe de gastos generales · importe de beneficio · precio de venta, y una fila de total del proyecto en la parte inferior.

¿Qué se edita a mano?

Con el lápiz ✎: solo la cantidad y los porcentajes de gastos generales y de beneficio. Todas las columnas monetarias están calculadas. Pasa el cursor sobre el «precio de venta» para ver su composición: directo + preliminares + gastos generales + riesgo + beneficio.

¿Por qué no hay un campo «precio unitario»?

Porque el precio se deriva de los productos del catálogo vinculados a las tareas de la partida (sección 08). Una partida sin tareas valoradas aparece con un guion «—» en el «formulario de licitación».

Vincular la partida con sus tareas, de donde nacen las tareas de ejecución

Pulsa el icono de ramificación ⑂ (Tareas y productos) en la fila de la partida y se abre una pantalla de dos paneles:

A la derecha · «La plantilla — todas las posibilidades»

Todas las tareas que definiste para esta partida en la Biblioteca → Estructura del presupuesto, y bajo cada tarea sus productos del catálogo con la marca (más barato). El botón Seleccionar todo las agrega de una sola vez.

A la izquierda · «Este proyecto — las tareas elegidas»

Lo que realmente elegiste. Cada producto tiene un factor (cantidad de la partida × factor) o una cantidad fija, y puedes fijar un proveedor concreto en lugar del más barato. Las cantidades se siembran desde la plantilla «Estructura del BOQ» (la única fuente) y se editan aquí solo para este proyecto.

El efecto fuera de esta pantalla

Cada tarea que agregas aquí crea automáticamente una tarea de ejecución que aparece en el tablero kanban y el diagrama de Gantt; y quitarla elimina la tarea de ejecución con sus fechas, su porcentaje de avance y su responsable. Este es el puente al capítulo 3.

La barra del ciclo de vida: de licitación a proyecto

Sobre la tabla hay una barra con tres fases. Pasar de una a otra es la única forma de congelar una «línea base» del proyecto (no hay un botón aparte para ello):

1. Presentar licitación: introduces la fecha de presentación y un motivo opcional; los datos quedan casi congelados, con la posibilidad de Reabrir para editar para modificaciones excepcionales.
2. Confirmar inicio del proyecto: es definitivo y bloquea la línea base; no lo pulses hasta que el propietario apruebe el inicio del trabajo real. Y desde aquí se miden las órdenes de cambio y las certificaciones de pago. El formulario tiene dos campos opcionales: fecha de terminación contractual o plazo de ejecución en días —guardados en el registro de condiciones del contrato—, y el inicio también congela la línea base del cronograma (las fechas planificadas de las tareas) contra la que mide el informe «Cumplimiento del cronograma» (capítulo 3).
3. Registro de líneas base muestra todas las versiones guardadas con su fecha y sus totales.

La exportación: el formulario de licitación

El botón PDF formulario de licitación exporta un resumen dirigido al cliente con los precios de venta: la sección, la partida, la cantidad, la unidad, el precio unitario y el importe, y luego el subtotal, el IVA (al porcentaje de tu empresa) y el total con impuestos, con una línea aparte para las «Obras preliminares y requisitos generales» si lo elegiste en sus ajustes.

10 Medición de cantidades — con la Medición inteligente y las Funciones

Su título en la aplicación: «Medición de dimensiones tradicional — calcula la cantidad de cada partida a partir de las mediciones». Aquí se rellena la casilla «cantidad» que dejaste vacía en el presupuesto: mides cada partida a partir de sus dimensiones y su cantidad se actualiza automáticamente.

La lista de partidas y luego la pantalla de medición

Tras elegir el proyecto, la pestaña muestra las partidas del presupuesto (partida · cantidad · unidad) y un botón morado Medir junto a cada partida, y un candado 🔒 junto a la partida aprobada. No se puede crear una partida desde aquí: si ves «No hay partidas en este proyecto», vuelve a la sección 09. El botón Descargar CSV en la parte superior de la lista exporta un resumen de las cantidades de todas las partidas.

1. Pulsa Medir en la partida y se abre su pantalla, con la unidad, la cantidad total y lo real con su porcentaje en la cabecera.
2. Pulsa Agregar medición y aparece una fila verde: introduce el número y las dimensiones (X · Y · Z en metros) y el factor (su valor predeterminado es 1), y marca descuento para los huecos y vanos, con lo que la fila se contabiliza en negativo.
3. Elige el componente, el nivel y el espacio de las listas de tu biblioteca, o escribe un nombre nuevo y se crea al instante en la Biblioteca.
4. Guarda: las filas se suman y se escriben automáticamente en la cantidad de la partida del presupuesto.

La fórmula según la unidad

Unidad de longitud (m): N.º × X × factor · unidad de superficie (m²): N.º × X × Y × factor · unidad de volumen (m³): N.º × X × Y × Z × factor · cualquier otra unidad: N.º × dimensiones introducidas × factor (las dimensiones vacías se ignoran, como el acero de refuerzo en kg: N.º × longitud × factor kg/m). La aplicación solo te muestra los campos de dimensiones que corresponden a la unidad de la partida.

El factor

Un factor de multiplicación libre: kg/m, la densidad, la merma… su valor predeterminado es 1.

¿Por qué son importantes las etiquetas?

El componente/nivel/espacio de cada fila es lo que construye los presupuestos por componente, nivel y espacio (sección 12), la distribución del costo por estancia y la pestaña «Funciones». Etiqueta cada fila que midas.

El avance de obra: lo real frente a lo planificado

El icono verde ↗ de la fila abre el Registro de avance de obra: tarjetas de planificado / real (acumulado) / avance, y un botón Registrar visita de obra con el que introduces la fecha, la cantidad añadida (negativa para corregir) y una nota. El registro es acumulativo y no se edita, y es la fuente del «valor ganado» en el Panel y del porcentaje de avance en el Control de costos. No lo usarás en la etapa de licitación, pero su lugar está aquí.

Aprobar y bloquear la cantidad

Aprobar y bloquear pide una nota opcional y luego guarda una versión (v1, v2…) y bloquea la medición: sin editar ni eliminar hasta Desbloquear, mientras que el registro del avance de obra sigue disponible. El botón Versiones (n) muestra la tabla de versiones aprobadas (la cantidad, la diferencia con la anterior, por quién, la fecha y la nota).

Importar y exportar las mediciones

La misma lógica de la Biblioteca (sección 03) pero a nivel de una sola partida: XLSX vacío te da la plantilla con sus encabezados (Number, X, Y, Z, Factor, Deduction, Component, Level, Space, Comments), Subir CSV agrega las filas de medición en bloque —los nombres de componente/nivel/espacio desconocidos se crean automáticamente, y la columna de descuento acepta yes, 1 o ddt—, Descargar CSV exporta las filas de la partida, y PDF hoja de dimensiones imprime la hoja de dimensiones de la partida.

La Medición inteligente: del plano a la tabla de medición

El elemento de la barra lateral Medición inteligente (aparece con el complemento Comercial) lee un plano escaneado (PDF o imagen), mides sobre él lo que puedas, luego vinculas cada medición con una partida del proyecto y pulsas Volcar en la medición: la medición se convierte en una fila de medición etiquetada con su origen y su grado de confianza, y la cantidad de la partida se actualiza. Y, como la medición tradicional, necesita partidas ya existentes.

La pestaña «Funciones»

Su título: «Agrupa los espacios según la preparación operativa — un espacio puede pertenecer a más de una función». El panel derecho es el árbol de ubicaciones de tu proyecto (componente → nivel → espacio) extraído de las etiquetas de la medición; y el panel izquierdo son «funciones» que creas (ejemplo: departamento de finanzas) y a las que arrastras los espacios. No afecta al presupuesto ni al precio: es una agrupación para la preparación operativa, y lo verás vacío hasta que asignes espacios en la medición.

11 Las obras preliminares, los ajustes de precios y el control de costos

Tres pestañas que completan el precio después de las cantidades: las Obras preliminares (cuyo título en la aplicación es «Gastos generales de obra»), donde están los gastos generales de la obra y los ajustes de precios, y luego el Control de costos y los Costos de recursos, que leen lo que has construido.

Gastos generales de obra

«La relación de gastos generales de la obra — costos reales del proyecto que no corresponden a una partida concreta del presupuesto». Pulsa Agregar partida y elige la categoría (gestión de obra, instalaciones temporales, servicios temporales, equipos generales, transporte y alojamiento, garantías y seguros, calidad y seguridad, entrega y desalojo, u otra), luego la descripción, la cantidad, los meses y el precio. El total de la línea = cantidad × meses × precio, y las categorías se suman en el «total de gastos generales de obra».

Distribución proporcional entre las partidas

El valor predeterminado: el total de los gastos de obra se distribuye entre las partidas del presupuesto según su costo directo, con lo que entra en el precio de cada unidad.

Partida independiente

Los gastos de obra aparecen como una línea aparte en el «formulario de licitación» con la unidad «a tanto alzado», valorada con los porcentajes predeterminados de tu empresa.

Riesgo / contingencia %

Un único porcentaje para todo el proyecto que se aplica a cada partida después de los gastos generales. Se introduce como porcentaje.

No olvides

Pulsar Guardar ajustes. Y esta página no actualiza por sí sola la cifra de la tarjeta: abre el presupuesto después.

Control de costos («Seguimiento de costos»)

«El costo previsto frente al real para cada producto — se registra a medida que se completa el trabajo». Una fila por cada producto vinculado a una tarea: tarea → producto · avance · cantidad (P/R) · precio unitario (P/R) · proveedor (P/R) · costo (P/R) · diferencia (P = previsto, R = real), con los filtros Todo / Registrado / Sobre presupuesto / Sin registrar y un botón Registrar real, y exportación a Excel y PDF. Sobre la tabla hay un panel de valor ganado: el presupuesto (BAC), el valor ganado, el costo real (AC), el CPI, la previsión (EAC) y el VAC. El lado «previsto» es el costo directo que acabas de construir; y el lado «real» se rellena durante la ejecución con las facturas de los proveedores, las salidas de almacén y lo que registres a mano.

Costos de recursos

Un informe de solo lectura: «El costo directo distribuido por tipo de recurso (materiales / mano de obra / equipos / subcontratista) a nivel de proyecto, en la moneda del proyecto»: cinco tarjetas (con «sin clasificar») y una matriz «por partida de medición», y exportación a Excel y PDF. Si aparece «Aún no hay distribución valorada», significa que tus partidas no tienen productos valorados en el catálogo.

12 El Panel y los presupuestos secundarios — y el puente al capítulo 3

Las tres últimas paradas del módulo: un panel que reúne todo lo anterior en una sola vista, tres presupuestos que desglosan el precio por ubicación, y luego el paso de «licitación» a «ejecución».

El Panel («Panel financiero del proyecto»)

«Curva S, indicadores de valor ganado y alertas de costo — un solo proyecto de un vistazo». Cuatro tarjetas: valor del contrato (ajustado) (el precio de la línea base o el calculado + las órdenes de cambio aprobadas), avance (costo/costo), índice de rendimiento de costos (verde ≥ 1) y margen de beneficio a la fecha. Luego la curva S acumulada con tres líneas —el valor ganado del registro de avance de obra, el costo real del libro mayor (asientos de gasto contabilizados y asignados al proyecto: materiales al salir de almacén, subcontratistas, nómina, equipos — así la factura del proveedor y la salida de almacén de los mismos materiales nunca se cuentan dos veces; los proyectos aún sin asientos recurren a las facturas de proveedores, las salidas de almacén y los datos reales registrados), y lo facturado de las certificaciones de pago— y una tarjeta de alertas (precios o cantidades faltantes, sobre presupuesto, facturación pendiente, CPI bajo).

Los presupuestos por componente, nivel y espacio

Tres informes de solo lectura con una misma forma: una barra azul con el total del precio de venta, luego una tarjeta plegable por cada componente (o nivel o estancia) con el número de sus partidas y su precio, y dentro las partidas con sus cantidades y precios. La «estancia» aquí es la habitación concreta (tipo de espacio + componente + nivel), no el nombre general del espacio en la Biblioteca. Un aviso naranja te informa de las partidas excluidas por falta de cantidad o de precio. Y si aparece «No hay asignaciones», vuelve a las etiquetas de la medición (sección 10).

Las pestañas que esperan a la ejecución

Obras adicionales («Órdenes de cambio»)

Registro de las órdenes de cambio (propuesta / aprobada / rechazada) que modifican el «valor del contrato ajustado» respecto a la línea base: no funciona antes de congelar una línea base desde la barra del ciclo de vida. Cada orden tiene un campo días de prórroga; aprobar una orden con prórroga redefine automáticamente la línea base del cronograma (una nueva versión no definitiva) y amplía la fecha de terminación contractual en los informes.

Facturación y obra en curso («Certificaciones de pago»)

Las certificaciones de pago del cliente y el reconocimiento de ingresos según el porcentaje de avance (norma egipcia 48 / IFRS 15), y el envío a la facturación electrónica.

Cadena de suministro · Almacenes

Solicitudes de compra → ofertas de precio → órdenes de compra, los proveedores aprobados, y luego la recepción con la inspección del consultor y la salida hacia el proyecto — y esto es lo que alimenta lo «real» en el Control de costos.

Licitaciones («Registro de licitaciones»)

Las oportunidades de licitación y sus resultados; la ganadora se convierte, con el botón Convertir en proyecto, en un proyecto en la etapa de ejecución, y las demás, con el botón Iniciar estimación, en un proyecto de licitación que te abre el mismo módulo.

El puente: de licitación a ejecución

1. Presenta tu oferta con el PDF formulario de licitación y pulsa Presentar licitación en la barra del ciclo de vida (sección 09): se congela una línea base.
2. Al adjudicarse, pulsa Confirmar inicio del proyecto (definitivo) y luego cambia la etapa de la tarjeta del proyecto a «Ejecución» desde el botón de editar (sección 07).
3. Las tareas de ejecución nacidas de las partidas del presupuesto te esperan en Tareas, en el tablero kanban y en el diagrama de Gantt; y desde aquí se mueve el estado del proyecto en su tarjeta. Este es el tema del capítulo 3: la ejecución de tu proyecto.