☰ فهرس الفصل
01 قبل أن نبدأ
وحدة الإيجارات مخصّصة للعقارات التي تستأجرها مؤسستك من مُلّاك (المؤسسة هي «المستأجر») — غالبًا شقق لإسكان العاملين ومخازن لحفظ المواد. تدير العقد والمالك والتأمين والمعاينات، وتغذّي ترحيل الإيجار الشهري في المالية.
i
إضافة يفعّلها مدير المنصّة لكل مؤسسة على حدة (الرابط
/rentals، القائمة «الإيجارات»). فيها ٨ تبويبات: لوحة التحكم · عقود الإيجار · المعدّات · المعاينات · أوامر الشراء · التقارير والمخرجات · التنبيهات · البيانات الأساسية.!
تنبيهان مهمّان: (١) تُدير الوحدة العقارات والمعدّات؛ إيجار العقارات هنا استئجارٌ (المؤسسة مستأجِرة)، أمّا المعدّات فباتجاهين — تأجيرٌ للغير واستئجارٌ للمشاريع (القسم ٧). (٢) «إيجار العقارات» هذا منفصل تمامًا عن «سكن العمالة» في لوجستيات الموقع؛ شاشتان مختلفتان وحسابان محاسبيان مختلفان — لا تخلط بينهما.
02 عقد الإيجار: القلب
كل شيء في الوحدة يدور حول عقد الإيجار (تبويب «عقود الإيجار» → عقد جديد). لكل عقد رقم تلقائي (RC-…)، وحقوله مجموعات:
- الوحدة والموقع
- المنطقة، عنوان الوحدة (إلزامي)، الوصف، رقم المبنى/الدور/الوحدة، ونوع الوحدة: سكني / مخزن / أخرى. ويمكن ربط العقد بـمشروع (اختياري — تصنيف/فلترة، انظر القسم ٦).
- المالك والمدّة والمال
- المالك (المؤجّر)، تاريخا البدء والانتهاء (النهاية بعد البداية)، وصف المدّة وعدد الأشهر (يُقترح من التواريخ)، التكلفة الشهرية والقيمة الإجمالية للعقد.
- التأمين (الوديعة)
- مبلغ التأمين المدفوع وحالته: مدفوع بالكامل / مُسترَد / مُسترَد جزئيًا / غير محدد / مُصادَر، ومبلغ وتاريخ الاسترداد (تُضبط لاحقًا عند التسوية — القسم ٥).
- الصرف (كيف يُدفع الإيجار)
- يوم الصرف (نصّ حرّ)، والتواتر: شهري / نصف شهري / كل عدة أشهر، والطريقة: تحويل للمالك / عهدة / تحويل للمندوب / نقدًا (عند «عهدة» يلزم اسم حامل العهدة).
- الإشغال والحالة
- عدد الغرف والأسِرّة والشاغلين (وتُحسب التكلفة للفرد آنيًا بلا تخزين). والحالة: نشط / بانتظار التجديد / منتهٍ / ملغى بقرار / شاغر — و«ملغى بقرار» يستلزم سبب الإلغاء ومن قرّره.
!
الحالة يدوية بالكامل: العقد المنتهي بتاريخه لا يتحوّل تلقائيًا إلى «منتهٍ» — يبقى كما ضبطته ويظهر فقط في قوائم التنبيهات/التقارير (القسم ٧). ولا توجد دورة تجديد/إنهاء مبكّر مستقلّة؛ التجديد = تعديل التواريخ أو الحالة. و«الإلغاء» حذف ناعم (لا حذف نهائي من الشاشة).
03 البيانات الأساسية
تبويب البيانات الأساسية يجمع القوائم التي يُبنى عليها العقد، في أربعة أقسام:
- المناطق
- تصنيف داخلي للمواقع (اسم + مفعّلة)، ويمكن ربط المناطق بالمشاريع لأغراض التقارير.
- المُلّاك
- المؤجّر ككيان كامل: الاسم، الرقم القومي، وجود مندوب (باسمه ورقمه القومي)، وقائمة هواتف. (يقابله «كشف حساب المالك» في التقارير.)
- المستفيدون
- الجهة التي تخدمها الوحدة: فئة وظيفية أو شخص محدّد — ويُربط العقد بمستفيد أو أكثر.
- قوالب المعاينة
- قوائم فحص جاهزة (أقسام وبنود) للوحدات السكنية والمخازن، تُستعمل عند المعاينة وتُحرَّر هنا.
i
يُرفَق بالعقد ملفات مصنّفة (نسخة العقد · إثبات الملكية/التوكيل · رخصة الحماية المدنية · وثيقة التأمين · تقرير الفحص · أخرى) بتاريخ انتهاء — والوثيقتان الحرِجتان تُتابَعان في التنبيهات.
04 المعاينات: استلام وتسليم
تبويب المعاينات يوثّق حالة الوحدة بالصور والعدّادات والتقييم، بثلاثة أنواع: استلام (check-in) وتسليم (check-out) ودوري (للمخازن).
- الأنواع
- استلام عند دخول الوحدة، تسليم عند مغادرتها، ودوري لمتابعة المخازن. كل معاينة على قالب فحص ببنود مقيَّمة (جيد/يعمل/يحتاج انتباه/تالف) وصور ومبلغ خصم، مع قراءات عدّادات (كهرباء/مياه/غاز) وحساب الاستهلاك.
- الدورة والقفل
- المعاينة مسودة حتى تُلتقَط توقيعات الشركة والمالك، فتصبح مُوقَّعة وتُقفَل نهائيًا (لا تُعدَّل هي ولا بنودها). زر إنشاء تسليم يستنسخ استلامًا مُوقَّعًا (بالبنود والعدّادات) للمقارنة «قبل/بعد».
- الدوري وتجاوز المدّة
- للمخازن معاينة دورية؛ ويُبرِز التنبيهُ المخازنَ التي تجاوز آخرُ معاينةٍ لها المدّةَ المحدّدة (افتراضيًا ١٨٠ يومًا، قابلة للتعديل).
05 التأمين وتسويته
عند مغادرة الوحدة، تُسوّى وديعة التأمين انطلاقًا من تسليم مُوقَّع: يُحدَّد المُسترَد والمخصوم، ويُنشَأ قيد محاسبي، وتُحدَّث حالة التأمين على العقد.
- متى وأين
- من صفحة المعاينة على تسليم مُوقَّع فقط، بزر تطبيق التسوية — فتُحدَّث حقول التأمين على العقد ويُنشَأ القيد ويُختَم رقمه على المعاينة.
- القيد
- من ح/ النقدية (المُسترَد) + من ح/ مصروف تلفيات (الخصومات بحد أقصى التأمين)، إلى ح/ تأمينات الإيجار (إجمالي الوديعة).
!
التسوية أحادية الاتجاه ولا تُعكَس من الشاشة، والمعاينة المُوقَّعة سجلّ قانوني مقفل. كما أن التسوية تتطلب صلاحية المالية — محرّر الإيجارات وحده لا يستطيع الترحيل.
06 الفوترة الشهرية: أين تُرحَّل الإيجارات
لا توجد «فاتورة» في وحدة الإيجارات، ولا زر ترحيل بداخلها. الإيجار الشهري يُرحَّل من المالية (شاشة فترات الأستاذ العام) — والإيجارات تغذّيه بالعقود فقط.
- من يُرحّل ومتى
- المحاسب من المالية ← فترات الأستاذ العام: يعاين الإيجار للشهر ثم يرحّله. الترحيل لا يتكرر للشهر نفسه والعقد نفسه (محمي بالتصميم).
- أيّ عقود تُرحَّل
- العقود «نشط» أو «بانتظار التجديد» بتكلفة شهرية أكبر من صفر، ومدّتها متقاطعة مع الشهر المختار — شهر كامل لكل عقد بلا تجزئة نسبية.
!
ربط العقد بمشروع هو وسم للفلترة والتقارير داخل الإيجارات فقط: قيد الإيجار الشهري وتسوية التأمين لا يحملان رقم المشروع، فلا تدخل تكلفة الإيجار في تقرير تكلفة المشروع، ولا يوجد ربط ببند كميات.
07 إيجار المعدّات
إضافةً إلى العقارات، تدير الوحدة إيجار معدّات الإنشاء — الثقيلة أو البسيطة — في اتجاهين، وتربط فوترتها مباشرةً بدفتر الأستاذ. تجدها في الإيجارات ← تبويب «المعدّات» (قسمان: «المعدّات» و«عقود الإيجار»).
- الاتجاهان
- تأجير للغير (تؤجّر معدّاتك لعميل ← إيراد) أو استئجار لمشاريعك (تستأجر من مورّد ← تكلفة). الاتجاه يحدّد القيد المحاسبي.
- سجلّ المعدّات
- بيانات كل معدّة: الفئة (ثقيلة/بسيطة)، الصنع والطراز واللوحة/الرقم التسلسلي، عدّاد الساعات، والمعدّلات الافتراضية (بالساعة/اليوم/الأسبوع/الشهر)، والحالة (متاحة/مؤجَّرة/صيانة/مسحوبة).
- أساس الفوترة
- لكل عقد أساس: بالساعة · بالوردية · باليوم · بالأسبوع · بالشهر، وسعرٌ للوحدة. مع مكوّنات إضافية: مشغّل (بأجر للوحدة)، ووقود (ضمن السعر / يُفوتَر بالفعلي / مستثنى)، ونقل وتعبئة (Mobilization — مرّة واحدة)، وتأمين، وض.ق.م.
- سجلّ الاستخدام (العدّاد)
- للعقود بالساعة/الوردية/اليوم: تُسجَّل قراءات الاستخدام (كمية أو عدّاد ابتدائي/نهائي يحسب الكمية تلقائيًا، ولترات الوقود). ويمكن للفوترة أن تُعبَّأ من الاستخدام غير المُفوتَر، ويُوسَم كـ«مُفوتَر» فلا يُحتسب مرّتين.
- الفوترة والترحيل المحاسبي
- تُنشئ «فترة فوترة» (مسودّة) تُظهر التفصيل حيًّا (أساس + مشغّل + وقود + نقل + ض.ق.م = الإجمالي)، ثم ترحّلها للدفتر بزرّ واحد. الترحيل idempotent لكل فترة، و«الإلغاء» يعكس القيد ويحرّر الاستخدام.
✓
الحسابان الجديدان يُنشآن تلقائيًا عند أول ترحيل: «إيراد إيجار المعدّات» (4110) و«تكلفة إيجار المعدّات» (5120) — قابلان لإعادة التسمية في شجرة الحسابات كبقية حسابات النظام.
08 التنبيهات والتقارير وأوامر الشراء
ثلاثة تبويبات تشغيلية تُبقيك على اطّلاع: التنبيهات، والتقارير والمخرجات، وأوامر الشراء.
- التنبيهات
- قوائم محسوبة على التواريخ: عقود منتهية / على وشك الانتهاء، وثائق حرِجة قاربت الانتهاء (الحماية المدنية/التأمين)، ومخازن تجاوزت مدّة المعاينة الدورية (العتبة قابلة للتعديل من المحرّرين).
- التقارير والمخرجات
- تقارير متعدّدة: تفصيلي حسب المنطقة · ملخص إجمالي · العقود المنتهية · حسب المستفيد · كشف حساب المالك · التأمينات · عقود بلا/غير مطابقة لأمر الشراء · الوحدات الشاغرة · الصرف الشهري · التكلفة للفرد والإشغال · سجل التدقيق.
- أوامر الشراء
- أرقام مرجعية نصّية تُدخَل يدويًا على العقد (رقم/عدد أشهر/قيمة)، بلا ربط بوحدة المشتريات. التبويب أساسًا شاشة مطابقة تُبرِز العقود بلا أمر شراء أو غير المطابقة (تحذيرات غير مانعة).
09 الصلاحيات — والحدود — والخلاصة
| الإجراء | مالك | مسؤول | مدير | مشاهد |
|---|---|---|---|---|
| عرض كل التبويبات (قراءة) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| العقود · المعاينات · البيانات الأساسية — إنشاء/تعديل | ✔ | ✔ | ▲ | ▲ |
| إدارة «المحرّرين المُصرّح لهم» · حذف البيانات الأساسية نهائيًا | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
| ترحيل الإيجار الشهري · تسوية التأمين | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
▲ = فقط إذا أُضيف الشخص إلى قائمة «المحرّرين المُصرّح لهم» (يديرها المالك/المسؤول)، بصرف النظر عن دوره. التحرير عمومًا للمالك/المسؤول أو محرّري الإيجارات؛ والمعاينة المُوقَّعة مقفلة للجميع. أما الترحيل الشهري وتسوية التأمين فيتطلبان صلاحية المالية. وتظهر الوحدة فقط للمؤسسات التي فُعِّلت لها إضافة «الإيجارات».
✓
خلاصة الفصل التاسع: الإيجارات تدير العقارات المستأجَرة (شقق ومخازن) حول عقد مركزي يجمع المالك والوحدة والتأمين، تحرسه معاينات مُوقَّعة مقفلة بالعدّادات والتقييم، ويغذّي الإيجار الشهري وتسوية التأمين في المالية. تذكّر الحدود: إيجار العقارات هنا استئجارٌ للمؤسسة (وإيجار المعدّات باتجاهين — القسم ٧)، والوحدة منفصلة عن سكن العمالة، والحالة يدوية، وإيجار العقارات الشهري شهرٌ كامل لا يُنسَب للمشروع. بهذا تكتمل وحدات الدعم، وتبقّى الحوكمة والصلاحيات فصلًا أخيرًا.