الفصل السادس- الإنفاق: المشتريات والمخازن والعقود

01 قبل أن نبدأ

في الفصلين ٤ و٥ رأينا أرقام التكلفة والدفاتر. هنا نرى من أين تأتي: ثلاث وحدات تشغيلية تصرف المال — المشتريات، والمخازن، والعقود — وكلّها تصبّ في «ضبط التكاليف» (ف٤) و«المالية» (ف٥).

02 المشتريات: دورة الشراء

عنوان الوحدة «سلسلة الإمداد». تبدأ الدورة بطلب شراء، ثم عرض أسعار ومقارنة وترسية، فأمر شراء، فاستلام.

تبويبات الوحدة

تسعة تبويبات: التحليلات · طلبات الشراء · التوريد (عروض الأسعار) · أوامر الشراء · الموردون (AVL) · رقابة الموازنة · متابعة التوريد · المردودات · الدفعات المقدمة.

طلب الشراء (PR)

اطلب أصنافًا من الكتالوج لمشروع وتاريخ حاجة؛ ويقارن النظام المطلوب بالمخطَّط في المشروع وينبّه على أي تجاوز. بعد اعتماده يمكن تحويله إلى أمر شراء. الحالات: مسودة · معتمَد · حُوِّل إلى أمر شراء · مُلغى.

طلب شراء واعٍ بالمخزون (الصافي المطلوب)

عند رفع الطلب اختر مخزن مصدر الرصيد (مع المشروع) وفعّل التغطية من المخزون عند الحفظ؛ فيُظهر النظام لكل بند ثلاثة أرقام: المتاح في المخزن، ويُصرف من المخزون، والمطلوب شراؤه. عند الحفظ يُصرف الجزء المتوفّر من المخزون تلقائيًا (بقيد مالي) ويُنشأ طلب الشراء بالعجز فقط — وإن غطّى المخزون الكمية كاملةً فلا يُنشأ طلب شراء أصلًا. مثال: مطلوب 600 والمتاح 400 ⟵ يُصرف 400 ويُشترى 200؛ مطلوب 40 والمتاح 60 ⟵ يُصرف 40 دون شراء.

عروض الأسعار (RFQ)

ادعُ عدّة موردين (المعتمدون في القائمة مميّزون)، وأدخِل عروضهم، وقارن العطاءات جنبًا إلى جنب (أقلّ سعر لكل بند مميَّز)، ثم رسِّ — فتُنشئ الترسية أمر شراء واحدًا لكل مورّد بالأسعار المعروضة. الحالات: مسودة · مُرسَل · قيد التسعير · تمت الترسية.

03 أمر الشراء والمطابقة الثلاثية

أمر الشراء هو التزامك تجاه المورّد. من صفحته تتابع «المطابقة الثلاثية» التي تحكم الاعتماد والفوترة.

الإنشاء والاعتماد

من الصفر أو بتحويل طلب معتمَد (أو من تغيير فنّي): المورّد، العملة، البنود (صنف/كمية/سعر). يُنشأ الأمر بحالة بانتظار الاعتماد؛ والاعتماد يسجّل التزامًا في «رقابة الموازنة» (والإلغاء يحرّره). الحالات: بانتظار الاعتماد · معتمَد · مُستلَم جزئيًا · مُستلَم · مُلغى.

المطابقة الثلاثية

في صفحة الأمر لكل بند: المطلوب (من الأمر) · المستلَم (من المخزن) · المُفوتَر (من المالية). الشارة «✓ مطابَق / جزئي / قيد الانتظار». ولا تُعتمَد فاتورة المورّد للدفع (ف٥) إلا بمطابقة كاملة.

فحص السعر وتكلفة الوصول

مؤشّر سعر «✓ ضمن ±٥٪» أو تنبيه بالانحراف عند اختلاف الفاتورة عن الأمر. وتكلفة الوصول (جمارك/شحن/تخليص) تُضاف إلى تكلفة وحدة المستلَم لاحقًا (وفق معيار المخزون) — فتظهر التكلفة الحقيقية.

04 الموردون ورقابة الموازنة

تبويبان يحكمان جودة الإنفاق: قائمة موردين معتمدة، وسجلٌّ يربط أوامر الشراء بموازنة المشروع.

الموردون (AVL)

أهِّل الموردين واحتفظ بـقائمة موردين معتمدين وقيّم أداءهم (على نمط ISO 9001). لكل مورّد: درجة تأهيل، بيانات تجارية (سجل/بطاقة ضريبية/شهادات/حساب بنكي)، والإنفاق الملتزم عليه، وتقييمات أداء قابلة للتصدير. حالات الاعتماد: قيد المراجعة · معتمَد · معتمَد مشروط · موقوف · مرفوض.

رقابة الموازنة (الالتزامات)

هذا هو جسر «ضبط التكاليف»: لكل مشروع — الموازنة · الملتزم · المستلَم · المُفوتَر · الالتزام المفتوح · غير المُفوتَر (GR-IR) · المتاح. القاعدة: الملتزم = أوامر الشراء المعتمدة؛ الالتزام المفتوح = الملتزم − المستلَم؛ غير المُفوتَر = المستلَم − المُفوتَر؛ المتاح = الموازنة − الملتزم.

متابعة التوريد · المردودات · الدفعات المقدمة

متابعة التوريد: المتوقّع مقابل المستلَم لكل أمر مفتوح (متأخر/في الموعد). المردودات: مرتجع للمورّد (إشعار مدين) يخفّض المخزون. الدفعات المقدمة: سُلفة للمورّد تُسوّى لاحقًا من مستحقاته — وكلاهما يُرحَّل للمالية تلقائيًا.

05 المخازن: الاستلام والصرف

وحدة «المخزن» صفحة واحدة بأربعة أقسام: المخازن، وأوامر بانتظار الاستلام، والرصيد والقيمة المخزنية، وسجل الاستلامات ومعاينة الاستشاري.

الاستلام (إذن الاستلام / GRN)

من «أوامر بانتظار الاستلام» اضغط «استلام»: اختر مخزن الاستلام وكميات كل صنف (لا تتجاوز المتبقّي). يُنشأ إذن استلام، ويدخل المخزون بتكلفة الوحدة + تكلفة الوصول. معاينة الاستشاري: قيد الانتظار/معتمَد/مرفوض — والمرفوض يُستبعَد من المخزون. محاسبيًّا: مخزون مقابل حساب وسيط للاستلام.

الصرف على مشروع

من صفّ الرصيد اختر «صرف على مشروع» وكمية — فتُحمَّل التكلفة الفعلية (بالمتوسط المرجّح) على المشروع. محاسبيًّا: تكلفة مواد المشروع مقابل المخزون — وهنا تدخل تكلفة المواد فعليًا على المشروع.

التحويل والتقييم

التحويل بين المخازن ينقل الكمية بلا أثر محاسبي. والتقييم بطريقة المتوسط المرجّح (متوسط التكلفة). المخازن نوعان: مركزي ومخزن موقع (مرتبط بمشروع).

حدّ إعادة الطلب والتنبيهات

لكل صنف حدّ أدنى (نقطة إعادة الطلب) يُضبط من عمود حد إعادة الطلب القابل للتحرير في جدول الرصيد. عند هبوط الرصيد إلى الحدّ أو دونه يظهر الصنف في قسم تنبيهات إعادة الطلب بمقدار العجز وشارة منخفض. الصرف مسموح دائمًا (لا يُعطَّل)، لكنّه يُبرز الصنف للتعويض بطلب شراء — ويتكامل مع «الطلب الواعي بالمخزون» أعلاه.

06 العقود: الباطن والمولّد

وحدة العقود (إضافة مستقلة) فيها تبويبان: اتفاقيات مقاولي الباطن وعقود المالك والمقاول الرئيسي (مولّد العقود).

اتفاقية مقاول الباطن

أنشئ اتفاقية: المقاول (طرف من دفترك)، المشروع، العملة، نطاق العمل، المبلغ المعروض والموازنة، ونسبة المحتجز، وغرامة التأخير ٪/يوم وحدّها. الدورة: مسودة · بانتظار الاعتماد · معتمدة · ملغاة.

المستخلصات وبوابة الجودة

من صفحة الاتفاقية تُصدر مستخلصات المقاول (حسابها في الفصل الرابع). دورتها: مُقدَّمة · مُدقَّقة · معتمَدة · مدفوعة · مرفوضة. والاعتماد أو الصرف محجوب بوجود عدم مطابقة (NCR) مفتوحة أو طلب معلومات (RFI) حاجز ضد المقاول. والاعتماد يُرحّل تكلفة الباطن والمحتجز إلى الدفاتر تلقائيًا (ف٥).

مولّد العقود للمالك والأدمن فقط

«عقود المالك والمقاول الرئيسي»: املأ متغيّرات العقد مرّة واحدة (على نمط فيديك ٢٠١٧)، واختر المستندات المُضمَّنة والتواقيع، فيُصدَر ملف PDF مختوم ثنائي اللغة مع صفحة تحقّق. توليد مستندات فقط — غير مرتبط بالتكلفة أو الدفاتر.

07 حلقة الإنفاق ← التكلفة ← الدفاتر

كل عملية إنفاق تشغيلية تُنتج رقمًا في «ضبط التكاليف» (ف٤) وقيدًا في «المالية» (ف٥). هذا الجدول يربط الحلقة كاملة.

08 الصلاحيات — والخلاصة

القاعدة: العمليات (شراء، استلام، صرف، اتفاقيات) للمحرّرين (المالك/المسؤول/المدير)، والمشاهد يقرأ فقط. ومولّد العقود للمالك والأدمن وحدهما. وتذكّر بوابتَي الجودة: العيّنات المعتمدة شرط لأمر الشراء، وعدم المطابقة/الطلبات الحاجزة تمنع صرف مستخلص الباطن.